Excel online naar PDF omzetten, gratis en zonder upload

Excel online naar PDF omzetten, stap voor stap

Een Excel-bestand naar PDF omzetten is handig om een tabel door te sturen die niemand per ongeluk kan wijzigen en die iedereen kan openen, met of zonder spreadsheetprogramma. Met Certyneo Reader wordt de werkmap in uw browser gelezen en opgemaakt, op uw apparaat: hij wordt nooit naar een server gestuurd. Dit is de volledige werkwijze, van werkmap tot verzendklare PDF.

1. Open de werkmap in Excel en sla hem op. Deze stap is belangrijker dan hij lijkt: het omzetten drukt de waarden af die Excel voor elke formule heeft opgeslagen, het berekent ze niet opnieuw.
2. Controleer wat er moet verschijnen: verberg werkbladen, rijen of hulpkolommen, en stel een afdrukbereik in als u maar een deel van een werkblad wilt doorsturen.
3. Zet het .xlsx- of .xlsm-bestand neer in de lezer bovenaan deze pagina, door het te slepen of vanuit uw mappen, tot 150 MB.
4. De PDF opent in de lezer. Blader erdoor: elk werkblad begint met zijn naam, de koptekst vermeldt het werkblad en de voettekst toont de paginanummering.
5. Sla de PDF op, of bewerk hem eerst: een overbodige pagina verwijderen, een watermerk toevoegen, het bestand met een wachtwoord beveiligen.

Bevalt het resultaat u niet, corrigeer de werkmap dan in Excel, sla hem op en zet hem opnieuw om: dat duurt maar even, en er is geen limiet op het aantal omzettingen.

Waarom een Excel-tabel naar PDF omzetten

Een Excel-werkmap is een werkinstrument: de formules, tabbladen en kolommen met tussenberekeningen gaan vaak alleen u aan. De PDF is de publiceerbare versie ervan.

• De cijfers vastleggen: een begroting, een offerte met bedragen of een onkostenstaat die als PDF is verstuurd, kan niet meer door een ongelukkige invoer worden gewijzigd.
• Alleen het resultaat tonen: verborgen werkbladen en kolommen worden niet afgedrukt, uw tussenberekeningen blijven bij u.
• Overal leesbaar zijn: de ontvanger heeft geen Excel of ander spreadsheetprogramma nodig, een telefoon volstaat om het bestand te openen.
• Een tabel bij een dossier voegen: veel portalen, aanbestedingen en financieringsaanvragen accepteren alleen PDF's.
• Een stand van zaken op een bepaalde datum archiveren: een inventaris, een maandelijks dashboard of een presentielijst, zoals ze waren op het moment van verzending.

Voor de omgekeerde weg, dus de cijfers van een afschrift of factuur die u als PDF hebt ontvangen terugzetten in een spreadsheet, legt onze handleiding uit hoe u een PDF omzet naar Excel met bruikbare bedragen.

Wat er bij het omzetten van Excel naar PDF behouden blijft

De tool maakt geen schermafbeelding van het werkblad: hij leest elke cel, de inhoud en de opmaak, en stelt daarna leesbare pagina's samen. Dit vindt u terug in de PDF, en dit niet.

De tekst in de PDF is echte tekst: doorzoekbaar, selecteerbaar en kopieerbaar. Een ontvanger kan dus met de zoekfunctie van zijn PDF-lezer een naam of bedrag in een lange tabel terugvinden.

Hoe een grote Excel-tabel over pagina's wordt verdeeld

De grootste uitdaging bij het omzetten van een Excel-tabel naar PDF is de breedte. Op het scherm heeft een werkblad geen rand; op een A4-pagina wel. De tool past regels toe die ervoor zorgen dat elk cijfer leesbaar blijft.

