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Elektronische Signatur für die Personalabteilung: der Leitfaden
Verträge, Änderungen, Anstellungsversprechen, Betriebsvereinbarungen: Wie HR die elektronische Signatur industrialisiert.
7 min
Personalwesen
Elektronische Signatur für HR- und Personalabteilungen
Digitalisieren Sie Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Einstellungszusagen, Aufhebungsverträge und Tarifvereinbarungen. Certyneo bindet sich an Ihr HR-System (Lucca, PayFit, Workday) an und gewährleistet die Konformität mit Artikel L1221-1 des französischen Arbeitsgesetzbuchs, der eIDAS-Verordnung und der DSGVO. Zehnjährige Archivierung und automatischer Audit Trail inklusive.
HR-Anwendungsfälle
Alle Signaturen im Mitarbeiter-Lebenszyklus, von der Einstellungszusage bis zum Aufhebungsvertrag, können mit Certyneo digitalisiert werden. Hier die sieben häufigsten Fälle unserer HR-Kunden.
Arbeitsvertrag (CDI, CDD)
Unbefristete Verträge, befristete Verträge, Ausbildungs- und Qualifizierungsverträge: Der Arbeitgeber unterzeichnet den Vertrag und sendet ihn an die Kandidatin oder den Kandidaten, die oder der in zwei Minuten vom Smartphone aus unterschreibt. Konform zu Artikel L1221-1 des französischen Arbeitsgesetzbuchs.
Vertragszusatz
Stellenwechsel, Gehaltserhöhung, Wechsel in Teilzeit, mobiles Arbeiten: digitalisieren Sie den gesamten Zusatzzyklus mit sequenzieller Signatur durch Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Einstellungszusage
Rechtssichere Einstellungszusage (einseitig oder zweiseitig) vor Abschluss des Arbeitsvertrags. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) identifiziert die Bewerberin oder den Bewerber formell.
Aufhebungsvertrag
Aufhebungsvertrag, der beidseitig aus der Ferne unterzeichnet wird, mit eingehaltener 15-Tage-Widerrufsfrist und automatischem Audit Trail für die Einreichung bei der Dreets.
Tarif- und Betriebsvereinbarung
Kollektivvereinbarungen, die von repräsentativen Gewerkschaften unterzeichnet werden: senden, Signaturen parallel oder sequenziell einholen und zehn Jahre archivieren.
NDAs und Vertraulichkeitsvereinbarungen
Verschwiegenheitsvereinbarungen für neue Mitarbeitende, Praktikanten und externe Dienstleister. In unserer Bibliothek steht eine kostenlose Vorlage bereit.
Praktikumsvereinbarung
Dreiseitige Vereinbarung (Unternehmen, Bildungseinrichtung, Praktikant): konfigurierbare Signaturreihenfolge, automatische Erinnerungen und integrierte Vorab-Meldung am Zyklusende.
Warum sich HR-Teams für Certyneo entscheiden
Sechs konkrete Gründe, warum Personalabteilungen Certyneo für ihre elektronischen Signaturen wählen.
Onboarding in 24 Stunden
Zwischen Einstellungszusage und unterzeichnetem Vertrag sind es Stunden statt Tage Postweg. Die Kandidatin oder der Kandidat unterschreibt vom Smartphone aus, ganz ohne Drucker.
Arbeitsrecht-Konformität
Die elektronische Signatur eines Arbeitsvertrags ist seit dem Urteil des französischen Kassationsgerichts vom 7. Oktober 2015 anerkannt. Unsere fortgeschrittenen Signaturen (AES) erfüllen eIDAS und Artikel 1367 des französischen Code civil.
Zehnjährige Archivierung inklusive
Alle HR-Verträge werden zehn Jahre mit zeitgestempeltem Audit Trail im PDF archiviert. Der Zeitraum entspricht den Aufbewahrungspflichten für sozialversicherungsrechtliche Unterlagen (DSN, Arbeitsunfälle).
Workflows mit mehreren Unterzeichnern
Arbeitgeber, HR, Vorgesetzte, Arbeitnehmer: Legen Sie die Signaturreihenfolge sequenziell oder parallel fest. Automatische Erinnerungen an T+1, T+3 und T+7, pro Versand konfigurierbar.
Wiederverwendbare Vorlagen
Legen Sie Ihre Vertragsvorlagen (unbefristet, befristet, Praktikum) mit dynamischen Feldern (Name, Gehalt, Datum) an und erzeugen Sie Dokumente im Batch aus dem Export Ihres HR-Systems.
Ansprechende Candidate Experience
Signaturablauf in mehreren Sprachen verfügbar, WCAG-AA-konform, nüchterne E-Mails ohne invasives Tracking. Ihre Arbeitgebermarke bleibt gewahrt.
HR-System-Integrationen
Certyneo verbindet sich mit Ihrem HR-System über REST-API, Webhooks sowie Zapier- und Make-Konnektoren. Die drei am häufigsten gewünschten Integrationen unserer HR-Kunden finden Sie unten — weitere auf Anfrage.
Lucca
Führendes französisches HR-System für KMU: exportieren Sie Ihre Verträge über die Lucca-API und lösen Sie den Versand aus Certyneo aus oder nutzen Sie unseren Zapier-Konnektor.
PayFit
Payroll und Onboarding: Synchronisation über unsere REST-API, um unterzeichnete Verträge direkt in die Mitarbeiterakte zu übertragen.
Workday
Enterprise-HR-System: Integration über Make oder Zapier für komplexe Onboarding-Workflows (mehrere Signaturen, hierarchische Freigaben).
