La fatturazione elettronica in Polonia: il KSeF
La Polonia impone la sua piattaforma nazionale KSeF (Krajowy System e-Faktur) per le fatture B2B, con un calendario scaglionato nel 2026: prima i grandi contribuenti, poi tutti i soggetti passivi.
Quadro normativo
La Polonia ha adottato un modello di clearance centralizzato simile a quello dell'Italia: tutte le fatture B2B devono transitare per la piattaforma pubblica KSeF (Krajowy System e-Faktur), che assegna loro un numero di identificazione univoco che funge da prova di emissione. L'implementazione obbligatoria si svolgerà nel corso dell'anno 2026 secondo la dimensione delle imprese.
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- A partire dal 1º febbraio 2026: obbligo per i grandi contribuenti il cui fatturato supera i 200 milioni di PLN (circa 46 M€).
- A partire dal 1º aprile 2026: estensione dell'obbligo a tutte le altre imprese soggette all'IVA.
- Modello di clearance: ogni fattura riceve un numero di identificazione KSeF che attesta la sua trasmissione e la data di emissione legale.
- Perimetro B2B: non esiste obbligo per le transazioni B2C, al di fuori del mandato.
Formati e piattaforme
Fasi di conformità
- 1
Determinate la vostra scadenza
Determinate se rientrate nella scadenza di febbraio 2026 (grandi contribuenti) o di aprile 2026 (altri soggetti all'IVA).
- 2
Connettersi a KSeF
Implementare l'autenticazione richiesta (certificato, token o firma qualificata) per emettere e ricevere tramite la piattaforma.
- 3
Produrre nel formato FA XML
Configurare il vostro strumento per generare fatture conformi allo schema FA atteso dal KSeF e recuperare il numero di identificazione.
- 4
Archiviare con la prova KSeF
Conservare le vostre fatture e il loro numero KSeF in un archivio con valore probatorio per giustificare la loro emissione legale.
Domande frequenti
- Che cos'è il KSeF ?
- Il KSeF (Krajowy System e-Faktur) è la piattaforma nazionale polacca attraverso la quale transitano obbligatoriamente le fatture elettroniche B2B. Convalida ogni fattura e le assegna un numero di identificazione univoco.
- Quando diventa obbligatoria la fatturazione elettronica in Polonia ?
- A partire dal 1° febbraio 2026 per i grandi contribuenti (fatturato superiore a 200 milioni di PLN), poi a partire dal 1° aprile 2026 per tutte le altre imprese soggette all'IVA.
- Quale formato di fattura occorre utilizzare ?
- Le fatture devono essere prodotte nel formato strutturato FA (XML), nella versione applicabile ai flussi KSeF 2026, quindi trasmesse alla piattaforma pubblica.
- Il KSeF riguarda le fatture ai privati ?
- No. Il mandato riguarda le transazioni B2B. Non esiste un obbligo KSeF per le transazioni B2C.
- A cosa serve il numero KSeF ?
- Ogni fattura convalidata dalla piattaforma riceve un numero di identificazione KSeF univoco. Attesta la trasmissione e la data di emissione legale della fattura, e deve essere conservato con essa.
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