Entreprise
Elektronický podpis pro HR: průvodce
Smlouvy, dodatky, pracovní přísliby, podnikové dohody: jak HR industrializuje elektronické podpisy.
7 min
Lidské zdroje
Elektronický podpis pro HR a personální oddělení
Digitalizujte pracovní smlouvy, dodatky, příslíby zaměstnání, dohody o rozvázání pracovního poměru a podnikové kolektivní smlouvy. Certyneo se integruje s vaším HR systémem (Lucca, PayFit, Workday) a zaručuje soulad s článkem L1221-1 francouzského zákoníku práce, nařízením eIDAS a GDPR. Archivace 10 let v ceně, automatická auditní stopa.
Případy užití v HR
Všechny podpisy životního cyklu zaměstnance, od příslibu zaměstnání po dohodu o rozvázání pracovního poměru, lze digitalizovat s Certyneo. Zde je sedm nejčastějších případů u našich HR klientů.
Pracovní smlouva (HPP, DPP, DPČ)
HPP, smlouvy na dobu určitou, učňovské nebo kvalifikační smlouvy: zašlete smlouvu podepsanou zaměstnavatelem kandidátovi, který ji podepíše za 2 minuty ze svého telefonu. V souladu s článkem L1221-1 francouzského zákoníku práce.
Dodatek ke smlouvě
Změna pozice, zvýšení platu, přechod na částečný úvazek, teleworking: digitalizujte celý cyklus dodatků s podpisem zaměstnance i zaměstnavatele v sérii.
Příslib zaměstnání
Právně zajistěte příslib zaměstnání (jednostranný nebo dvoustranný) před podpisem smlouvy. Zaručený elektronický podpis (AES) umožňuje formálně identifikovat kandidáta.
Dohoda o rozvázání pracovního poměru
Dohoda o rozvázání podepsaná na dálku oběma stranami, s dodržením 15denní lhůty na odstoupení a automatickou auditní stopou pro podání na Dreets.
Podniková kolektivní smlouva
Kolektivní smlouvy podepsané reprezentativními odborovými organizacemi: odešlete, shromážděte podpisy paralelně nebo v sérii a archivujte 10 let.
NDA a závazek mlčenlivosti
Dohoda o zachování důvěrnosti pro nové zaměstnance, stážisty, dodavatele. Vzor zdarma dostupný v naší knihovně.
Smlouva o stáži
Trojstranná smlouva (firma, škola, stážista): konfigurovatelné pořadí podpisů, automatické upomínky, DUE integrované na konci cyklu.
Proč Certyneo pro HR
Šest konkrétních důvodů, proč si HR oddělení vybírají Certyneo pro své elektronické podpisy.
Onboarding za 24 hodin
Mezi pracovní nabídkou a podpisem smlouvy počítejte s několika hodinami místo několika dnů pošty. Kandidát podepisuje ze svého telefonu, bez tiskárny.
Soulad se zákoníkem práce
Elektronický podpis pracovní smlouvy je uznáván od rozhodnutí francouzského Kasačního soudu ze 7. října 2015. Naše zaručené podpisy (AES) splňují eIDAS a článek 1367 francouzského občanského zákoníku (Code civil).
Archivace 10 let v ceně
Všechny HR smlouvy jsou archivovány 10 let s auditní stopou s časovým razítkem integrovanou do PDF. Doba odpovídá povinnostem uchovávání sociálních dokumentů (DSN, pracovní úrazy).
Workflow pro více podepisujících
Zaměstnavatel, HR, manažer, zaměstnanec: nakonfigurujte pořadí podpisů sériově nebo paralelně. Automatické upomínky D+1, D+3, D+7 nastavitelné u každého odeslání.
Znovupoužitelné šablony
Vytvářejte šablony smluv (HPP, DPP, stáž) s dynamickými poli (jméno, plat, datum) a generujte dokumenty hromadně z exportu vašeho HR systému.
Pečlivá zkušenost kandidáta
Cesta podepisujícího ve francouzštině, přístupná WCAG AA, střízlivé e-maily bez invazivního trackingu. Značka zaměstnavatele je respektována.
Integrace HR systémů
Certyneo se připojuje k vašemu HR systému přes REST API, webhooky a konektory Zapier/Make. Tři nejžádanější integrace u našich HR klientů jsou uvedeny níže – další jsou dostupné na vyžádání.
Lucca
Francouzský HR systém, lídr trhu pro malé a střední podniky: exportujte smlouvy přes Lucca API a spusťte odeslání z Certyneo, nebo použijte náš Zapier konektor.
PayFit
Správa mezd a onboarding: synchronizace přes naše REST API pro přímé posílání podepsaných smluv do karty zaměstnance.
