Excel in PDF umwandeln – online, kostenlos und ohne Upload

Excel online in PDF umwandeln, Schritt für Schritt

Eine Excel-Datei in PDF umzuwandeln bedeutet, eine Tabelle weiterzugeben, die niemand versehentlich ändern kann und die jeder öffnen kann, mit oder ohne Tabellenkalkulation. Mit Certyneo Reader wird die Arbeitsmappe in Ihrem Browser auf Ihrem Gerät gelesen und gesetzt: Sie wird nie an einen Server gesendet. Hier der vollständige Ablauf, von der Arbeitsmappe bis zum versandfertigen PDF.

1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe in Excel und speichern Sie sie. Dieser Schritt ist wichtiger, als er scheint: Die Umwandlung druckt die Werte, die Excel für jede Formel gespeichert hat, sie berechnet sie nicht neu.
2. Prüfen Sie, was erscheinen soll: Blenden Sie Arbeitsblätter, Zeilen oder Spalten mit Hilfsrechnungen aus und legen Sie einen Druckbereich fest, wenn Sie nur einen Teil eines Tabellenblatts weitergeben möchten.
3. Legen Sie die .xlsx- oder .xlsm-Datei im Reader oben auf dieser Seite ab, per Drag-and-Drop oder aus Ihren Ordnern, bis 150 MB.
4. Das PDF öffnet sich im Reader. Blättern Sie es durch: Jedes Tabellenblatt beginnt mit seinem Namen, die Kopfzeile nennt das Blatt und die Fußzeile zeigt die Seitenzahlen.
5. Speichern Sie das PDF oder bearbeiten Sie es vorher: eine überflüssige Seite entfernen, ein Wasserzeichen hinzufügen, die Datei mit einem Passwort schützen.

Wenn Ihnen das Ergebnis nicht gefällt, korrigieren Sie die Arbeitsmappe in Excel, speichern Sie sie und wandeln Sie sie erneut um: Das dauert nur einen Moment, und die Zahl der Umwandlungen ist nicht begrenzt.

Warum eine Excel-Tabelle in PDF umwandeln?

Eine Excel-Arbeitsmappe ist ein Arbeitswerkzeug: Ihre Formeln, Registerkarten und Spalten mit Zwischenrechnungen gehen oft nur Sie etwas an. Das PDF ist die veröffentlichungsreife Fassung.

• Zahlen fixieren: Ein Budget, ein Angebot mit Preisen oder eine Spesenabrechnung als PDF kann nicht mehr durch eine unglückliche Eingabe verändert werden.
• Nur das Ergebnis zeigen: Ausgeblendete Tabellenblätter und Spalten werden nicht gedruckt, Ihre Zwischenrechnungen bleiben bei Ihnen.
• Überall lesbar sein: Der Empfänger braucht weder Excel noch eine Tabellenkalkulation, ein Smartphone genügt, um die Datei zu öffnen.
• Eine Tabelle einem Antrag beifügen: Viele Portale, Ausschreibungen und Förderanträge akzeptieren nur PDFs.
• Einen Stand zu einem bestimmten Datum archivieren: eine Inventur, ein monatliches Dashboard oder eine Anwesenheitsliste, so wie sie zum Zeitpunkt des Versands waren.

Für den umgekehrten Weg, also um die Zahlen eines Kontoauszugs oder einer Rechnung, die Sie als PDF erhalten haben, in eine Tabellenkalkulation zu übernehmen, erklärt unser Ratgeber, wie Sie ein PDF in Excel mit weiterverwendbaren Beträgen umwandeln.

Was bei der Umwandlung von Excel in PDF übernommen wird

Das Tool macht keinen Screenshot des Tabellenblatts: Es liest jede Zelle, ihren Inhalt und ihre Formatierung und setzt daraus gut lesbare Seiten. Das finden Sie im PDF wieder, und das nicht.

Der Text im PDF ist echter Text: Er lässt sich durchsuchen, markieren und kopieren. Ein Empfänger kann also einen Namen oder einen Betrag in einer langen Tabelle mit der Suchfunktion seines PDF-Readers finden.

Wie eine große Excel-Tabelle auf Seiten aufgeteilt wird

Die größte Schwierigkeit beim Umwandeln einer Excel-Tabelle in PDF ist die Breite. Auf dem Bildschirm hat ein Tabellenblatt keinen Rand, auf einer A4-Seite schon. Das Tool wendet Regeln an, die dafür sorgen, dass jede Zahl lesbar bleibt.

