Entreprise
امضای الکترونیکی برای منابع انسانی: راهنما
قراردادها، اصلاحات، وعده های استخدامی، قراردادهای شرکت: چگونه منابع انسانی امضاهای الکترونیکی را صنعتی می کند.
7 min
منابع انسانی
امضاء الکترونیکی برای منابع انسانی و خدمات پرسنلی
قراردادهای کار، اصلاحیه‌ها، پیشنهادهای استخدام، رسیدهای تسویه‌حساب نهایی و توافق‌های شرکتی را دیجیتالی کنید. Certyneo با SIRH شما سازگار است (Lucca، PayFit، Workday، Cegid و غیره) از طریق Zapier، Make یا webhooks و انطباق با ماده L1221-1 قانون کار، مقررات eIDAS و RGPD را تضمین میکند. بایگانی 10 ساله شامل است، مسیر حسابرسی خودکار.
موارد استفاده منابع انسانی برای امضاء الکترونیکی کدام‌اند؟
تمام امضاهای چرخه زندگی کارمند، از پیشنهاد استخدام تا توافق خاتمه، می‌تواند با Certyneo دیجیتالی شود. در اینجا هفت مورد رایج‌تر در میان کلاینت‌های منابع انسانی ما آمده است.
قرارداد کار (CDI، CDD)
CDI، CDD، قراردادهای کارآموزی یا حرفهای: قرارداد امضا شده توسط کارفرما را برای نامزد ارسال کنید، وی در 2 دقیقه از تلفن خود امضا میکند. مطابق با ماده L1221-1 کد کار.
الحاق به قرارداد
تغییر موضع، افزایش حقوق، تبدیل به‌کار پاره‌وقت، کار از راه دور: کل چرخه الحاق‌ها را با امضای کارمند و کارفرما بهصورت متوالی دیجیتالی کنید.
پیشنهاد استخدام
پیشنهاد استخدام (یک‌طرفه یا دوطرفه) را قبل از امضای قرارداد از لحاظ حقوقی تأمین کنید. امضای الکترونیکی پیشرفته (AES) امکان شناسایی رسمی نامزد را فراهم میکند.
خاتمه توافقی
دعوتنامه، صورتجلسه مصاحبه و توافق‌نامه تفصیلی که از راه دور امضا میشوند، همراه با مسیر حسابرسی دارای مهر زمانی. فرم TéléRC همچنان با دست امضا میشود.
توافق شرکتی
توافق‌های جمعی امضا شده توسط سازمان‌های اتحادیه نمایندگی: ارسال کنید، امضاها را بهصورت موازی یا متوالی جمع‌آوری کنید و 10 سال بایگانی کنید.
NDA و تعهد محرمانگی
توافق عدم افشا برای استخدام‌های جدید، کارآموزان، تأمین‌کنندگان. الگو رایگان در کتابخانه ما موجود است.
قرارداد کارآموزی
قرارداد سه‌جانبه (شرکت، مؤسسه، کارآموز): ترتیب امضای قابل تنظیم، یادآوری‌های خودکار، DUE در انتهای چرخه ادغام شده.
چرا Certyneo را برای تیم‌های منابع انسانی انتخاب کنید؟
شش دلیل عملی برای آنکه سرویس‌های منابع انسانی Certyneo را برای امضاهای الکترونیکی خود انتخاب میکنند.
راه‌اندازی در 24 ساعت
بین پیشنهاد استخدام و امضای قرارداد، چند ساعت را محاسبه کنید نه چند روز رفت‌و‌آمد پستی. نامزد از تلفن خود بدون چاپگر امضا میکند.
انطباق با کد کار
امضای الکترونیکی یک قرارداد کار به موجب مواد 1366 و 1367 قانون مدنی به رسمیت شناخته شده است که به نوشته الکترونیکی همان قوت اثباتی نوشته کاغذی را میدهند. امضاهای پیشرفته ما (AES) با eIDAS و ماده 1367 قانون مدنی مطابقت دارند.
بایگانی 10 سال شامل
تمام قراردادهای منابع انسانی برای 10 سال با ردیابی تغییرات دارای مهر زمانی یکپارچه شده در PDF بایگانی میشوند. مدت زمان مطابق با تعهدات نگهداری اسناد اجتماعی (DSN، AT/MP) است.
گردش‌های کاری چند امضاکننده
کارفرما، منابع انسانی، مدیر، کارمند: ترتیب امضا را به صورت سری یا موازی پیکربندی کنید. یادآوری‌های خودکار از طریق ایمیل، در بازه‌ای که برای هر ارسال انتخاب کردید (بهطور پیشفرض هر 3 روز یکبار).
الگوهای قابل استفاده مجدد
قالب‌های قرارداد خود را ایجاد کنید (CDI، CDD، کارآموزی) با فیلدهای دینامیکی (نام، حقوق، تاریخ) و اسناد را به صورت دستهای از صادرات SIRH خود تولید کنید.
