Word online naar PDF omzetten, gratis en zonder upload

Word online naar PDF omzetten, stap voor stap

Om een Word-document naar PDF om te zetten hebt u geen kantoorsoftware, account of abonnement nodig: een recente browser volstaat, op een computer, tablet of telefoon. Het omzetten gebeurt op uw apparaat en het .docx-document wordt nooit naar een server gestuurd. Dit is de volledige werkwijze, van Word-bestand tot verzendklare PDF.

1. Sla het document nog één keer op in uw tekstverwerker. Gaat het om een oud .doc-bestand, sla het dan eerst op als .docx vanuit Word, LibreOffice of Google Docs: dit binaire formaat van vóór 2007 wordt geweigerd, met een melding die dat uitlegt.
2. Zet het .docx-, .docm- of .dotx-bestand neer in de lezer bovenaan deze pagina, door het te slepen of vanuit uw mappen. De maximale grootte is 150 MB per bestand.
3. Wacht even: het document wordt op uw apparaat opgemaakt en opent daarna rechtstreeks als PDF in de lezer.
4. Scrol door alle pagina's. Let vooral op pagina-einden, brede tabellen, afbeeldingen en tekstvakken: daar zitten de verschillen met de weergave in Word.
5. Sla de PDF op. U kunt hem ook eerst bewerken: pagina's nummeren, een watermerk toevoegen, hem met een wachtwoord beveiligen of ter ondertekening versturen, zonder de lezer te verlaten.

Zolang u niet hebt opgeslagen, kunt u elke bewerking na het omzetten terugdraaien met de knop Ongedaan maken. U kunt dus een watermerk of nummering uitproberen en teruggaan als het resultaat u niet bevalt.

Waarom een Word-document naar PDF omzetten

Een Word-bestand is gemaakt om te bewerken; een PDF is gemaakt om ongewijzigd te lezen, af te drukken en door te sturen. Het omzetten van Word naar PDF is de stap tussen het concept en het definitieve document.

• De opmaak vastleggen: een .docx wordt anders weergegeven afhankelijk van de software, de versie en de lettertypen die de ontvanger heeft geïnstalleerd. Een PDF bevat alles wat nodig is om er overal hetzelfde uit te zien.
• Onbedoelde wijzigingen voorkomen: een offerte, een verklaring of een brief mag na verzending niet per ongeluk worden aangepast.
• Voldoen aan een uploadeis: veel onlineformulieren, sollicitatieplatforms en overheidsportalen accepteren alleen PDF.
• Een ondertekening voorbereiden: een contract dat in Word is opgesteld, wordt als PDF ondertekend, waarvan de inhoud niet meer verschuift.
• Elders afdrukken: bij een drukkerij, in de bibliotheek of op een computer zonder tekstverwerker drukt een PDF zonder verrassingen af.

Hebt u de omgekeerde weg nodig, bijvoorbeeld om een als PDF ontvangen document verder te bewerken, dan legt onze handleiding uit hoe u een PDF omzet naar een bewerkbaar Word-bestand.

Wat er bij het omzetten van Word naar PDF behouden blijft

Het .docx-bestand wordt gelezen door dezelfde engine als de tekstverwerker die in Certyneo Reader is ingebouwd. Die begrijpt de structuur van het document, niet alleen de tekst: stijlen, lijsten, tabellen, kop- en voetteksten. Dit vindt u terug in de PDF.

De tekst wordt als vector geschreven, met een subset van de lettertypen ingesloten in het bestand: hij blijft scherp bij elke zoomfactor en bij het afdrukken, en is doorzoekbaar, selecteerbaar en kopieerbaar, net als in een PDF die vanuit een tekstverwerker is geëxporteerd.

Lettertypen en opmaak: waarom een regel anders kan afbreken

Een Word-document bevat meestal niet zijn eigen lettertypen: het vermeldt alleen hun naam, en de computer levert ze. Om op alle apparaten een identieke PDF te maken, ook op een telefoon zonder Arial of Calibri, gebruikt het omzetten de vrije Liberation-lettertypen.

Liberation Sans, Liberation Serif en Liberation Mono zijn ontworpen met precies dezelfde tekenbreedtes als Arial, Times New Roman en Courier New. Een tekst in een van deze drie lettertypen neemt dus woord voor woord dezelfde ruimte in. Voor een ander lettertype, zoals Calibri, Garamond of een huisstijllettertype, wordt het dichtstbijzijnde equivalent gebruikt, en dan zijn de breedtes niet meer identiek.

In de praktijk: een regel kan een woord eerder of later afbreken dan op het scherm in Word, een alinea kan een regel winnen of verliezen, en het totale aantal pagina's kan veranderen. Bij een document van enkele pagina's in Arial of Times New Roman is het verschil meestal onzichtbaar. Bij een document dat tot op de regel is afgesteld, zoals een scriptie met een maximaal aantal pagina's of een grafisch ontwerp, leest u de PDF zorgvuldig na.

Wat te doen als het resultaat pixel voor pixel identiek moet zijn

Het omzetten in Certyneo Reader is een opmaak naar beste vermogen, geen volledige Word-engine. Hebt u een resultaat nodig dat precies gelijk is aan uw scherm, met uw exacte lettertypen, exporteer dan vanuit Word zelf via Bestand, Opslaan als en dan het type PDF. Die PDF kunt u daarna openen in de gratis online PDF-lezer om hem te nummeren, te beveiligen of te laten ondertekenen.

Een docx met meerdere talen, emoji of afbeeldingen naar PDF omzetten

De Liberation-lettertypen dekken het Latijnse schrift, dat van het Nederlands, Engels, Frans, Spaans of Duits. Sommige documenten bevatten echter andere schriften: een naam in het Chinees, een adres in het Arabisch, een citaat in het Hebreeuws, een term in het Hindi of een paar emoji in een brief.

