Entreprise
Електронний підпис для кадровиків: посібник
Контракти, поправки, обіцянки працевлаштування, угоди компанії: як HR індустріалізує електронні підписи.
7 min
Людські ресурси
Електронний підпис для HR та служб персоналу
Діджиталізуйте трудові контракти, доповнення, пропозиції про роботу, угоди про розірвання та корпоративні угоди. Certyneo сумісна з вашою SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) через Zapier, Make або webhooks і гарантує відповідність статті L1221-1 Трудового кодексу, регламенту eIDAS та GDPR. Архівування на 10 років включено, автоматичний слід аудиту.
Випадки використання HR
Усі підписи протягом життєвого циклу працівника, від пропозиції про найм до угоди про розірвання, можуть бути оцифровані за допомогою Certyneo. Ось сім найпоширеніших випадків серед наших HR-клієнтів.
Трудовий договір (постійний, тимчасовий)
Постійні, тимчасові, навчальні або професійні контракти: надішліть контракт, підписаний роботодавцем, кандидату, який підпише його за 2 хвилини з телефону. Відповідає статті L1221-1 Трудового кодексу.
Змінення до контракту
Зміна посади, підвищення, перехід на неповний робочий день, дистанційна робота: оцифруйте весь цикл змінень з підписом працівника та роботодавця послідовно.
Пропозиція про найм
Правово закріпіть пропозицію про найм (односторонню або взаємну) перед підписанням контракту. Просунутий електронний підпис (AES) дозволяє формально ідентифікувати кандидата.
Договірне розірвання
Угода про розірвання, підписана дистанційно обома сторонами, з дотриманням 15-денного терміну відтягування та автоматичним журналом аудиту для подання до Dreets.
Угода компанії
Колективні угоди, підписані представницькими профспілковими організаціями: надішліть, зберіть підписи паралельно або послідовно та архівуйте на 10 років.
NDA та зобов'язання щодо конфіденційності
Угода про невідкриття інформації для нових найманих працівників, стажистів, підрядчиків. Безплатний шаблон доступний у нашій бібліотеці.
Угода про стажування
Тритороння угода (компанія, навчальний заклад, стажист): налаштовуваний порядок підпису, автоматичні нагадування, DUE інтегрована в кінці циклу.
Чому Certyneo для HR
Шість конкретних причин, чому служби HR обирають Certyneo для своїх електронних підписів.
Onboarding за 24 години
Від пропозиції про найм до підписання контракту потребує кілька годин, а не кількох днів поштового обміну. Кандидат підписує з телефону без принтера.
Відповідність Трудовому кодексу
Електронний підпис трудового договору визнаний з того часу як постанова Касаційного суду від 7 жовтня 2015 року. Наші просунуті підписи (AES) дотримуються eIDAS та статті 1367 Цивільного кодексу.
Архівування на 10 років включено
Усі HR-контракти архівуються на 10 років з датованим журналом аудиту, інтегрованим у PDF. Тривалість відповідає зобов'язанням щодо зберігання соціальних документів (DSN, AT/MP).
Робочі процеси з кількома підписантами
Роботодавець, HR, менеджер, працівник: налаштуйте порядок підпису послідовно або паралельно. Автоматичні нагадування в день +1, +3, +7, настроювані для кожного надсилання.
Повторно використовувані шаблони
Створюйте свої шаблони контрактів (постійний, тимчасовий, стажування) з динамічними полями (ім'я, зарплата, дата) та генеруйте документи масово з вашого експорту HRIS.
Ретельний досвід кандидата
Шлях підписанта українською мовою, доступність WCAG AA, лаконічні електронні листи без інвазивного відстеження. Імідж роботодавця зберігається.
Інтеграції HRIS
Certyneo підключається до вашої HR-системи через API REST, вебхуки та конектори Zapier/Make. Жоден нативний конектор ще не сертифікований — усі сценарії нижче працюють через Zapier, Make або наші вебхуки. Потрібен нативний конектор для вашої HR-системи? Зв'яжіться з нами, щоб обговорити партнерство.
Lucca
Поширені HR-системи на ринку МСП: під'єднайте Certyneo до вашої HR-системи через Zapier або Make (тригери "конверт підписано" та "документ надіслано"), або через наш API REST для індивідуального конвеєра. Наразі опублікованого нативного конектора немає.
PayFit
HR-системи для великих компаній: інтеграція через Make або Zapier для складних процесів onboarding (кілька підписів, ієрархічні затвердження). Для нативного конектора наша команда інтеграцій може розглянути партнерство залежно від вашого обсягу.
Workday
Інструменти HRIS, ATS та розрахунку зарплати (BambooHR, HubSpot, Personio тощо): скористайтеся нашими вебхуками в реальному часі та конекторами Zapier/Make, які охоплюють більшість сторонніх застосунків. API REST задокументовано на /docs.