تجربه کاندیدای دقیق‌شده
مسیر امضاکننده به فرانسوی، قابل دسترسی WCAG AA، ایمیل‌های ساده بدون ردگیری تهاجمی. تصویر برند کارفرمایی حفظ میشود.
کدام یکپارچگی‌های SIRH در دسترس هستند؟
Certyneo به دو روش به SIRH شما متصل میشود. Lucca دارای یک اتصالدهنده بومی است، فقط برای خواندن: کارمندان شما به عنوان امضاکننده پیشنهاد میشوند و دادههای آنها الگوهای شما را از پیش پر میکنند. برای SIRH های دیگر، API REST، webhooks و اتصالدهندههای Zapier/Make سناریوهای زیر را پوشش میدهند. اتصالدهنده بومی برای سیستم شما؟ برای بررسی یک همکاری با ما تماس بگیرید.
Lucca، PayFit، Cegid
SIRH های فرانسوی معمول در بازار کوچک و متوسط. Lucca دارای یک اتصالدهنده بومی Certyneo است، فقط برای خواندن: کارمندان شما در پیشنهادات امضاکننده ظاهر میشوند و دادههای آنها الگوهای شما را از پیش پر میکنند. برای PayFit، Cegid و دیگران، Certyneo را از طریق Zapier یا Make متصل کنید (راه‌انداز‌های «پاکت امضا شده» و «سند ارسال شده»)، یا از طریق API REST ما برای خط‌لوله سفارشی.
Workday، SAP SuccessFactors
SIRH حساب‌های بزرگ: یکپارچگی از طریق Make یا Zapier برای گردش‌های کاری onboarding پیچیده (امضاهای متعدد، تأیید‌های سلسله‌مراتبی). برای یک اتصالدهنده بومی، تیم یکپارچگی ما می‌تواند بر اساس حجم شما یک مراتبه همکاری را بررسی کند.
سایر SIRH و ابزارهای منابع انسانی
ابزارهای HRIS، ATS و دستمزد (BambooHR، HubSpot، Personio و غیره): از طریق webhooks زمان‌واقعی و اتصالدهندههای Zapier/Make ما بگذرید، که اکثر برنامه‌های شخص ثالث را پوشش میدهند. API REST در /docs مستند شده است.
اتصالدهنده بومی اکنون برای Lucca وجود دارد: یادگیری ادغام Lucca. کارمندان شما را به عنوان امضاکننده پیشنهاد میدهد و الگوهای شما را از پیش پر میکند، فقط برای خواندن.
نیاز به یکپارچگی سفارشی دارید؟ با تیم ما تماس بگیرید — API Certyneo به صورت عمومی در مستندات API ما.
چگونه قانون کار، eIDAS و RGPD را رعایت کنیم؟
دیجیتالی‌سازی اسناد منابع انسانی توسط چندین متن قانونی تنظیم میشود. Certyneo کل چارچوب قانونی فرانسوی و اروپایی را پوشش میدهد.
قانون کار — ماده L1221-1
قرارداد کار طبق فرمی که طرفین تصمیم می‌گیرند منعقد میشود. بنابراین امضای الکترونیکی کاملاً قابل قبول است، به شرطی که شناسایی امضاکننده و تمامیت سند را تضمین کند — که امضای پیشرفته (AES) این را تضمین میکند.
قانون مدنی — ماده 1367
پذیرش عمومی امضای الکترونیکی به‌عنوان معادل امضای دستی در صورتی که از روشی قابل‌اعتماد برای شناسایی استفاده کند که پیوند آن با سند را تضمین میکند.
مقررات eIDAS (EU) شماره 910/2014
امضاهای منابع انسانی Certyneo بر سطح پیشرفته (AES) تکیه دارند: پیوند یکتا با امضاکننده، احراز هویت با کد یکبار مصرف ارسال‌شده از طریق پیامک، و تشخیص هرگونه تغییر بعدی در سند.
RGPD و حفاظت اجتماعی
مدت زمان نگهداری هماهنگ با تعهدات اجتماعی: 5 سال (قرارداد) یا 10 سال (DUE، AT/MP، دفاتر پرسنل). DPA استاندارد در هنگام ثبت‌نام دسترسی‌پذیر، ثبت پردازش‌ها به‌روز است.
