Entreprise
Електронний підпис для кадровиків: посібник
Контракти, поправки, обіцянки працевлаштування, угоди компанії: як HR індустріалізує електронні підписи.
7 min
Людські ресурси
Електронний підпис для HR та служб персоналу
Діджиталізуйте трудові договори, додаткові угоди, пропозиції про роботу, розписки про остаточний розрахунок і корпоративні угоди. Certyneo сумісна з вашою HR-системою (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) через Zapier, Make або webhooks і гарантує відповідність статті L1221-1 Трудового кодексу, регламенту eIDAS та GDPR. Архівування на 10 років включено, автоматичний журнал аудиту.
Які випадки використання електронного підпису в HR?
Усі підписи протягом життєвого циклу працівника, від пропозиції про найм до угоди про розірвання, можуть бути оцифровані за допомогою Certyneo. Ось сім найпоширеніших випадків серед наших HR-клієнтів.
Трудовий договір (постійний, тимчасовий)
Постійні, тимчасові, навчальні або професійні контракти: надішліть контракт, підписаний роботодавцем, кандидату, який підпише його за 2 хвилини з телефону. Відповідає статті L1221-1 Трудового кодексу.
Змінення до контракту
Зміна посади, підвищення, перехід на неповний робочий день, дистанційна робота: оцифруйте весь цикл змінень з підписом працівника та роботодавця послідовно.
Пропозиція про найм
Правово закріпіть пропозицію про найм (односторонню або взаємну) перед підписанням контракту. Просунутий електронний підпис (AES) дозволяє формально ідентифікувати кандидата.
Договірне розірвання
Запрошення, протокол співбесіди і детальна угода, підписані дистанційно, з журналом аудиту з часовими мітками. Бланк TéléRC і надалі підписується від руки.
Угода компанії
Колективні угоди, підписані представницькими профспілковими організаціями: надішліть, зберіть підписи паралельно або послідовно та архівуйте на 10 років.
NDA та зобов'язання щодо конфіденційності
Угода про невідкриття інформації для нових найманих працівників, стажистів, підрядчиків. Безплатний шаблон доступний у нашій бібліотеці.
Угода про стажування
Тритороння угода (компанія, навчальний заклад, стажист): налаштовуваний порядок підпису, автоматичні нагадування, DUE інтегрована в кінці циклу.
Чому вибрати Certyneo для HR команд?
Шість конкретних причин, чому служби HR обирають Certyneo для своїх електронних підписів.
Onboarding за 24 години
Від пропозиції про найм до підписання контракту потребує кілька годин, а не кількох днів поштового обміну. Кандидат підписує з телефону без принтера.
Відповідність Трудовому кодексу
Електронний підпис трудового договору визнаний статтями 1366 і 1367 Цивільного кодексу, які надають електронному документу таку ж доказову силу, як і паперовому. Наші удосконалені підписи (AES) відповідають eIDAS та статті 1367 Цивільного кодексу.
Архівування на 10 років включено
Усі HR-контракти архівуються на 10 років з датованим журналом аудиту, інтегрованим у PDF. Тривалість відповідає зобов'язанням щодо зберігання соціальних документів (DSN, AT/MP).
Робочі процеси з кількома підписантами
Роботодавець, HR, менеджер, співробітник: налаштуйте порядок підписання послідовно або паралельно. Автоматичні нагадування електронною поштою з вибраним інтервалом для кожного відправлення (за замовчуванням кожні 3 дні).
Повторно використовувані шаблони
Створюйте свої шаблони контрактів (постійний, тимчасовий, стажування) з динамічними полями (ім'я, зарплата, дата) та генеруйте документи масово з вашого експорту HRIS.
Ретельний досвід кандидата
Шлях підписанта українською мовою, доступність WCAG AA, лаконічні електронні листи без інвазивного відстеження. Імідж роботодавця зберігається.
Які інтеграції SIRH доступні?
Certyneo підключається до вашої SIRH двома способами. Lucca має вбудований роз'єднувач, тільки для читання: ваші працівники пропонуються як підписанти та їхні дані попередньо заповнюють ваші шаблони. Для інших SIRH REST API, вебхуки та роз'єднувачі Zapier/Make охоплюють сценарії, наведені нижче. Вбудований роз'єднувач для вашої системи? Зв'яжіться з нами, щоб обговорити партнерство.
Lucca, PayFit, Cegid
Поширені французькі SIRH на ринку SME. Lucca має вбудований роз'єднувач Certyneo, тільки для читання: ваші працівники з'являються у пропозиціях підписантів і їхні дані попередньо заповнюють ваші шаблони. Для PayFit, Cegid та інших підключіть Certyneo через Zapier або Make (спусковані механізми "підписана конверт" та "документ надіслано"), або через наш REST API для спеціального конвеєру.
Workday, SAP SuccessFactors
HR-системи для великих компаній: інтеграція через Make або Zapier для складних процесів onboarding (кілька підписів, ієрархічні затвердження). Для нативного конектора наша команда інтеграцій може розглянути партнерство залежно від вашого обсягу.
Інші SIRH та інструменти HR
Інструменти HRIS, ATS та розрахунку зарплати (BambooHR, HubSpot, Personio тощо): скористайтеся нашими вебхуками в реальному часі та конекторами Zapier/Make, які охоплюють більшість сторонніх застосунків. API REST задокументовано на /docs.
