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Archiviazione 10 anni · valore probatorio · eIDAS AES

Archiviazione e monitoraggio delle scadenze notarili elettroniche

Conservate gli atti in forma privata del vostro studio a valore probatorio per l'intera durata legale, e monitorate le scadenze ad essi associate — termine di recesso, rinnovo di mandato, scadenza della convenzione. Ogni atto archiviato rimane consultabile con il suo audit trail completo (identità dei sottoscrittori, marcatura temporale, hash del documento), senza ricostituire la cronologia manualmente al momento di un controllo o di una controversia.

Quadro legale
Archiviazione legale · valore probatorio
Livello di firma
AES eIDAS consigliata
Archiviazione legale
10 anni inclusi

Perché l'archiviazione a valore probatorio conta per uno studio notarile?

Gli atti in forma privata di uno studio notarile — convenzioni di onorari, mandati di gestione successoria, accordi tra clienti — devono essere conservati per la durata di prescrizione applicabile (10 anni in genere per gli atti civili e commerciali), e rimanere opponibili in caso di controllo del Consiglio superiore del notariato o di controversia con un cliente. Un'archiviazione a valore probatorio non si limita a memorizzare il PDF sottoscritto: conserva anche l'audit trail completo — identità verificata del sottoscrittore, marcatura temporale, impronta del documento — che dimostra l'affidabilità dell'atto nel momento in cui è contestata. Alcuni atti hanno inoltre una scadenza propria (termine di recesso di un mandato, durata di un impegno di riservatezza, rinnovo di una convenzione) che deve essere tracciabile senza scandagliare manualmente ogni fascicolo.

Perché firmare elettronicamente?

Archiviazione 10 anni inclusa

Ogni atto in forma privata è conservato con il suo audit trail per 10 anni (durata di prescrizione del diritto comune), senza passi aggiuntivi, con possibilità di estensione per i fascicoli patrimoniali da conservare più a lungo.

Audit trail completo ed esportabile

Identità del sottoscrittore verificata tramite OTP SMS, marcatura temporale RFC 3161, impronta SHA-256 del documento. Il PDF di prova si esporta in un clic per un controllo del Consiglio superiore del notariato o una controversia.

Monitoraggio delle scadenze per atto

Termine di recesso, rinnovo di mandato, scadenza della convenzione: ogni atto conserva le informazioni necessarie per individuare le sue scadenze senza ricominciare il fascicolo da capo.

Segreto professionale preservato nell'archiviazione

Crittografia TLS 1.3 in transito, AES-256 a riposo, isolamento rigoroso dei dati per fascicolo, hosting al 100% UE (IONOS), senza subappalti al di fuori dell'UE — inclusi gli atti archiviati a lungo termine.

Procedura in 4 fasi

Dalla preparazione all'archiviazione legale, in meno di 5 minuti.

  1. 1. Firmare l'atto sottoscritto privatamente

    L'atto è firmato in firma avanzata (AES) con verifica dell'identità tramite OTP SMS di ciascun cliente.

  2. 2. Archiviazione automatica con valore probatorio

    L'atto finalizzato e la relativa pista di controllo completa vengono archiviati automaticamente, senza ulteriori manipolazioni da parte dello studio.

  3. 3. Monitorare le scadenze associate

    Trovate in qualsiasi momento le scadenze specifiche dell'atto (termine di ripensamento, rinnovo, durata dell'impegno) direttamente dalla sua cartella.

  4. 4. Esportare in caso di controllo o controversia

    Il PDF di prova e la pista di controllo completa si esportano con un clic, per un collega successore, il Consiglio superiore del notariato o qualsiasi tribunale.

Domande frequenti

Per quanto tempo un notaio deve conservare i suoi atti sottoscritti privatamente?
Minimo 10 anni, termine di prescrizione di diritto comune applicabile agli atti civili e commerciali. Per gli atti legati a una pratica successoria o patrimoniale, è consigliata una conservazione più lunga. Certyneo archivia 10 anni inclusi, con proroga disponibile.
Che cos'è un'archiviazione con valore probatorio?
È la conservazione del documento firmato accompagnato dalla relativa pista di controllo completa — identità verificata del firmatario, data e ora, impronta del documento — che consente di dimostrare l'affidabilità dell'atto in caso di contestazione, e non solo di archiviarlo.
Come monitorare il termine di ripensamento di un mandato notarile?
Il termine di ripensamento applicabile a determinati mandati rimane allegato all'atto archiviato, consultabile dalla sua cartella senza dover riprendere la cronologia degli scambi con il cliente.
Che cosa accade se un atto archiviato è contestato da un cliente?
Il PDF di prova e la pista di controllo completa (identità verificata tramite OTP SMS, data e ora RFC 3161, hash SHA-256) si esportano con un clic, opponibili dinanzi a tutti i tribunali civili e commerciali e dinanzi al Consiglio superiore del notariato in caso di controversia disciplinare.
L'archiviazione elettronica rispetta il segreto professionale notarile?
Sì — crittografia TLS 1.3 in transito, AES-256 a riposo, isolamento rigoroso dei dati per fascicolo, hosting al 100% UE (IONOS) senza subappalti al di fuori dell'UE, DPA conforme RGPD che incorpora le clausole specifiche al segreto professionale notarile.
È possibile esportare un atto archiviato per un collega successore?
Sì, ogni atto e il suo audit trail rimangono esportabili in qualsiasi momento dalla sua cartella, per la trasmissione a un collega in caso di ripresa dello studio o di cessione della clientela.
Il monitoraggio delle scadenze funziona anche per gli atti multifirmatari?
Sì — per un atto che coinvolge più eredi o comproprietari, la scadenza rimane allegata all'atto stesso, indipendentemente dal numero di firmatari.
L'archiviazione a valore probatorio riguarda anche l'atto autentico elettronico?
No — l'atto autentico elettronico (art. 1369 Codice civile, decreto 2005-973) è conservato secondo un dispositivo proprio della professione notarile, al di fuori del perimetro di Certyneo. Questo archiviazione riguarda gli atti sottoscritti privatamente dello studio.

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