راهنمای امضای الکترونیکی·راهنمای eIDAS·امنیت Certyneo·الگوهای قراردادهای رایگان·راهنمای امضای الکترونیکی منابع انسانی·Certyneo در مقابل DocuSign·فسخ توافقی قرارداد کار: چه چیزهایی آنلاین امضا میشود·امضای قرارداد کار در آنلاین·امضای تغییر قرارداد CDI به صورت آنلاین·امضای قول استخدام به صورت آنلاین·امضای فیش حقوق به صورت آنلاین·امضای کمیسیون CSE به صورت آنلاین·امضای منشور کار از راه دور به صورت آنلاین·ارسال انبوه فیش حقوق
سؤالات متکرر تیم‌های منابع انسانی
آیا امضای الکترونیکی قرارداد کار در فرانسه قانونی است؟
بلی، بدون محدودیت. ماده L1221-1 قانون کار طرفین را در انتخاب شکل قرارداد آزاد می‌گذارد. ماده 1366 قانون مدنی به نوشته الکترونیکی همان قوت اثباتی نوشته کاغذی را میدهد و ماده 1367 امضای الکترونیکی‌ای را که هویت امضاکننده را مشخص میکند به رسمیت می‌شناسد. امضای پیشرفته (AES) برای تضمین شناسایی قوی کارمند توصیهشده است.
چه سطح امضایی برای قرارداد کار انتخاب کنیم؟
امضای پیشرفته (AES) استاندارد توصیهشده است. این شامل شناسایی امضاکننده (OTP SMS + ایمیل)، پیوند منحصربهفرد با سند امضاشده، و تشخیص هرگونه تغییر بعدی است. امضای ساده برای اسناد داخلی بدون مسائل قراردادی (اطلاعیه اداری، رسید تأیید) کافی است.
چگونه مهلت فسخ قرارداد فسخ متقابل را مدیریت کنیم؟
مهلت انصراف 15 روز تقویمی از روز بعد از امضای دستنویس فرم TéléRC آغاز میشود. Certyneo اسنادی را که پیرامون این مرحله آنلاین امضا میشوند (دعوتنامه، صورتجلسه مصاحبه) مهر زمانی میکند: بدین ترتیب ثابت میکنید که مصاحبه پیش از امضا انجام شده است. درخواست تأیید در پایان مهلت از طریق TéléRC ارسال میشود.
آیا میتوان Certyneo را با SIRH خود (Lucca، PayFit، Workday، Cegid و...) یکپارچه کرد؟
بله. Lucca دارای یک اتصالدهنده بومی Certyneo است، فقط برای خواندن: کارمندان شما به عنوان امضاکننده پیشنهاد میشوند و دادههای آنها الگوهای شما را از پیش پر میکنند؛ هیچ چیزی در Lucca نوشته نمیشود. برای PayFit، Workday، Cegid و دیگران، هنوز اتصالدهنده بومی وجود ندارد: Certyneo یک API REST کامل، webhook برای هر رویداد (پاکت امضا شده، رد شده، منقضی شده) و اتصالدهندههای Zapier و Make را که بیش از ۴۰۰۰ برنامه شخص ثالث را پوشش میدهند، فراهم میکند. اتصالدهنده بومی برای SIRH شما؟ برای بررسی یک همکاری با تیم ادغام ما تماس بگیرید.
قراردادهای امضاشده برای چه مدت محفوظ میمانند؟
طرحهای ما شامل بایگانی 10 سال بهطور پیشفرض است، که با دورههای نگهداری اجتماعی سختگیرانه (ثبت پرسنلی، اسناد صدمات/بیماریهای حرفهای) مطابقت دارد. قراردادها در هر لحظه از داشبورد شما قابل دانلود هستند، با مسیر حسابرسی یکپارچه در PDF.
آیا متقاضیان باید حساب Certyneo ایجاد کنند تا امضا کنند؟
خیر. امضاکننده یک پیوند ایمن از طریق ایمیل دریافت میکند و مستقیماً از مرورگر خود امضا میکند، بدون نیاز به نصب یا ایجاد حساب. برای امضاهای پیشرفته، کد OTP دریافتشده از طریق SMS را وارد میکند تا هویت خود را تأیید کند.
آیا امضای الکترونیکی در مورد دعاوی کاری قابلاعتراض است؟
بله. ارزش اثباتی امضای پیشرفته توسط رویههای قضایی فرانسه و اروپا به رسمیت شناخته شده است. در صورت بروز اختلاف، شما فایل PDF امضا شده را همراه با ردیابی حسابرسی (زمانثبت، آدرس IP، موقعیت مکانی تقریبی، تأیید OTP) ارائه میدهید که مجموعهای از شواهد محکم برای دادگاه کار (Conseil de prud'hommes) محسوب میشود.
آیا میتوان چندین قرارداد را بهصورت دستهای از یک صادرات SIRH امضا کرد؟
بله. ویژگی «الگوها» به شما امکان میدهد تا یک الگوی قرارداد با فیلدهای پویا (نام، حقوق، سمت، تاریخ استخدام) ایجاد کنید. سپس یک CSV از SIRH خود وارد کرده و Certyneo تمام پاکتها را بهصورت دستهای در چند ثانیه تولید و ارسال میکند.