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Statuto notai · monitoraggio fascicolo · eIDAS AES

Gestione di fascicoli notarili online: firma e monitoraggio elettronico

Centralizza la firma e il monitoraggio degli atti sottoscritti privatamente di ogni fascicolo cliente del tuo studio — successione, vendita, gestione locativa, comunione — su un unico spazio. Ogni fascicolo raggruppa i suoi firmatari, i suoi atti firmati, il suo audit trail e le sue scadenze, anziché essere disperso tra caselle di posta e classificatori cartacei. Conforme allo statuto dei notai (ordinanza n° 45-2590) e al regolamento eIDAS — firma avanzata consigliata, storico conservato per fascicolo.

Quadro legale
Statuto notai · monitoraggio fascicolo
Livello di firma
AES eIDAS consigliata
Archiviazione legale
10 anni inclusi

Perché centralizzare il monitoraggio dei vostri fascicoli clienti?

Uno studio notarile gestisce permanentemente diverse decine di fascicoli in parallelo — successioni, vendite, indivisioni, mandati di gestione — ognuno implicando diversi atti sottoscritti privatamente e diversi firmatari (eredi, coindivisi, mandanti). Senza uno strumento dedicato, il monitoraggio si basa su scambi di e-mail dispersi e cartelle cartacee, con un rischio reale di perdere traccia di un atto in attesa di firma o di una scadenza imminente. Centralizzare la firma elettronica per fascicolo permette di ritrovare in un clic l'insieme degli atti firmati, il loro audit trail e l'identità di ogni firmatario, e di seguire l'avanzamento di ogni pratica senza ricostituire manualmente la cronologia.

Perché firmare elettronicamente?

Uno spazio per fascicolo cliente

Ogni pratica (successione, vendita, indivisione, mandato di gestione) raggruppa i suoi atti sottoscritti privatamente, i suoi firmatari e il suo audit trail nello stesso luogo, anziché essere dispersa tra caselle di posta e cartelle.

Monitoraggio dell'avanzamento a colpo d'occhio

Stato di ogni atto visibile immediatamente: in attesa di firma, firmato, rilanciato. Fine alle e-mail di sollecito manuali per sapere dove sta un erede o un coindiviso.

Più firmatari per fascicolo

Successione, indivisione, divisione: ogni cocliiente riceve il suo link personale con OTP SMS. Firma sequenziale o parallela a seconda del fascicolo, senza reinserimento tra ogni atto.

Cronologia e audit trail conservati per pratica

Ogni atto del fascicolo è archiviato con il suo PDF di prova (identità verificata con OTP SMS, timestamp, hash SHA-256). Esportabile in un clic per un collega successore o in caso di contenzioso.

Procedura in 4 fasi

Dalla preparazione all'archiviazione legale, in meno di 5 minuti.

  1. 1. Creare il fascicolo cliente

    Nominate il fascicolo (nome del cliente, tipo di pratica) e preparate il primo atto sottoscritto privatamente da firmare (convenzione di onorari, mandato, accordo tra clienti).

  2. 2. Aggiungere i firmatari del fascicolo

    Notaio + cliente(i) interessato(i) dalla pratica. Per una successione o un'indivisione, aggiungete tutti i cocliienti; ognuno riceve il suo link personale protetto.

  3. 3. Seguire l'avanzamento degli atti

    Ogni atto del fascicolo mostra il suo stato (in attesa, firmato, rilanciato). Ritrovate in un clic la cronologia completa della pratica, senza ricostituire gli scambi per e-mail.

  4. 4. Archiviare ed esportare il fascicolo

    Gli atti firmati e il loro audit trail rimangono collegati al fascicolo per tutta la durata dell'archiviazione legale. Esportazione possibile per trasmissione a un collega successore.

Domande frequenti

È possibile raggruppare diversi atti sotto lo stesso fascicolo cliente?
Sì. Ogni fascicolo (successione, vendita, indivisione, mandato di gestione) centralizza tutti i suoi atti sottoscritti privatamente, i suoi firmatari e il loro audit trail nello stesso luogo, piuttosto che trattare ogni atto isolatamente.
Come seguire l'avanzamento di un fascicolo con più eredi?
Lo stato di firma di ogni erede o contitolare è visibile a colpo d'occhio (in attesa, firmato, rilanciato). Ciascuno riceve un collegamento sicuro personale con OTP SMS sul proprio numero.
Il monitoraggio del fascicolo sostituisce un software professionale notarile?
No — Certyneo centralizza la firma elettronica e il monitoraggio degli atti sotto firma privata dello studio; non sostituisce un software completo di gestione notarile né la redazione degli atti autentici, che rimangono al di fuori del suo ambito.
Si può rilanciare un firmatario che non ha ancora firmato il suo atto?
Sì, un rilancio può essere inviato direttamente dal fascicolo, senza riprendere la cronologia degli scambi per e-mail.
La cronologia di un fascicolo viene conservata dopo la firma di tutti gli atti?
Sì, ogni atto rimane collegato al suo fascicolo con il suo audit trail (identità verificata tramite OTP SMS, timestamp, hash SHA-256) per l'intera durata dell'archiviazione legale, consultabile in qualsiasi momento.
Come trasmettere un fascicolo a un collega successore?
Gli atti firmati e il loro audit trail sono esportabili dal fascicolo, per la trasmissione a un collega in caso di ripresa dello studio o di cessione della clientela.
Quale livello di firma per gli atti di un fascicolo notarile?
Firma avanzata (AES) consigliata per gli atti sotto firma privata dello studio — ricevibile in tribunale (art. 1367 Codice civile), con un fascicolo di prova associato a ogni atto.
Quanto costa il monitoraggio dei fascicoli per uno studio notarile?
Un piano gratuito permanente consente di testare su più fascicoli con una quota mensile di buste. I piani a pagamento si adattano al volume di fascicoli trattati dallo studio.

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Centralizzare il monitoraggio dei tuoi fascicoli clienti

Piano gratuito permanente (5 buste per 14 giorni, poi 2/mese), senza carta bancaria. Conforme allo status dei notai e eIDAS. Cronologia e audit trail conservati per fascicolo.

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