Вбудований роз'єднувач тепер існує для Lucca: дізнатися про інтеграцію Lucca. Він пропонує ваших працівників як підписантів і попередньо заповнює ваші шаблони, тільки для читання.
Потрібна індивідуальна інтеграція? Зв'яжіться з нашою командою — API Certyneo документована публічно на нашої документації API.
Як дотримуватися Трудового кодексу, eIDAS та RGPD?
Діджиталізація документів HR регульована кількома нормативними актами. Certyneo охоплює весь правовий фреймворк, французький та європейський.
Трудовий кодекс — Стаття L1221-1
Трудовий договір укладається у формі, яку обирають сторони. Електронний підпис тому цілком допустимий, за умови що він гарантує ідентифікацію підписувача та цілісність документа — що забезпечує розширений підпис (AES).
Цивільний кодекс — Стаття 1367
Загальне визнання електронного підпису як еквівалента рукописного підпису, якщо він використовує надійний метод ідентифікації, що гарантує його зв'язок з документом.
Регламент eIDAS (ЄС) №910/2014
HR-підписи Certyneo використовують розширений рівень (AES): унікальний зв'язок із підписантом, ідентифікація одноразовим кодом, надісланим через SMS, виявлення будь-якої подальшої зміни документа.
GDPR та соціальне зберігання
Терміни зберігання узгоджені з соціальними обов'язками: 5 років (договір) або 10 років (документи про трудовий стаж, нещасні випадки/професійні захворювання, реєстри персоналу). Стандартна DPA доступна при реєстрації, реєстр обробок актуальний.
Посібник електронного підпису·Посібник eIDAS·Безпека Certyneo·Безкоштовні шаблони контрактів·Посібник електронного підпису HR·Certyneo проти DocuSign·Розірвання трудового договору за згодою сторін: що можна підписати онлайн·Підписання трудового договору в Інтернеті·Підписання CDI-документу онлайн·Підписання онлайн-обіцяння роботи·Підписання зарплатного листа онлайн·Підписання мандата СЕЗ онлайн·Підписання телепрацювальної хартії онлайн·Масове надсилання заробітних плат
Часті запитання від кадрових команд
Чи є законною електронна підпис трудового договору у Франції?
Так, без обмежень. Стаття L1221-1 Трудового кодексу дозволяє сторонам вільно вибирати форму договору. Стаття 1366 Цивільного кодексу надає електронному документу таку ж доказову силу, як і паперовому, а стаття 1367 визнає електронний підпис, що ідентифікує його автора. Удосконалений підпис (AES) рекомендується для гарантування надійної ідентифікації працівника.
Який рівень підпису вибрати для трудового договору?
Розширений підпис (AES) є рекомендованим стандартом. Він включає ідентифікацію підписувача (OTP SMS + email), унікальний зв'язок з підписаним документом та виявлення будь-яких подальших змін. Простого підпису достатньо для внутрішніх документів без договірних наслідків (службові записки, підтвердження отримання).
Як керувати терміном відцепління від договору про розірвання за взаємною згодою?
Строк відмови в 15 календарних днів починається наступного дня після власноручного підписання бланка TéléRC. Certyneo проставляє часові мітки на документах, підписаних онлайн довкола цього етапу (запрошення, протокол співбесіди): так ви доводите, що співбесіда відбулася до підписання. Заяву про затвердження подають через TéléRC після спливу строку.
Чи можна інтегрувати Certyneo з нашою HRIS-системою (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…)?
Так. Lucca має вбудований роз'єднувач Certyneo, тільки для читання: ваші працівники пропонуються як підписанти та їхні дані попередньо заповнюють ваші шаблони; у Lucca нічого не записується. Для PayFit, Workday, Cegid та інших вбудованого роз'єднувача ще немає: Certyneo надає повний REST API, вебхук для кожної події (підписана конверт, відхилена, експірована) та роз'єднувачі Zapier та Make, які охоплюють понад 4000 додатків третіх осіб, включаючи більшість SIRH на ринку. Вбудований роз'єднувач для вашої SIRH? Зв'яжіться з нашою командою інтеграції, щоб обговорити партнерство.
Як довго зберігаються підписані контракти?
Наші плани включають архівування на 10 років за замовчуванням, що відповідає найбільш суворим термінам соціального зберігання (реєстри персоналу, документи нещасних випадків/професійних захворювань). Контракти залишаються придатними до завантаження у будь-який час з вашої панелі керування зі вбудованим журналом аудиту в PDF.
Чи повинні кандидати створювати обліковий запис Certyneo для підпису?
Ні. Підписувач отримує безпечне посилання по електронній пошті та підписує прямо з браузера, без установки та створення облікового запису. Для розширених підписів він вводить код OTP, отриманий через SMS, щоб підтвердити свою особу.
Чи є електронний підпис дійсним у разі трудового спору?
Так. Доказова сила розширеного підпису визнана французькою та європейською судовою практикою. У разі спору ви надаєте підписаний PDF з журналом аудиту (час, IP, приблизна геолокація, валідація OTP), що становить міцний комплекс доказів для ради трудового арбітражу.
Чи можна масово підписати кілька контрактів з експорту SIRH?
Так. Функція «шаблони» дозволяє створити шаблон контракту з динамічними полями (ім'я, зарплата, посада, дата прийняття). Потім ви імпортуєте CSV з вашої SIRH, і Certyneo генерує та відправляє усі конверти партіями за кілька секунд.