• Format A4, im Hochformat für eine schmale Tabelle, automatisch im Querformat, sobald die Tabelle breit ist.
• Die Schriftgröße wird an die Breite der Tabelle angepasst, damit die Spalten Platz finden, ohne die Lesbarkeit zu opfern.
• Ab 25 Spalten wird das Tabellenblatt in aufeinanderfolgende Spaltenblöcke aufgeteilt, die nacheinander gedruckt werden, statt auf eine unleserliche Größe verkleinert zu werden.
• Die Kopfzeile wird oben auf jeder Seite wiederholt: Das ist die erste Zeile, wenn sie fett ist, oder die Zeile mit Beschriftungen über den Zahlen.
• Eine Tabellenzeile wird nie zwischen zwei Seiten getrennt: Eine Zeile mit mehreren Textzeilen rückt vollständig auf die nächste Seite.
• Jedes Tabellenblatt beginnt mit seinem Namen; die Kopfzeile nennt das Blatt, und die Fußzeile zeigt die Seitenzahl in der Form Seite / Seiten.

Was tun, wenn Ihre Tabelle mehr als 25 Spalten hat?

Die Aufteilung in Blöcke erhält alles, zwingt den Leser aber, zwischen Seiten zu wechseln, um einer Zeile zu folgen. Wenn Sie das vermeiden möchten, verringern Sie die Zahl der weitergegebenen Spalten: Blenden Sie Spalten mit Zwischenrechnungen aus oder legen Sie einen Druckbereich fest, der auf die nötigen Spalten beschränkt ist. Bei einer sehr großen Tabelle, die weiterbearbeitet werden soll, sollten Sie zusätzlich zum PDF auch die Arbeitsmappe selbst mitschicken.

Damit die Kopfzeile sicher erkannt und wiederholt wird, formatieren Sie Ihre Spaltenbeschriftungen in der ersten Zeile fett. Diese einfache Gewohnheit macht das PDF ab der zweiten Seite viel leichter lesbar.

Datum, Zahlen und Formeln: Was Sie vor dem Umwandeln von XLSX in PDF wissen sollten

Formeln werden nicht neu berechnet

Eine Excel-Datei speichert für jede Formel den zuletzt berechneten Wert zum Zeitpunkt des Speicherns. Die Umwandlung druckt diesen Wert, genau wie es ein Ausdruck tun würde. Wenn Sie einen Wert geändert und danach nicht gespeichert haben, zeigt das PDF das vorherige Ergebnis, das der letzten Speicherung. Die Lösung ist immer dieselbe: Arbeitsmappe in Excel öffnen, neu berechnen lassen, speichern, dann umwandeln.

Die Formate folgen der Sprache des Readers

Datumsangaben, Prozentwerte, Dezimalstellen und Tausendertrennzeichen werden in der Sprache der Reader-Oberfläche geschrieben, so wie es ein Excel in dieser Sprache tun würde: im Deutschen Dezimalkomma und Punkt als Tausendertrennzeichen, Reihenfolge Tag, Monat, Jahr, und WAHR statt TRUE für einen Wahrheitswert. Wenn Sie eine Tabelle für einen englischsprachigen Leser umwandeln, stellen Sie den Reader vor der Umwandlung auf Englisch um.

Und eine CSV-Datei?

Eine .csv-Datei hat weder Formatierung noch Tabellenblätter: Sie besteht aus Text, getrennt durch Kommas oder Semikolons. Sie wird als Text in nichtproportionaler Schrift umgewandelt, dessen Spalten ausgerichtet bleiben. Für eine echte Tabellendarstellung mit wiederholter Kopfzeile und Zahlenformaten öffnen Sie sie in Excel und speichern sie vor der Umwandlung als .xlsx.

Grenzen der Umwandlung von Excel in PDF und wie Sie sie umgehen

Das Tool druckt Zellen. Alles, was keine Zelle ist oder von einer Excel-eigenen Anzeigeberechnung abhängt, wird nicht übernommen. Das sollten Sie wissen, bevor Sie das Dokument versenden.

• Diagramme und Bilder auf dem Tabellenblatt: fehlen im PDF. Speichern Sie das Diagramm in Excel als Bild und fügen Sie dieses Bild nach der Umwandlung dem PDF hinzu, wie unten beschrieben.
• Bedingte Formatierung: Wertabhängige Farben, etwa ein negativer Betrag in Rot, erscheinen nicht. Wenn die Information wichtig ist, fügen Sie eine eigene Spalte oder eine feste Schriftfarbe hinzu.
• Dünne Rahmenlinien: werden nicht übernommen. Eine einfarbige Füllung jeder zweiten Zeile ist eine gute Alternative, um das Auge zu führen.
• Kommentare und Zellnotizen: werden nicht übernommen. Übertragen Sie wichtige Anmerkungen in eine eigene Spalte.
• Altes .xls-Format: wird abgelehnt. Öffnen Sie die Datei in Excel oder einer anderen Tabellenkalkulation und speichern Sie sie als .xlsx.