• A4-formaat, staand voor een smalle tabel, automatisch liggend zodra de tabel breed is.
• Tekstgrootte aangepast aan de breedte van de tabel, zodat de kolommen passen zonder dat de leesbaarheid lijdt.
• Bij meer dan 25 kolommen wordt het werkblad opgesplitst in opeenvolgende kolomblokken, die na elkaar worden afgedrukt, in plaats van tot een onleesbaar formaat te worden verkleind.
• Kopregel herhaald bovenaan elke pagina: dat is de eerste rij als die vet is, of de rij met labels boven de cijfers.
• Een rij wordt nooit over twee pagina's verdeeld: een rij met meerdere tekstregels gaat in zijn geheel naar de volgende pagina.
• Elk werkblad begint met zijn naam; de koptekst vermeldt het werkblad en de voettekst geeft de paginanummering in de vorm pagina / pagina's.

Wat te doen als uw tabel meer dan 25 kolommen heeft

Het opsplitsen in blokken houdt alles, maar dwingt de lezer om van pagina naar pagina te gaan om een rij te volgen. Wilt u dat vermijden, beperk dan het aantal kolommen dat u doorstuurt: verberg de kolommen met tussenberekeningen of stel een afdrukbereik in dat alleen de nuttige kolommen bevat. Bij een zeer grote tabel die verder bewerkt moet worden, kunt u ook overwegen de werkmap zelf mee te sturen naast de PDF.

Om de kopregel goed te laten herkennen en herhalen, zet u uw kolomlabels vet op de eerste rij. Het is een eenvoudige gewoonte die de PDF vanaf de tweede pagina veel leesbaarder maakt.

Datums, getallen en formules: wat u moet weten voordat u een xlsx naar PDF omzet

Formules worden niet opnieuw berekend

Een Excel-bestand bewaart voor elke formule de laatste waarde die bij het opslaan is berekend. Het omzetten drukt die waarde af, precies zoals een afdruk zou doen. Hebt u gegevens gewijzigd zonder daarna op te slaan, dan toont de PDF het vorige resultaat, dat van de laatste keer opslaan. De oplossing is altijd dezelfde: open de werkmap in Excel, laat de berekening uitvoeren, sla op en zet dan om.

De notaties volgen de taal van de lezer

Datums, percentages, decimalen en scheidingstekens voor duizendtallen worden geschreven in de interfacetaal van de lezer, zoals Excel dat in die taal zou doen: in het Nederlands een decimale komma en een punt tussen de duizendtallen, volgorde dag, maand, jaar, en WAAR in plaats van TRUE voor een logische waarde. Zet u een tabel om voor een Engelstalige lezer, stel de lezer dan vóór het omzetten in op Engels.

En een CSV-bestand?

Een .csv-bestand heeft geen opmaak en geen werkbladen: het is tekst gescheiden door komma's of puntkomma's. Het wordt omgezet als tekst met vaste tekenbreedte, waarvan de kolommen uitgelijnd blijven. Voor een echte tabel, met herhaalde kopregel en getalnotaties, opent u het in Excel en slaat u het vóór het omzetten op als .xlsx.

Beperkingen van het omzetten van Excel naar PDF, en hoe u ze omzeilt

De tool drukt cellen af. Alles wat geen cel is, of wat afhangt van een weergaveberekening die eigen is aan Excel, wordt niet overgenomen. Dat is goed om te weten voordat u het document verstuurt.

• Grafieken en afbeeldingen op het werkblad: ontbreken in de PDF. Sla de grafiek in Excel op als afbeelding en voeg die afbeelding na het omzetten aan de PDF toe, zoals hieronder uitgelegd.
• Voorwaardelijke opmaak: kleuren die op basis van de waarde worden berekend, zoals een negatief bedrag in rood, verschijnen niet. Is die informatie belangrijk, voeg dan een expliciete kolom of een vaste tekstkleur toe.
• Dunne randen: niet overgenomen. Een effen opvulling op elke tweede rij is een goed alternatief om het oog te leiden.
• Opmerkingen en notities bij cellen: niet overgenomen. Neem nuttige opmerkingen over in een aparte kolom.
• Oud .xls-formaat: geweigerd. Open het in Excel of een ander spreadsheetprogramma en sla het op als .xlsx.

