تبدیل آنلاین Excel به PDF، رایگان و بدون آپلود

تبدیل آنلاین Excel به PDF، گام به گام

تبدیل فایل Excel به PDF برای فرستادن جدولی است که هیچ‌کس نتواند سهواً تغییرش دهد و همه، با یا بدون صفحه‌گسترده، بتوانند بازش کنند. با Certyneo Reader، کتاب کار در مرورگر شما و روی دستگاه خودتان خوانده و صفحه‌آرایی می‌شود: هرگز به سرور فرستاده نمی‌شود. روند کامل، از کتاب کار تا PDF آماده ارسال، به این شرح است.

1. کتاب کار را در Excel باز کنید و ذخیره کنید. این مرحله مهم‌تر از آن است که به نظر می‌رسد: تبدیل، مقادیری را که Excel برای هر فرمول ذخیره کرده چاپ می‌کند و آن‌ها را دوباره محاسبه نمی‌کند.
2. بررسی کنید چه چیزی باید نمایش داده شود: برگه‌ها، ردیف‌ها یا ستون‌های کاری را پنهان کنید و اگر فقط می‌خواهید بخشی از یک برگه را بفرستید، ناحیه چاپ تعریف کنید.
3. فایل .xlsx یا .xlsm را با کشیدن و رها کردن یا از پوشه‌هایتان در نمایشگر بالای همین صفحه قرار دهید، تا 150 MB.
4. PDF در نمایشگر باز می‌شود. آن را مرور کنید: هر برگه با نام خود شروع می‌شود، سرصفحه نام برگه را یادآوری می‌کند و پاصفحه شماره صفحه را نشان می‌دهد.
5. PDF را ذخیره کنید، یا ابتدا آن را اصلاح کنید: حذف یک صفحه غیرضروری، افزودن واترمارک، محافظت از فایل با رمز عبور.

اگر نتیجه را نپسندیدید، کتاب کار را در Excel اصلاح کنید، ذخیره کنید و دوباره تبدیل کنید: این کار فقط چند لحظه طول می‌کشد و تعداد تبدیل‌ها محدودیتی ندارد.

چرا جدول Excel را به PDF تبدیل کنیم

کتاب کار Excel ابزار کار است: فرمول‌ها، برگه‌ها و ستون‌های محاسبات میانی‌اش اغلب فقط به خود شما مربوط‌اند. PDF نسخه قابل انتشار آن است.

• ثابت کردن ارقام: بودجه، پیش‌فاکتور قیمت‌دار یا صورت‌هزینه‌ای که به‌صورت PDF فرستاده شده، دیگر با یک ورود داده نادرست تغییر نمی‌کند.
• نمایش فقط نتیجه: برگه‌ها و ستون‌های پنهان چاپ نمی‌شوند و محاسبات میانی نزد خودتان می‌ماند.
• خوانده شدن در همه‌جا: گیرنده نه به Excel نیاز دارد نه به صفحه‌گسترده؛ یک تلفن برای باز کردن فایل کافی است.
• پیوست کردن جدول به یک پرونده: بسیاری از درگاه‌ها، مناقصه‌ها و پرونده‌های درخواست تأمین مالی فقط PDF می‌پذیرند.
• بایگانی وضعیت در تاریخی مشخص: یک سیاهه موجودی، داشبورد ماهانه یا فهرست حضور، همان‌طور که هنگام ارسال بودند.

برای مسیر برعکس، یعنی بازیابی ارقام یک صورت‌حساب بانکی یا فاکتوری که به‌صورت PDF رسیده در یک صفحه‌گسترده، راهنمای ما توضیح می‌دهد چگونه PDF را با مبالغ قابل استفاده به Excel تبدیل کنید.

تبدیل Excel به PDF چه چیزهایی را حفظ می‌کند

این ابزار از برگه عکس صفحه نمی‌گیرد: هر سلول، محتوا و قالب‌بندی‌اش را می‌خواند و سپس صفحاتی خوانا می‌چیند. آنچه در PDF می‌یابید و آنچه در آن نیست به این شرح است.

متن PDF یک متن واقعی است: قابل جستجو، انتخاب و کپی است. بنابراین گیرنده می‌تواند با جستجوی نمایشگر PDF خود، یک نام یا مبلغ را در جدولی طولانی پیدا کند.

جدول بزرگ Excel چگونه به صفحات تقسیم می‌شود

دشواری اصلی در تبدیل جدول Excel به PDF، پهنای آن است. روی صفحه نمایش، برگه لبه‌ای ندارد؛ روی کاغذ A4 دارد. این ابزار قواعدی به کار می‌برد که برای خوانا ماندن هر عدد طراحی شده‌اند.

