PowerPoint online naar PDF omzetten, gratis en zonder upload

Een PowerPoint online naar PDF omzetten, stap voor stap

Een PowerPoint naar PDF omzetten is de veiligste manier om een presentatie te delen: de ontvanger ziet haar zoals u haar hebt ontworpen, zonder PowerPoint, zonder haar per ongeluk te kunnen wijzigen en zonder ontbrekende lettertypen. De tool op deze pagina werkt in elke recente browser, op een computer, tablet of telefoon, zonder account of te installeren software. Dit is de volledige werkwijze, van .pptx-bestand tot verzendklare PDF.

1. Sla de presentatie nog één keer op in uw presentatieprogramma. Staat ze nog in .ppt-formaat, sla haar dan op als .pptx: het oude formaat van vóór 2007 wordt geweigerd.
2. Zet het bestand neer in de lezer bovenaan deze pagina, of kies het in uw bestanden. De formaten .pptx, .ppsx (diavoorstelling) en .potx (sjabloon) worden geaccepteerd, tot 150 MB.
3. Het omzetten begint meteen op uw apparaat. Elke zichtbare dia wordt een pagina van de PDF, in het formaat van de presentatie: 16:9, 4:3 of een ander formaat.
4. Scrol door de PDF in de lezer. Sta stil bij de dia's met grafieken of SmartArt: een onopvallend grijs kader geeft hun plaats aan.
5. Bent u tevreden, sla de PDF dan op. Hij krijgt de titel van de presentatie, wat het ordenen en terugvinden makkelijker maakt.

Zolang u niet hebt opgeslagen, kunt u elke bewerking in de lezer terugdraaien met de knop Ongedaan maken. U kunt dus zonder risico een nummering of watermerk uitproberen en teruggaan als het resultaat u niet bevalt.

Wat er bij het omzetten van PowerPoint naar PDF van uw dia's behouden blijft

Een PowerPoint-presentatie is geen simpele reeks afbeeldingen: elke dia erft van een indeling, die zelf weer erft van een diamodel, en daar zitten vaak de achtergrond, het logo of de positie van de titels. Een converter die deze overerving negeert, levert verkeerd geplaatste titels en lege achtergronden op. Dit reconstrueert Certyneo Reader.

De tekst wordt niet omgezet in een afbeelding: hij wordt als vector geschreven, met dezelfde tekstengine als het omzetten van Word naar PDF. Hij blijft scherp bij elke zoomfactor, is vindbaar met de zoekfunctie van de lezer en laat zich netjes kopiëren. Niet-Latijnse schriften, zoals Chinees, Arabisch of Hebreeuws, worden door de browser getekend met de systeemlettertypen, en een onzichtbare tekstlaag houdt zoeken en kopiëren en plakken werkend.

Waarom een presentatie naar PDF omzetten voordat u haar verstuurt

Het oorspronkelijke .pptx-bestand versturen lijkt eenvoudiger, maar brengt enkele vervelende verrassingen mee: de ontvanger heeft niet dezelfde software of lettertypen, of opent de presentatie op een telefoon die tekstblokken verschuift. De PDF legt de opmaak vast en is overal leesbaar.

• Een vergader- of trainingspresentatie: de deelnemers lezen haar op elk apparaat, maken aantekeningen en drukken haar af zonder verschuivingen.
• Een commercieel voorstel: de klant kan uw cijfers niet per ongeluk wijzigen, en u kunt daarna de PDF van het voorstel online laten ondertekenen.
• Een sollicitatiedossier of een presentatie voor een scriptieverdediging: veel platforms accepteren alleen PDF.
• Een verzending per e-mail: de PDF bevat geen sprekersnotities en geen verborgen dia's, die dus tussen u en uw bronbestand blijven.

Dat laatste punt verdient aandacht. Sprekersnotities bevatten vaak interne opmerkingen, en verborgen dia's werkversies. In de PDF die hier wordt gemaakt, verschijnen ze niet: alleen wat zou worden gepresenteerd, wordt omgezet.

Grafieken en SmartArt: wat te doen voordat u een PowerPoint naar PDF omzet

Dit is de belangrijkste beperking van de tool, en u kent haar beter voordat u het document verstuurt: grafieken (staaf-, lijn- en cirkeldiagrammen) en SmartArt worden niet opnieuw getekend. In plaats van een benaderende tekening die uw cijfers geweld zou kunnen aandoen, wordt hun plaats aangegeven met een onopvallend grijs kader. Afhankelijk van uw situatie zijn er drie oplossingen.

De grafiek vervangen door een afbeelding

Kopieer de grafiek in uw presentatieprogramma en plak haar als afbeelding op dezelfde plek (plakken speciaal, als afbeelding). De dia ziet er hetzelfde uit en het omzetten neemt de afbeelding over zoals elke foto. Bewaar een kopie van de oorspronkelijke presentatie, want een als afbeelding geplakte grafiek kunt u niet meer bewerken.

Exporteren vanuit PowerPoint

Is PowerPoint op uw computer geïnstalleerd, dan maakt de opdracht Bestand > Exporteren > PDF/XPS-document maken een PDF met de grafieken en SmartArt. Die PDF kunt u daarna openen in de gratis online PDF-lezer om hem te nummeren, te beveiligen of te comprimeren.

Een ander kantoorpakket gebruiken

LibreOffice Impress en Google Slides kunnen een presentatie ook naar PDF exporteren. Dat is een goede terugvaloptie als u PowerPoint niet bij de hand hebt en uw presentatie veel grafieken bevat.

