Firma elettronica di un ordine di acquisto

Perché digitalizzare gli ordini d'acquisto

Perché digitalizzare gli ordini d'acquisto

Gli ordini d'acquisto (PO) sono al centro dei flussi di acquisto B2B. La loro firma elettronica accorcia il ciclo commerciale, evita contestazioni su consegna/fatturazione e traccia l'impegno dell'acquirente.

Livello consigliatoLafirma semplice (SES)

è sufficiente per la maggior parte degli ordini di acquisto. Veloce, senza attriti, materializza l'impegno dell'acquirente.Per BC di valore elevato (>50.000 €) o in settori regolamentati (difesa, sanità), preferireAES

.

1. Procedura tipica
2. Il venditore genera il BC dall'ERP (SAP, Sage, Oracle, Cegid)
3. Esporta in PDF e inviato all'acquirente tramite piattaforma di firma
4. L'acquirente firma in pochi clic

Il BC firmato alimenta automaticamente il cuore dell'ERP (ordine, fatturazione)

Integrazioni ERP

• Integrazioni ERPI principali ERP si interfacciano con piattaforme di firma tramite API:
• SAP ⬥⬥⬥: connettore nativo tramite PI/PO o SAP AribaSage ⬥⬥⬥: API e connettori Zapier
• Oracle ⬥⬥⬥: API RESTCegid ⬥⬥⬥: plugin dedicati
• Una volta integrato, il venditore non deve fare nulla manualmente: l'ordine si avvia automaticamente al momento della firma quando viene accettato un preventivo.Benefici misurabili

tempo di firma diviso 5 a 10

0 BC persi (tutti archiviati)

• fatturazione attivata più rapidamente (contante positivo per l'emittente)
• meno controversie commerciali
• Errori frequenti
• Invia un PO senza CGV allegato

Menziona prezzi errati (qualsiasi correzione = riemissione)

• Menziona prezzi errati (qualsiasi correzione = riemissione)
• Dimentica di includere le condizioni di consegna
• Usa AES per PO interno (sovradimensionato)
• Caso d'uso: B2B industriale

Un produttore di apparecchiature industriali elabora 400 BC/mese. Viaggio digitale:

Generazione BC da SAP

• Invio SES al cliente acquirente
• Follow-up automatico su D+3
• Firma media su D+1,5
• Fornitura automatica degli ordini SAP
• Tempo amministrativo risparmiato: 1,5 FTE ridistribuiti al commerciale.

Come Certyneo ti aiuta

Certyneo si integra con i principali ERP (SAP, Sage, Oracle, Cegid) tramite API. Le BC vengono firmate automaticamente quando viene accettato un preventivo. Modelli per termini e condizioni, promemoria automatici, dashboard per venditore.

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FAQ

FAQ

Un ordine di acquisto firmato è vincolante per l'acquirente?

Sì, come documento contrattuale che avvia un ordine.

Possiamo annullare un ordine d'acquisto firmato?

Secondo i Termini e Condizioni: generalmente possibile prima della spedizione, più difficile dopo.

Il SES è sufficiente per un BC di 100.000€?

Tecnicamente sì, ma AES è preferibile come prova.

Per quanto tempo mantenere un BC?

10 anni (parte commerciale).

Possiamo associare un ordine d'acquisto ad una consegna dematerializzata?

Sì, tramite integrazione EDI o ERP.

Conclusione

La firma elettronica degli ordini d'acquisto semplifica i flussi di acquisto e protegge la fatturazione. L'integrazione ERP rende il processo quasi invisibile.

Prova Certyneo per inviare, firmare e tenere traccia dei tuoi documenti online in modo semplice, rapido e sicuro.