• اندازه A4، عمودی برای جدول باریک و به محض پهن بودن جدول، خودکار افقی.
• اندازه متن متناسب با پهنای جدول، تا ستون‌ها جا شوند بی‌آنکه خوانایی فدا شود.
• اگر بیش از 25 ستون باشد، برگه به بلوک‌های پیاپی از ستون‌ها تقسیم می‌شود که یکی پس از دیگری چاپ می‌شوند، به جای اینکه به اندازه‌ای ناخوانا کوچک شود.
• ردیف سرستون در بالای هر صفحه تکرار می‌شود: ردیف اول اگر پررنگ باشد، یا ردیف برچسب‌هایی که بالای اعداد قرار دارد.
• هیچ ردیفی میان دو صفحه شکسته نمی‌شود: ردیفی که چند سطر متن دارد به‌طور کامل به صفحه بعد می‌رود.
• هر برگه با نام خود شروع می‌شود؛ سرصفحه نام برگه را یادآوری می‌کند و پاصفحه شماره صفحه را به شکل صفحه / کل صفحات نشان می‌دهد.

اگر جدول شما بیش از 25 ستون دارد چه کنید

تقسیم به بلوک‌ها همه‌چیز را نگه می‌دارد، اما خواننده را وادار می‌کند برای دنبال کردن یک ردیف از صفحه‌ای به صفحه دیگر برود. اگر می‌خواهید از این کار پرهیز کنید، تعداد ستون‌های ارسالی را کم کنید: ستون‌های محاسبات میانی را پنهان کنید یا ناحیه چاپی محدود به ستون‌های مفید تعریف کنید. برای جدولی بسیار بزرگ که قرار است دوباره روی آن کار شود، فرستادن خود کتاب کار را هم در کنار PDF در نظر بگیرید.

برای اینکه ردیف سرستون به‌درستی شناخته و تکرار شود، برچسب‌های ستون‌ها را در ردیف اول پررنگ کنید. این عادتی ساده است که از صفحه دوم به بعد، خواندن PDF را بسیار آسان‌تر می‌کند.

تاریخ‌ها، اعداد و فرمول‌ها: آنچه پیش از تبدیل xlsx به PDF باید بدانید

فرمول‌ها دوباره محاسبه نمی‌شوند

فایل Excel برای هر فرمول، آخرین مقدار محاسبه‌شده در لحظه ذخیره را نگه می‌دارد. تبدیل همین مقدار را چاپ می‌کند، دقیقاً مانند یک چاپ. اگر داده‌ای را تغییر داده و پس از آن ذخیره نکرده‌اید، PDF نتیجه قبلی، یعنی نتیجه آخرین ذخیره، را نشان می‌دهد. راه‌حل همیشه یکی است: کتاب کار را در Excel باز کنید، بگذارید محاسبه انجام شود، ذخیره کنید و سپس تبدیل کنید.

قالب‌ها از زبان نمایشگر پیروی می‌کنند

تاریخ‌ها، درصدها، اعشار و جداکننده‌های هزارگان به زبان رابط کاربری نمایشگر نوشته می‌شوند، همان‌گونه که Excel نصب‌شده به آن زبان می‌نوشت: برای نمونه در فرانسوی، ویرگول اعشاری و فاصله میان هزارگان، ترتیب روز، ماه، سال و VRAI به جای TRUE برای مقدار منطقی. اگر جدولی را برای خواننده‌ای انگلیسی‌زبان تبدیل می‌کنید، پیش از تبدیل، زبان نمایشگر را انگلیسی کنید.

و فایل CSV چه؟

فایل .csv نه قالب‌بندی دارد نه برگه: متنی است که با ویرگول یا نقطه‌ویرگول جدا شده است. این فایل مانند متنی با پهنای ثابت تبدیل می‌شود که ستون‌هایش هم‌تراز می‌مانند. برای خروجی‌ای مانند یک جدول واقعی، با سرستون تکرارشونده و قالب اعداد، آن را در Excel باز کنید و پیش از تبدیل با قالب .xlsx ذخیره کنید.

محدودیت‌های تبدیل Excel به PDF و راه‌های دور زدن آن‌ها

این ابزار سلول‌ها را چاپ می‌کند. هر چیزی که سلول نیست، یا به محاسبه نمایشی ویژه Excel وابسته است، منتقل نمی‌شود. بهتر است پیش از فرستادن سند این را بدانید.

• نمودارها و تصاویری که روی برگه قرار دارند: در PDF نیستند. در Excel نمودار را به‌صورت تصویر ذخیره کنید و پس از تبدیل، همان‌طور که در ادامه آمده، این تصویر را به PDF اضافه کنید.
• قالب‌بندی شرطی: رنگ‌هایی که بر اساس مقدار محاسبه می‌شوند، مانند مبلغ منفی به رنگ قرمز، نمایش داده نمی‌شوند. اگر این اطلاعات مهم است، یک ستون صریح یا رنگ قلم ثابت اضافه کنید.
• کادرهای نازک: منتقل نمی‌شوند. رنگ‌آمیزی یکدست یک ردیف در میان، جایگزین خوبی برای راهنمایی چشم است.
• نظرها و یادداشت‌های سلول: منتقل نمی‌شوند. توضیحات مفید را در ستونی جداگانه بنویسید.
• قالب قدیمی .xls: پذیرفته نمی‌شود. آن را در Excel یا صفحه‌گسترده دیگری باز کنید و با قالب .xlsx ذخیره کنید.