Dat andere elementen ontbreken, heeft een eenvoudige reden: een PDF is een reeks vaste pagina's. Een animatie of overgang heeft daarin geen equivalent, dus elke dia wordt in zijn eindtoestand weergegeven, alsof alle animaties zijn afgespeeld. Video's en geluiden worden niet overgenomen; is een video essentieel voor uw verhaal, vermeld dan vóór het omzetten op de dia waar hij te bekijken is.

Andere beperkingen om te kennen, en hoe u ze omzeilt

Bij de overgrote meerderheid van de presentaties komen de dia's zeer dicht bij het origineel. Enkele gevallen vragen echter om een controle.

• Gedraaide vormen verschijnen recht: een schuine pijl of een diagonale banner behoudt zijn hoek niet. Is de hoek belangrijk, vervang de vorm dan door een afbeelding.
• De lettertypen van de presentatie worden vervangen door vrije equivalenten met dezelfde breedte: een regel kan iets anders afbreken, vooral in een heel vol tekstvak.
• Het oude .ppt-formaat wordt geweigerd: open het in PowerPoint, LibreOffice Impress of Google Slides en sla het op als .pptx.
• Sprekersnotities worden niet afgedrukt: wilt u een document met notities, exporteer het dan vanuit PowerPoint en kies de indeling met notitiepagina's.

Maak er in elk geval een gewoonte van om de PDF door te bladeren voordat u hem verstuurt. De lezer toont hem direct na het omzetten, dus die controle gaat snel.

Waarom omzetten zonder uw presentatie te uploaden

Veel online converters sturen uw bestand naar hun servers om het om te zetten. Voor een presentatie is dat niet onschuldig: een strategisch plan, ongepubliceerde resultaten, een reorganisatieplan of een prijsvoorstel gaan daar onversleuteld rond, en u weet niet waar of hoe lang ze worden bewaard.

Met Certyneo Reader wordt de presentatie door uw browser gelezen en getekend, op uw apparaat. Het bestand wordt nooit naar een server gestuurd: Certyneo ontvangt en bewaart het niet. De tool is gratis, zonder account, zonder toegevoegd watermerk en zonder limiet op het aantal omzettingen. Werkt u liever offline, dan zit dezelfde omzetting in de gratis desktop-app voor Windows, die er ook in een Linux-versie is.

Deze aanpak heeft een keerzijde: de snelheid hangt af van uw apparaat. Een presentatie van enkele tientallen dia's is op een recente computer snel omgezet; op een oude telefoon duurt het iets langer bij een presentatie met veel afbeeldingen.

Na het omzetten: nummeren, verkleinen, beveiligen, ondertekenen

De PDF blijft na het omzetten in de lezer geopend, en de tools werken na elkaar op hetzelfde document voordat u opslaat. Dit zijn de nuttigste combinaties voor een presentatie.

• Een presentatie met veel foto's levert een grote PDF op: de PDF verkleinen voor verzending per e-mail voorkomt geweigerde bijlagen.
• Bij een afgedrukte presentatie of een toelichting per telefoon zorgt paginanummers toevoegen aan de PDF ervoor dat iedereen „pagina 12” kan zeggen.
• Bij een voorlopige of vertrouwelijke versie voorkomt een watermerk „Concept” of „Vertrouwelijk” op elke pagina elke onduidelijkheid.
• Om het lezen voor te behouden aan de beoogde ontvangers, beveiligt u de PDF met een wachtwoord voordat u hem verstuurt.
• Om een overgangsdia of een lege pagina weg te halen, verwijdert u de betreffende pagina uit de PDF zonder de hele presentatie opnieuw om te zetten.
• Om een bijlage aan het einde toe te voegen, voegt u die in na de laatste pagina in plaats van de presentatie opnieuw om te zetten.

Stelt u een volledig dossier samen, met een uitgeschreven rapport en een cijfertabel naast de dia's? Word- en Excel-documenten zet u op dezelfde manier om: een Word-document naar PDF omzetten en daarna de Excel-tabel naar PDF omzetten op de speciale pagina, voordat u alles samenvoegt.

Meer vragen over PowerPoint naar PDF omzetten

Behoudt de PDF het brede 16:9-formaat van mijn presentatie?

Ja. Elke pagina van de PDF neemt precies het formaat van de dia's over: 16:9, 4:3 of een aangepast formaat. Moet u op A4-papier afdrukken, dan behoudt de PDF dit brede formaat; kies bij het afdrukken voor aanpassen aan de pagina. U kunt ook de pagina's van de PDF naar A4-formaat omzetten: de inhoud wordt zonder vervorming verkleind en gecentreerd.

Kan ik een sjabloon of een alleen-lezen diavoorstelling omzetten?

Ja. Een .potx-sjabloon en een .ppsx-diavoorstelling worden behandeld als een .pptx-presentatie: zelfde weergave, één pagina per zichtbare dia. Handig om een bedrijfssjabloon te archiveren of een ontvangen diavoorstelling te delen zonder PowerPoint.

Kan het ook andersom, een PDF omzetten naar PowerPoint?

Ja, de tool Omzetten van de lezer biedt ook uitvoer naar PowerPoint, ook al heeft die nog geen eigen pagina. Open uw PDF in de lezer en kies die uitvoer. Wilt u de tekst van een document bewerken in plaats van dia's, dan is de PDF naar Word omzetten vaak geschikter.

Hoe voeg ik meerdere presentaties samen in één PDF?

Zet de presentaties een voor een om en sla elke PDF op. Daarna hoeft u alleen nog de PDF's van de presentaties samen te voegen tot één document, in de volgorde van uw keuze. Dat is de eenvoudigste manier om het dossier van een trainingsdag of seminar samen te stellen uit de presentaties van elke spreker.