Workday
HR systém pro velké korporace: integrace přes Make nebo Zapier pro složité onboardingové workflow (vícenásobné podpisy, hierarchické schvalování).
Potřebujete integraci na míru? Kontaktujte náš tým – Certyneo API je veřejně zdokumentováno na naší API dokumentaci.
Soulad se zákoníkem práce, eIDAS a GDPR
Digitalizace HR dokumentů je upravena několika předpisy. Certyneo pokrývá celý právní rámec, francouzský i evropský.
Zákoník práce – článek L1221-1
Pracovní smlouva se uzavírá ve formě, kterou si strany zvolí. Elektronický podpis je proto zcela přípustný, pokud zaručuje identifikaci podepisujícího a integritu dokumentu – což zaručený podpis (AES) zajišťuje.
Občanský zákoník – článek 1367
Obecné uznání elektronického podpisu jako rovnocenného vlastnoručnímu podpisu, pokud používá spolehlivý identifikační proces zaručující jeho spojení s úkonem.
Nařízení eIDAS (EU) č. 910/2014
HR podpisy Certyneo se opírají o zaručenou úroveň (AES): jedinečné spojení s podepisujícím, identifikace přes OTP dvojím kanálem (e-mail + SMS), detekce jakékoli pozdější modifikace dokumentu.
GDPR a sociální uchovávání
Doby uchovávání v souladu se sociálními povinnostmi: 5 let (smlouva) nebo 10 let (DUE, pracovní úrazy, personální registry). Standardní DPA dostupná při registraci, aktualizovaný záznam o činnostech zpracování.
Časté dotazy HR týmů
Je elektronický podpis pracovní smlouvy legální ve Francii?
Ano, bez omezení. Článek L1221-1 francouzského zákoníku práce ponechává stranám volnost ve formě smlouvy. Francouzský Kasační soud potvrdil platnost elektronického podpisu pro pracovní smlouvy (Cass. soc., 7. října 2015). Zaručený podpis (AES) se doporučuje pro zaručení silné identifikace zaměstnance.
Jakou úroveň podpisu zvolit pro pracovní smlouvu?
Zaručený podpis (AES) je doporučeným standardem. Zahrnuje identifikaci podepisujícího (OTP SMS + e-mail), jedinečné spojení s podepsaným dokumentem a detekci jakékoli pozdější modifikace. Jednoduchý podpis stačí pro interní dokumenty bez smluvního významu (služební pokyn, potvrzení o přijetí).
Jak zvládnout lhůtu na odstoupení od dohody o rozvázání pracovního poměru?
Certyneo přesně časově razítkuje datum podpisu dohody oběma stranami. 15denní kalendářní lhůta na odstoupení běží od tohoto data a můžete exportovat časově razítkovaný důkaz pro podání na Dreets. Není nutná žádná ruční manipulace.
Lze Certyneo integrovat s naším HR systémem (Lucca, PayFit, Workday)?
Ano. Certyneo nabízí kompletní REST API, webhook pro každou událost (obálka podepsána, odmítnuta, vypršela) a konektory Zapier a Make, které pokrývají přes 4000 třetích aplikací včetně hlavních HR systémů. Integrační tým vás může provést nasazením na míru.
Jak dlouho jsou uchovávány podepsané smlouvy?
Naše tarify zahrnují archivaci 10 let ve výchozím nastavení, což odpovídá nejpřísnějším sociálním dobám uchovávání (personální registry, dokumenty pracovních úrazů). Smlouvy zůstávají kdykoli ke stažení z vaší nástěnky, s auditní stopou integrovanou v PDF.
Musí si kandidáti vytvořit účet Certyneo pro podpis?
Ne. Podepisující obdrží zabezpečený odkaz e-mailem a podepisuje přímo ze svého prohlížeče, bez instalace nebo vytvoření účtu. Pro zaručené podpisy zadá OTP kód obdržený SMS pro potvrzení své identity.
Je elektronický podpis použitelný ve sporech u pracovního soudu?
Ano. Průkazná hodnota zaručeného podpisu je uznána francouzskou i evropskou judikaturou. V případě sporu předložíte podepsané PDF spolu s auditní stopou (časová razítka, IP, hrubá geolokace, validace OTP), což tvoří solidní svazek důkazů pro pracovní soud.
Lze hromadně podepsat více smluv z exportu HR systému?
Ano. Funkce „šablony“ vám umožňuje vytvořit šablonu smlouvy s dynamickými poli (jméno, plat, pozice, datum nástupu). Poté importujete CSV z vašeho HR systému a Certyneo vygeneruje a odešle všechny obálky hromadně v několika sekundách.