Firmare un ordine d'acquisto online, in meno di 2 minuti
Ordine di acquisto (BDC) emesso da un acquirente, firmato elettronicamente con marcatura temporale RFC 3161. La data di firma certifica l'impegno d'ordine; il numero del BDC viene poi riportato sulla fattura (articolo L441-9 del Codice di commercio) e il BDC si conserva 10 anni come documento giustificativo (articolo L123-22). Conforme all'articolo 1366 del Codice civile e al regolamento eIDAS — firma avanzata consigliata, invio in massa per i volumi fornitori, archiviazione 10 anni inclusa.
- Quadro legale
- Articolo L441-9 Codice di commercio
- Livello di firma
- AES eIDAS consigliata
- Archiviazione legale
- 10 anni inclusi
Cos'è un ordine d'acquisto firmato elettronicamente?
L'ordine d'acquisto (ODA) è il documento con il quale un acquirente conferma un ordine a un fornitore: riferimento prodotto o servizio, quantità, prezzo unitario, condizioni di consegna e pagamento. L'articolo L441-9 del Codice di commercio impone di riportare sulla fattura il numero dell'ordine d'acquisto emesso dall'acquirente, e l'articolo L123-22 obbliga i commercianti a conservare per 10 anni i loro documenti giustificativi, tra cui gli ODA. La firma elettronica avanzata (AES) marca temporalmente l'emissione dell'ODA con un livello di prova opponibile al tribunale del commercio. L'articolo 1366 del Codice civile conferisce allo scritto elettronico la stessa forza probante dello scritto cartaceo — Certyneo garantisce l'identificazione del firmatario (OTP doppio canale) e l'integrità del documento (impronta SHA-256 integrata nel PDF).
Perché firmare elettronicamente l'ordine d'acquisto?
Marcatura temporale RFC 3161
La marcatura temporale RFC 3161 certifica la data di emissione del BDC — punto di partenza dei termini di consegna e fatturazione (articolo L441-9 del Codice di commercio). Blocca qualsiasi contestazione sulla data d'impegno o sulla versione ordinata. Ricevibile davanti al tribunale del commercio in caso di controversia fornitore.
Multi-firmatari acquirente + validatore
Per gli ODA che impegnano un importo elevato, aggiungi un validatore (direzione acquisti, direzione finanziaria) come cofirmatario. Ogni approvazione riceve il suo collegamento sicuro con OTP SMS — l'audit trail traccia la catena di approvazione richiesta dalla tua procedura interna.
Conservazione 10 anni automatica
L'articolo L123-22 del Codice di commercio impone la conservazione degli ODA per 10 anni. Certyneo archivia automaticamente l'ODA firmato e il suo audit trail eIDAS per l'intera durata, accessibili con un clic dal tuo dashboard per i controlli fiscali o i controlli Urssaf.
Audit trail eIDAS opponibile
Ogni BDC firmato è consegnato con un PDF di prova: identità del firmatario (email + telefono OTP), marcatura temporale RFC 3161, impronta SHA-256, IP e geolocalizzazione approssimativa. Opponibile al tribunale del commercio in caso di contestazione su ordine, prezzo o data d'impegno.
Firmare un ordine d'acquisto in 4 passaggi
Dall'emissione dell'ODA all'archiviazione a valore probante, in meno di 5 minuti.
1. Carica l'ODA
Caricate il vostro PDF (BDC Sage, EBP, Cegid, Pennylane, o template Certyneo) o partite da un modello. Menzioni obbligatorie: riferimento acquirente, designazione prodotto/prestazione, quantità, prezzo IVA esclusa, condizioni di pagamento, condizioni di consegna, luogo di esecuzione.
2. Aggiungere il firmatario e i validatori
Inserite il nome e l'email del firmatario acquirente. Per i BDC che impegnano un importo elevato, aggiungete un validatore (direzione acquisti, direzione finanziaria) come cofirmatario. Ogni parte riceve un link sicuro personalizzato.
3. Scegliere il livello eIDAS
Firma avanzata (AES) consigliata per i BDC B2B: verifica d'identità tramite OTP SMS, certificato unico per firmatario, marcatura temporale RFC 3161. Conforme all'articolo 26 del regolamento eIDAS. La firma semplice (SES) rimane possibile per i BDC di importo molto ridotto.