Die passages worden door de browser getekend, met de lettertypen die op uw apparaat zijn geïnstalleerd, en krijgen een onzichtbare tekstlaag die precies over de tekens ligt. Voor het oog verschijnt de tekst correct; voor de software blijft het tekst: zoeken en kopiëren en plakken werken. Een Arabisch woord midden in een Nederlandse zin wordt in de juiste richting gelezen.

De weergave van deze schriften hangt af van de lettertypen op het apparaat dat de omzetting uitvoert. Verschijnt een teken als een leeg vierkantje, zet het document dan om vanaf een ander apparaat of in een andere browser, die het ontbrekende lettertype waarschijnlijk wel heeft.

Afbeeldingen in gangbare formaten worden rechtstreeks ingevoegd. GIF-, BMP- en WebP-afbeeldingen, die minder vaak in een Word-document voorkomen, worden door de browser opnieuw getekend voordat ze in de PDF worden geplaatst.

Beperkingen van het omzetten van Word naar PDF, en hoe u ze omzeilt

Geen enkele converter die los van Word werkt, geeft alle finesses ervan weer. Dit moet u weten voordat u een belangrijk document verstuurt.

• Verticaal samengevoegde cellen: een cel die over meerdere rijen van een tabel loopt, wordt niet ondersteund. Hangt de tabel daarvan af, splits de cel dan in Word of exporteer dit document vanuit Word.
• Draaien van vormen: een pijl, een kader of gedraaide tekst verschijnt zonder draaiing.
• Tekstvakken en zwevende objecten: hun positie is bij benadering. Een logo dat in een hoek is verankerd of een kader in de marge kan verschuiven.
• Oud .doc-formaat: geweigerd. Sla het vóór het omzetten op als .docx.
• Lettertypen: vervangen door hun vrije equivalenten, met het hierboven beschreven effect op regelafbreking.

Bevat de PDF een enkele fout, dan hoeft u niet alles opnieuw te doen. Bij een slecht opgemaakte pagina corrigeert u het Word-document en zet u het opnieuw om. Bij een tikfout die u achteraf in de PDF ontdekt, kunt u ook een paar woorden rechtstreeks in de PDF corrigeren, zonder terug te gaan naar het Word-bestand.

Welke methode kiezen om Word gratis naar PDF om te zetten

Er zijn verschillende manieren om een Word-document naar PDF om te zetten. Ze verschillen in de plaats waar het document wordt verwerkt, in de getrouwheid van het resultaat en in wat u bij de hand moet hebben.

Bij een contract, een loonstrook, een medisch dossier of een vertrouwelijke brief telt de plaats waar het document wordt verwerkt net zo zwaar als de kwaliteit van het resultaat: een bestand dat uw apparaat niet verlaat, kan niet uitlekken via de server van een derde.

Zet u vaak zonder verbinding om, bijvoorbeeld onderweg, dan doet de desktop-app dezelfde omzetting. Onze handleiding legt uit hoe u een Word-document offline naar PDF omzet met de desktop-app, die de .docx ook in de ingebouwde tekstverwerker opent voor een laatste aanpassing vóór het exporteren.

Na het omzetten: nummeren, beveiligen, ondertekenen

De gemaakte PDF opent in de lezer, waar alle tools na elkaar op hetzelfde document werken. Een gebruikelijke volgorde voor een zakelijk document ziet er zo uit.

1. Had uw Word-document geen paginanummers, voeg dan paginanummers toe aan de PDF, bijvoorbeeld in de opmaak „Pagina 3 van 12”, en laat het titelblad zonder nummer.
2. Voor een ontwerp of werkversie plaatst u een watermerk „CONCEPT” of „VERTROUWELIJK” op alle pagina's.
3. Moet het bestand per e-mail worden verstuurd of op een portaal met een groottelimiet worden geplaatst, verklein dan de PDF, vooral als het document veel foto's bevat.
4. Voor een gevoelig document beveiligt u de PDF met een wachtwoord voordat u hem doorstuurt.
5. Tot slot, voor een contract, een offerte of een opdrachtbevestiging: laat de PDF online ondertekenen door alle partijen.

Niets is definitief zolang u niet hebt opgeslagen: elke stap kunt u ongedaan maken als u van gedachten verandert.

Meer vragen over Word naar PDF omzetten

Hoe voeg ik meerdere Word-documenten samen in één PDF?

Zet het eerste document om en gebruik daarna de tool om pagina's in een PDF in te voegen: die accepteert rechtstreeks een .docx-bestand, dat vóór het invoegen op uw apparaat wordt omgezet, vóór de eerste pagina, na een bepaalde pagina of aan het einde. Herhaal dit voor elk document en sla één PDF op.

Kan ik een Word-document op een telefoon naar PDF omzetten?

Ja. De tool werkt in recente browsers op Android, iPhone en iPad. Kies het .docx-bestand uit uw bestanden, een opgeslagen bijlage of een opslagdienst en sla de gemaakte PDF op.

Kan een Word-sjabloon (.dotx) worden omgezet?

Ja, .dotx-sjablonen worden geaccepteerd, net als documenten met macro's (.docm). Alleen de inhoud van het document telt: die wordt opgemaakt als een gewone .docx.

Moet ik het document opschonen voordat ik het omzet?

Dat is een goede gewoonte, met welke tool dan ook: lees het document na, accepteer of weiger openstaande bijgehouden wijzigingen en verwijder interne opmerkingen die u niet wilt verspreiden. Een net document vóór het omzetten levert een PDF op die u zonder zorgen kunt versturen.