Um ein Diagramm wieder einzufügen, wandeln Sie die Arbeitsmappe um und verwenden Sie dann das Tool zum Einfügen einer Seite in ein PDF: Es akzeptiert direkt ein PNG- oder JPG-Bild, platziert vor der ersten Seite, nach einer Seite Ihrer Wahl oder am Ende. Wenn Sie das Bild lieber separat vorbereiten, können Sie auch ein JPG- oder PNG-Bild in PDF umwandeln und es dann mit dem Rest zusammenfügen.

Wenn das Dokument die Excel-Anzeige exakt wiedergeben muss, einschließlich Diagrammen und bedingter Formatierung, exportieren Sie es direkt aus Excel über Datei, Speichern unter und dann den Dateityp PDF.

Welche Methode, um eine Excel-Datei in PDF umzuwandeln?

Mehrere Wege führen zum selben Ergebnis. Sie unterscheiden sich darin, wo die Arbeitsmappe verarbeitet wird, was übernommen wird und welche Software nötig ist.

Der deutlichste Unterschied liegt im Seitenlayout. Aus Excel heraus wird eine breite Tabelle oft auf mehrere Seiten zerschnitten, wenn man Ausrichtung und Drucktitel nicht eingestellt hat. Hier sind Querformat und wiederholte Kopfzeile automatisch.

Der zweite betrifft die Vertraulichkeit: Eine Gehaltsliste, eine Bilanz oder eine Kundendatei, die in Ihrem Browser umgewandelt wird, läuft über keinen Server, was das Risiko eines Datenabflusses bei einem Dienstleister ausschließt.

Nach der Umwandlung: verkleinern, kennzeichnen, schützen, unterschreiben

Das PDF öffnet sich im kostenlosen Online-PDF-Reader, wo die Tools nacheinander auf dasselbe Dokument angewendet werden. Ein typischer Ablauf für eine Finanztabelle sieht so aus.

1. Entfernen Sie Seiten, die nicht verschickt werden sollen, etwa ein Blatt mit Annahmen: Löschen Sie die überflüssigen Seiten aus dem PDF, indem Sie ihre Nummern eingeben.
2. Kennzeichnen Sie das Dokument: Fügen Sie auf jeder Seite ein Wasserzeichen „VERTRAULICH“ hinzu, für eine interne Tabelle oder ein Planbudget.
3. Fügen Sie es einer umfangreicheren Akte bei: Führen Sie mehrere PDFs zu einer Datei zusammen, zum Beispiel die Zahlentabelle, den Bericht und die Anlagen.
4. Schützen Sie es: Sperren Sie das PDF mit einem Passwort, bevor Sie es per E-Mail versenden.
5. Lassen Sie es freigeben: Für ein Angebot oder eine genehmigte Aufstellung senden Sie das PDF zur elektronischen Signatur.

Solange Sie nicht gespeichert haben, lässt sich jeder Schritt mit der Schaltfläche Rückgängig zurücknehmen.

Weitere Fragen zur Umwandlung von Excel in PDF

Wie wandle ich nur ein Tabellenblatt einer Arbeitsmappe in PDF um?

Blenden Sie die anderen Tabellenblätter in Excel aus, speichern Sie und wandeln Sie dann um: Ausgeblendete Blätter werden ausgelassen. Sie können auch die gesamte Arbeitsmappe umwandeln und anschließend die Seiten der nicht benötigten Blätter entfernen.

Kann man eine Excel-Datei auf dem Smartphone in PDF umwandeln?

Ja. Das Tool funktioniert in aktuellen Browsern auf Android, iPhone und iPad. Wählen Sie die .xlsx-Datei aus Ihren Dateien oder aus einem gespeicherten Anhang und speichern Sie dann das erzeugte PDF. Um eine Formel zu korrigieren, brauchen Sie dagegen eine Tabellenkalkulation.

Funktioniert eine große Arbeitsmappe mit mehreren Tausend Zeilen?

Ja. Große Tabellenblätter werden effizient verarbeitet, bis zur Grenze von 150 MB pro Datei. Das PDF hat dann einfach so viele Seiten wie nötig, mit der Kopfzeile auf jeder davon.

Wie füge ich eine Excel-Tabelle und einen Word-Bericht in einem PDF zusammen?

Beginnen Sie damit, das Word-Dokument in PDF umzuwandeln, und fügen Sie dann die Arbeitsmappe mit dem Tool zum Einfügen von Seiten an der gewünschten Stelle ein; es akzeptiert auch eine .xlsx-Datei. Sie erhalten ein einziges PDF, bereit zum Nummerieren und Versenden.