4. Firmare e archiviare
L'acquirente (e eventuali validatori) firmano dal loro telefono o computer. Il BDC validato + il PDF di prova sono archiviati 10 anni automaticamente, accessibili in qualsiasi momento dal vostro dashboard per i controlli fiscali o le controversie con i fornitori.
Domande frequenti
- Un buono d'ordine firmato elettronicamente impegna l'acquirente?
- Sì. Il BDC è un'offerta di acquisto ferma dal momento in cui è firmato. L'articolo 1101 del Codice civile lo qualifica come accordo di volontà che crea obblighi. La firma elettronica avanzata Certyneo identifica formalmente il firmatario (codice OTP via SMS) e garantisce l'integrità del BDC come emesso (impronta SHA-256 integrata nel PDF). Ammissibile presso il tribunale del commercio in caso di contestazione da parte del fornitore.
- Quale livello di firma scegliere: SES, AES o QES?
- Per un BDC B2B che impegna la responsabilità commerciale dell'azienda, la firma avanzata (AES) è lo standard professionale — verifica d'identità tramite OTP SMS, certificato unico per firmatario, marcatura temporale RFC 3161. Il SES (firma semplice) rimane possibile per i BDC di importo molto ridotto. La QES è raramente necessaria per ordini commerciali ordinari.
- Come gestire un BDC multi-validazione (direzione acquisti + direzione finanziaria)?
- Certyneo gestisce nativamente le firme sequenziali o parallele. Configurate l'ordine (ad esempio: acquirente per primo, poi direttore acquisti, poi direttore finanziario oltre 50 k€), ogni validatore riceve il suo link al momento giusto, e un audit trail unico traccia tutte le firme con i rispettivi timestamp.
- Per quanto tempo conservare un BDC?
- 10 anni a decorrere dalla chiusura dell'esercizio contabile, conformemente all'articolo L123-22 del Codice di commercio. Certyneo conserva il BDC firmato e il suo audit trail eIDAS per tutta questa durata, gratuitamente, con accesso immediato dal vostro dashboard per rispondere a un controllo fiscale, un controllo Urssaf o un audit di un grande inserzionista.
- Il BDC elettronico soddisfa l'obbligo di forma scritta per la fatturazione?
- Sì. L'articolo 1366 del Codice civile attribuisce allo scritto elettronico la stessa forza probante dello scritto cartaceo. La firma avanzata (AES) Certyneo soddisfa il requisito di identificazione del firmatario posto dall'articolo 1367. Per la fatturazione, il BDC firmato elettronicamente costituisce un documento giustificativo ricevibile, il cui numero deve figurare sulla fattura (articolo L441-9 del Codice di commercio).
- È possibile collegare il BDC alla fattura emessa successivamente?
- Sì — l'impronta SHA-256 del BDC firmato può essere referenziata nella fattura emessa successivamente (numero BDC + data di emissione con timestamp). Questa tracciabilità facilita i riconciliamenti con i fornitori e i controlli fiscali, in particolare in caso di controversia su prezzo o quantità consegnata.
- Certyneo si integra con il mio ERP o strumento di gestione?
- Sì, tramite i connettori nativi Zapier, Make e i nostri webhook. Potete attivare automaticamente la creazione di una busta Certyneo alla validazione di un BDC in Sage, EBP, Cegid, Pennylane, SAP, o qualsiasi altro ERP. La nostra API REST è documentata su certyneo.com/developers per integrazioni personalizzate.
- Il BDC firmato elettronicamente è opponibile al tribunale del commercio?
- Sì — la giurisprudenza francese riconosce la firma elettronica conforme eIDAS. La firma avanzata (AES) è ricevibile come prova (art. 1366 e 1367 del Codice civile); poiché la presunzione di affidabilità è riservata alla firma qualificata, la sua affidabilità si dimostra producendo l'audit trail eIDAS in giudizio (PDF di prova fornito automaticamente da Certyneo). Riconosciuto dai tribunali del commercio francesi per le controversie con i fornitori.
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