Om een grafiek terug te plaatsen, zet u de werkmap om en gebruikt u daarna de tool om een pagina in een PDF in te voegen: die accepteert rechtstreeks een PNG- of JPG-afbeelding, geplaatst vóór de eerste pagina, na een pagina naar keuze of aan het einde. Bereidt u de afbeelding liever apart voor, dan kunt u ook een JPG- of PNG-afbeelding naar PDF omzetten en die daarna aan de rest toevoegen.

Moet het document precies de weergave van Excel overnemen, inclusief grafieken en voorwaardelijke opmaak, exporteer het dan vanuit Excel zelf via Bestand, Opslaan als en dan het type PDF.

Welke methode kiezen om een Excel-bestand naar PDF om te zetten

Meerdere wegen leiden tot hetzelfde resultaat. Ze verschillen in de plaats waar de werkmap wordt verwerkt, in wat er wordt overgenomen en in de software die u nodig hebt.

Het duidelijkste verschil zit in de pagina-indeling. Vanuit Excel wordt een brede tabel vaak over meerdere pagina's verknipt als u de afdrukstand en de af te drukken titels niet hebt ingesteld. Hier gaan de liggende stand en het herhalen van de kopregel automatisch.

Het tweede verschil is vertrouwelijkheid: een salarislijst, een balans of een klantenbestand dat in uw browser wordt omgezet, gaat via geen enkele server, waardoor het risico op een lek bij een dienstverlener verdwijnt.

Na het omzetten: verkleinen, markeren, beveiligen, ondertekenen

De PDF opent in de gratis online PDF-lezer, waar de tools na elkaar op hetzelfde document werken. Een typische volgorde voor een financiële tabel ziet er zo uit.

1. Haal de pagina's weg die niet mee hoeven, bijvoorbeeld een werkblad met aannames: verwijder de overbodige pagina's uit de PDF door hun nummers te typen.
2. Markeer het document: voeg op elke pagina een watermerk „VERTROUWELIJK” toe voor een interne tabel of een voorlopige begroting.
3. Voeg het toe aan een groter dossier: voeg meerdere PDF's samen tot één bestand, bijvoorbeeld de cijfertabel, het rapport en de bijlagen.
4. Beveilig het: vergrendel de PDF met een wachtwoord voordat u hem per e-mail verstuurt.
5. Laat het goedkeuren: voor een offerte of een goedgekeurde staat verstuurt u de PDF ter elektronische ondertekening.

Zolang u niet hebt opgeslagen, kunt u elke stap terugdraaien met de knop Ongedaan maken.

Meer vragen over Excel naar PDF omzetten

Hoe zet ik één werkblad van een werkmap om naar PDF?

Verberg de andere werkbladen in Excel, sla op en zet dan om: verborgen werkbladen worden weggelaten. U kunt ook de hele werkmap omzetten en daarna de pagina's van de overbodige werkbladen verwijderen.

Kan ik een Excel-bestand op een telefoon naar PDF omzetten?

Ja. De tool werkt in recente browsers op Android, iPhone en iPad. Kies het .xlsx-bestand uit uw bestanden of een opgeslagen bijlage en sla de gemaakte PDF op. Om een formule te corrigeren hebt u daarentegen een spreadsheetprogramma nodig.

Lukt het met een grote werkmap van enkele duizenden rijen?

Ja. Grote werkbladen worden efficiënt verwerkt, tot 150 MB per bestand. De PDF krijgt gewoon zoveel pagina's als nodig, met de kopregel herhaald op elke pagina.

Hoe voeg ik een Excel-tabel en een Word-rapport samen in één PDF?

Begin met het Word-document naar PDF omzetten en voeg de werkmap daarna op de gewenste plek in met de tool voor het invoegen van pagina's, die ook een .xlsx-bestand accepteert. U krijgt één PDF, klaar om te nummeren en te versturen.