Sie benötigen eine maßgeschneiderte Integration? Kontaktieren Sie unser Team — die Certyneo-API ist öffentlich dokumentiert unter unsere API-Dokumentation.
Konformität mit Arbeitsgesetzbuch, eIDAS und DSGVO
Die Digitalisierung von HR-Unterlagen unterliegt mehreren Vorschriften. Certyneo deckt den gesamten rechtlichen Rahmen auf französischer und europäischer Ebene ab.
Arbeitsgesetzbuch — Artikel L1221-1
Der Arbeitsvertrag wird in der Form abgeschlossen, die die Parteien wählen. Die elektronische Signatur ist daher uneingeschränkt zulässig, sofern sie die Identifikation der unterzeichnenden Person und die Integrität des Dokuments gewährleistet — Anforderungen, die die fortgeschrittene Signatur (AES) erfüllt.
Code civil — Artikel 1367
Allgemeine Anerkennung der elektronischen Signatur als der handschriftlichen gleichwertig, sofern ein zuverlässiges Identifikationsverfahren verwendet wird, das die Verknüpfung mit dem Rechtsakt garantiert.
eIDAS-Verordnung (EU) 910/2014
Die HR-Signaturen von Certyneo beruhen auf der fortgeschrittenen Stufe (AES): eindeutige Verknüpfung mit der unterzeichnenden Person, Identifizierung über Zwei-Kanal-OTP (E-Mail + SMS) und Erkennung jeder späteren Änderung des Dokuments.
DSGVO und sozialrechtliche Aufbewahrung
Aufbewahrungsfristen nach den sozialrechtlichen Pflichten: 5 Jahre (Vertrag) oder 10 Jahre (Vorab-Meldung, Arbeitsunfälle, Personalregister). Standard-AVV bei der Registrierung verfügbar, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten wird laufend aktuell gehalten.
Häufige Fragen von HR-Teams
Ist ein elektronisch unterzeichneter Arbeitsvertrag in Frankreich rechtskonform?
Ja, uneingeschränkt. Artikel L1221-1 des französischen Arbeitsgesetzbuchs lässt den Parteien die Form des Vertrags frei. Der französische Kassationsgerichtshof hat die Gültigkeit der elektronischen Signatur bei Arbeitsverträgen bestätigt (Cass. soc., 7. Oktober 2015). Zur starken Identifizierung der Mitarbeitenden wird die fortgeschrittene Signatur (AES) empfohlen.
Welches Signaturniveau ist für einen Arbeitsvertrag zu wählen?
Die fortgeschrittene Signatur (AES) ist der empfohlene Standard. Sie umfasst die Identifizierung (OTP per SMS und E-Mail), eine eindeutige Verknüpfung mit dem unterzeichneten Dokument und die Erkennung jeder späteren Änderung. Die einfache Signatur genügt für interne Dokumente ohne Vertragscharakter (Dienstanweisung, Empfangsbestätigung).
Wie handhaben wir die Widerrufsfrist eines Aufhebungsvertrags?
Certyneo versieht das Datum, an dem beide Parteien den Aufhebungsvertrag unterzeichnen, mit einem präzisen Zeitstempel. Die Widerrufsfrist von 15 Kalendertagen läuft ab diesem Datum, und Sie können den zeitgestempelten Nachweis für die Einreichung bei der Dreets exportieren. Manueller Aufwand entfällt.
Können wir Certyneo mit unserem HR-System (Lucca, PayFit, Workday) integrieren?
Ja. Certyneo stellt eine vollständige REST-API, einen Webhook für jedes Ereignis (Umschlag signiert, abgelehnt, abgelaufen) sowie Zapier- und Make-Konnektoren bereit, die mehr als 4.000 Drittanwendungen abdecken, darunter die wichtigsten HR-Systeme. Das Integrationsteam begleitet Sie bei maßgeschneiderten Einführungen.
Wie lange werden unterzeichnete Verträge aufbewahrt?
Unsere Pläne beinhalten standardmäßig eine zehnjährige Archivierung und entsprechen damit den strengsten sozialrechtlichen Aufbewahrungsfristen (Personalregister, Arbeitsunfallakten). Verträge bleiben jederzeit im Dashboard mit im PDF eingebettetem Audit Trail herunterladbar.
Müssen Bewerberinnen und Bewerber ein Certyneo-Konto anlegen, um zu unterschreiben?
Nein. Unterzeichnende erhalten einen sicheren Link per E-Mail und signieren direkt im Browser, ohne Installation oder Kontoanlage. Für fortgeschrittene Signaturen geben sie einen per SMS zugestellten OTP-Code ein, um ihre Identität zu bestätigen.
Ist die elektronische Signatur vor einem Arbeitsgericht durchsetzbar?
Ja. Der Beweiswert der fortgeschrittenen Signatur ist in der französischen und europäischen Rechtsprechung anerkannt. Im Streitfall legen Sie das unterzeichnete PDF zusammen mit dem Audit Trail (Zeitstempel, IP, grobe Geolokalisierung, OTP-Validierung) vor — ein solides Indizienbündel für das Arbeitsgericht.
Können wir mehrere Verträge in großer Stückzahl aus einem HR-System-Export signieren?
Ja. Mit der Funktion „Vorlagen“ erstellen Sie eine Vertragsvorlage mit dynamischen Feldern (Name, Gehalt, Stelle, Eintrittsdatum). Anschließend importieren Sie eine CSV-Datei aus Ihrem HR-System, und Certyneo erzeugt und versendet alle Umschläge sekundenschnell im Stapel.