برای بازگرداندن یک نمودار، کتاب کار را تبدیل کنید و سپس از ابزار درج صفحه در PDF استفاده کنید: این ابزار مستقیماً تصویر PNG یا JPG را می‌پذیرد و آن را پیش از صفحه اول، پس از صفحه دلخواه یا در انتها قرار می‌دهد. اگر ترجیح می‌دهید تصویر را جداگانه آماده کنید، می‌توانید تصویر JPG یا PNG را به PDF تبدیل کنید و سپس آن را با بقیه سرهم کنید.

اگر سند باید دقیقاً نمایش Excel را، با نمودارها و قالب‌بندی شرطی، بازتولید کند، از خود Excel با گزینه ذخیره با نام و انتخاب نوع PDF خروجی بگیرید.

کدام روش را برای تبدیل فایل Excel به PDF انتخاب کنیم

چند مسیر به یک نتیجه می‌رسند. تفاوت آن‌ها در جایی است که کتاب کار پردازش می‌شود، در آنچه منتقل می‌شود و در نرم‌افزاری که لازم است.

محسوس‌ترین تفاوت در صفحه‌آرایی است. در خروجی از Excel، اگر جهت صفحه و عنوان‌های چاپی را تنظیم نکرده باشید، جدول پهن اغلب روی چند صفحه بریده می‌شود. اینجا حالت افقی و تکرار سرستون خودکار است.

تفاوت دوم در محرمانگی است: فهرست حقوق، ترازنامه یا فایل مشتریانی که در مرورگر شما تبدیل می‌شود از هیچ سروری عبور نمی‌کند و خطر نشت اطلاعات نزد یک پیمانکار از میان می‌رود.

پس از تبدیل: کاهش حجم، علامت‌گذاری، محافظت، امضا

PDF در نمایشگر رایگان آنلاین PDF باز می‌شود، جایی که ابزارها پشت سر هم روی همان سند کار می‌کنند. یک روال نمونه برای جدولی مالی به این ترتیب است.

1. صفحاتی را که نباید فرستاده شوند، مثلاً برگه فرضیات، کنار بگذارید: با وارد کردن شماره‌ها، صفحات غیرضروری PDF را حذف کنید.
2. سند را علامت‌گذاری کنید: برای جدولی داخلی یا بودجه پیش‌بینی‌شده، روی هر صفحه واترمارک «محرمانه» بگذارید.
3. آن را به پرونده‌ای بزرگ‌تر پیوست کنید: چند PDF را در یک فایل واحد ادغام کنید، مثلاً جدول ارقام، گزارش و پیوست‌ها.
4. از آن محافظت کنید: پیش از فرستادن با ایمیل، PDF را با رمز عبور قفل کنید.
5. آن را تأیید کنید: برای پیش‌فاکتور یا صورت‌وضعیت تأییدشده، PDF را برای امضای الکترونیکی بفرستید.

تا زمانی که ذخیره نکرده‌اید، هر مرحله با دکمه لغو برمی‌گردد.

پرسش‌های تکمیلی درباره تبدیل Excel به PDF

چگونه فقط یک برگه از کتاب کار را به PDF تبدیل کنم؟

برگه‌های دیگر را در Excel پنهان کنید، ذخیره کنید و سپس تبدیل کنید: برگه‌های پنهان کنار گذاشته می‌شوند. همچنین می‌توانید کل کتاب کار را تبدیل کنید و سپس صفحات برگه‌های غیرضروری را حذف کنید.

آیا می‌توان فایل Excel را از روی تلفن همراه به PDF تبدیل کرد؟

بله. این ابزار در مرورگرهای جدید روی Android، iPhone و iPad کار می‌کند. فایل .xlsx را از میان فایل‌هایتان یا یک پیوست ذخیره‌شده انتخاب کنید و سپس PDF ساخته‌شده را ذخیره کنید. اما برای اصلاح یک فرمول، باید سراغ صفحه‌گسترده بروید.

آیا کتاب کار بزرگی با چند هزار ردیف تبدیل می‌شود؟

بله. برگه‌های بزرگ با کارایی پردازش می‌شوند، تا سقف 150 MB برای هر فایل. PDF به‌سادگی به تعداد لازم صفحه خواهد داشت و سرستون روی هر کدام تکرار می‌شود.

چگونه یک جدول Excel و یک گزارش Word را در یک PDF جمع کنم؟

ابتدا سند Word را به PDF تبدیل کنید و سپس کتاب کار را با ابزار درج صفحات، که فایل .xlsx را هم می‌پذیرد، در جای دلخواه درج کنید. نتیجه یک PDF واحد است، آماده شماره‌گذاری و ارسال.