Потрібна індивідуальна інтеграція? Зв'яжіться з нашою командою — API Certyneo документована публічно на нашої документації API.
Відповідність Трудовому кодексу, eIDAS та GDPR
Діджиталізація документів HR регульована кількома нормативними актами. Certyneo охоплює весь правовий фреймворк, французький та європейський.
Трудовий кодекс — Стаття L1221-1
Трудовий договір укладається у формі, яку обирають сторони. Електронний підпис тому цілком допустимий, за умови що він гарантує ідентифікацію підписувача та цілісність документа — що забезпечує розширений підпис (AES).
Цивільний кодекс — Стаття 1367
Загальне визнання електронного підпису як еквівалента рукописного підпису, якщо він використовує надійний метод ідентифікації, що гарантує його зв'язок з документом.
Регламент eIDAS (ЄС) №910/2014
Кадрові підписи Certyneo базуються на розширеному рівні (AES): унікальний зв'язок з підписувачем, ідентифікація через двоканальний OTP (email + SMS), виявлення будь-яких подальших змін документа.
GDPR та соціальне зберігання
Терміни зберігання узгоджені з соціальними обов'язками: 5 років (договір) або 10 років (документи про трудовий стаж, нещасні випадки/професійні захворювання, реєстри персоналу). Стандартна DPA доступна при реєстрації, реєстр обробок актуальний.
Посібник електронного підпису·Посібник eIDAS·Безпека Certyneo·Безкоштовні шаблони контрактів·Посібник електронного підпису HR·Certyneo проти DocuSign·Підписати мирну угоду в Інтернеті·Підписання трудового договору в Інтернеті·Підписання CDI-документу онлайн·Підписання онлайн-обіцяння роботи·Підписання зарплатного листа онлайн·Підписання мандата СЕЗ онлайн·Підписання телепрацювальної хартії онлайн·Масове надсилання заробітних плат
Часті запитання від кадрових команд
Чи є законною електронна підпис трудового договору у Франції?
Так, без обмежень. Стаття L1221-1 Трудового кодексу дозволяє сторонам вільно вибирати форму договору. Касаційний суд підтвердив дійсність електронного підпису для трудових договорів (Касс. соц., 7 жовтня 2015). Розширений підпис (AES) рекомендується для гарантування сильної ідентифікації працівника.
Який рівень підпису вибрати для трудового договору?
Розширений підпис (AES) є рекомендованим стандартом. Він включає ідентифікацію підписувача (OTP SMS + email), унікальний зв'язок з підписаним документом та виявлення будь-яких подальших змін. Простого підпису достатньо для внутрішніх документів без договірних наслідків (службові записки, підтвердження отримання).
Як керувати терміном відцепління від договору про розірвання за взаємною згодою?
Certyneo точно проставляє час підпису договору обома сторонами. 15-денний термін відцепління починається з цієї дати, і ви можете експортувати позначену часом доказ для подання до Dreets. Жодного ручного маніпулювання не потрібно.
Чи можна інтегрувати Certyneo з нашою HRIS-системою (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…)?
Так, через Zapier, Make або наші webhook-и — наразі ще не існує нативного конектора Certyneo, опублікованого для цих HRIS-систем. Certyneo надає повноцінний REST API, webhook для кожної події (конверт підписано, відхилено, прострочено) та конектори Zapier і Make, які охоплюють понад 4000 сторонніх додатків, включно з більшістю HRIS-систем на ринку. Потрібен нативний конектор для вашої HRIS-системи? Зверніться до нашої команди з питань інтеграцій, щоб обговорити партнерство.
Як довго зберігаються підписані контракти?
Наші плани включають архівування на 10 років за замовчуванням, що відповідає найбільш суворим термінам соціального зберігання (реєстри персоналу, документи нещасних випадків/професійних захворювань). Контракти залишаються придатними до завантаження у будь-який час з вашої панелі керування зі вбудованим журналом аудиту в PDF.
Чи повинні кандидати створювати обліковий запис Certyneo для підпису?
Ні. Підписувач отримує безпечне посилання по електронній пошті та підписує прямо з браузера, без установки та створення облікового запису. Для розширених підписів він вводить код OTP, отриманий через SMS, щоб підтвердити свою особу.
Чи є електронний підпис дійсним у разі трудового спору?
Так. Доказова сила розширеного підпису визнана французькою та європейською судовою практикою. У разі спору ви надаєте підписаний PDF з журналом аудиту (час, IP, приблизна геолокація, валідація OTP), що становить міцний комплекс доказів для ради трудового арбітражу.
Чи можна масово підписати кілька контрактів з експорту SIRH?
Так. Функція «шаблони» дозволяє створити шаблон контракту з динамічними полями (ім'я, зарплата, посада, дата прийняття). Потім ви імпортуєте CSV з вашої SIRH, і Certyneo генерує та відправляє усі конверти партіями за кілька секунд.