Як довго потрібно зберігати дематеріалізовані відомості?

50 років від дати виписування відомості АБО до 75 років працівника (стаття D3243-8 Трудового кодексу). Цей період охоплює можливе відновлення трудового стажу для пенсії. Certyneo автоматично архівує кожну відомість протягом цього періоду у сумісному цифровому сейфі.

Як працівник отримує доступ до своїх відомостей?

Кожний працівник має особистий цифровий сейф, доступний за допомогою ідентифікатора + пароля або OTP SMS. Він може переглядати, завантажувати та друкувати свої відомості в будь-який час, включаючи після звільнення з компанії. Сейф сумісний з майбутнім перенесенням на особистий рахунок активності (CPA).

Чи може працівник відмовитися від дематеріалізації?

Так — в будь-який час. Працівник повідомляє про свій відмову роботодавцю (письмо, email, простий лист). Роботодавець повинен тоді повернутися до паперового формату «якнайшвидше» (судова практика: максимум 3 місяці). Ніякі причини не потрібні і ніякі санкції не можуть бути застосовані.

Які обов'язкові написи на відомості?

Особа роботодавця та працівника, період розрахунку, тривалість роботи, базова зарплата, премії, утримання, детальні соціальні внески (з 2018 року упрощена відомість), дохід до оподаткування, чистий до виплати, оплачувана відпустка, ставка утримання у джерелі. Жодної різниці з паперовою відомістю — змінюється лише носій.

Що відбувається, якщо компанія закривається або скуповується?

Цифровий сейф залишається доступним працівнику навіть після припинення трудового договору або ліквідації компанії. Certyneo гарантує портативність даних до нового хостера у разі зміни постачальника послуг у відповідності з декретом 2016-1762.

Який рівень підпису для роботодавця?

Розширена підпис (AES) рекомендована для роботодавця або уповноваженого з розрахунків: перевірка особистості через OTP SMS, унікальний сертифікат, кваліфікована мітка часу. Відповідає статті 26 регламенту eIDAS та сумісна з вимогами цілісності декрету 2016-1762.

Чи є дематеріалізована квитанція прийнятною для промислового арбітражу?

Так — розширена електронна підпис (AES) надає квитанції таку ж доказову силу, як паперова квитанція (стаття 1366 Цивільного кодексу). У разі спору щодо існування або змісту квитанції роботодавець надає журнал аудиту Certyneo, який підтверджує дату надання, ідентичність працівника-одержувача та цілісність документа.

Трудовий кодекс статті L3243-2 · закон Макрона · цифровий сейф на 50 років

Дематеріалізувати та підписати платіжну відомість онлайн

Дематеріалізована платіжна відомість, надана працівнику з повною юридичною силою. Відповідно до статті L3243-2 Трудового кодексу (закон Макрона від 6 серпня 2015 року) та Декрету № 2016-1762 — збереження протягом 50 років (або до 75 років працівника), презумоване згода працівника, право на явне заперечення, включений цифровий сейф.

Правова база: Статті L3243-2 — закон Макрона
Рівень підпису: AES eIDAS рекомендується
Юридичне збереження: 50 років або до 75 років працівника

Що таке дематеріалізована платіжна відомість?

Дематеріалізована платіжна відомість — це електронна версія платіжної відомості, розташована в безпечному цифровому сейфі працівника. З моменту прийняття закону Макрона від 6 серпня 2015 року (стаття 54) та Декрету від 16 грудня 2016 року роботодавець може надавати відомість в електронному вигляді без попередньої згоди працівника, за умови повідомлення за місяць до цього та дотримання умов збереження (50 років або до 75 років працівника — період, який охоплює можливе відновлення трудового стажу для пенсії). Працівник може заперечити це в будь-який час і попросити повернення до паперового формату.

Чому дематеріалізувати платіжні відомості?

Економія на витратах доставки

Без друку, конвертів, марок, ручної передачі. На 50 відомостях/місяць типова економія становить 1500-3000 € на рік для малого та середнього підприємства — без урахування часу HR на архівування паперу.

Цифровий сейф на 50 років

Кожний працівник має доступ до свого особистого цифрового сейфу, який зберігає всі його платіжні відомості протягом 50 років (або до його 75 років) у відповідності з нормативними вимогами. Сумісний з майбутнім перенесенням на особистий рахунок активності (CPA).

Презумоване згода — не потрібна попередня згода

З 2017 року роботодавець більше не повинен отримувати явну згоду працівника для переходу на електронну відомість. Письмового повідомлення за місяць достатньо. Працівник може заперечити в будь-який час і повернутися до паперового формату.

Audit trail, що можна оспорювати

Кожна відомість постачається з PDF-документом доказу: особа працівника-одержувача, час надання, хеш SHA-256 документа, журнал перегляду. Може бути оспорюватиме у разі трудового спору щодо наявності або змісту відомості.

Дематеріалізувати платіжну відомість за 4 кроки

Від генерування відомості до розміщення в цифровому сейфі менш ніж за 5 хвилин.

1. Повідомити працівників
Відправити інформаційне письмо або email працівникам щонайменше за 1 місяць до першого електронного надання. Вказати умови доступу до сейфу, період збереження та право на заперечення. Шаблон доступний у Certyneo.
2. Імпортувати відомості
Завантажте пакет платіжних відомостей (PDF) з вашого програмного забезпечення для розрахунку зарплати. Certyneo інтегрується з основними SaaS системами обліку зарплати (Silae, Sage, PayFit тощо). Автоматичне виявлення працівника-одержувача.
3. Електронно підписати (роботодавець)
Удосконалений підпис (AES) відомості роботодавцем або уповноваженою особою з обліку зарплати. Кваліфіковане позначення часу надання. Відповідно до статті L3243-2 та Декрету 2016-1762.
4. Розміщення в цифровому сейфі
Кожний працівник отримує сповіщення на email + має доступ до своєї відомості через свій особистий цифровий сейф. Автоматичне збереження на 50 років, експорт PDF в будь-який час.

Часті запитання

Чи потрібна згода працівника для дематеріалізації його відомостей?: Ні — з моменту прийняття закону Макрона (1 січня 2017 року) роботодавець може надавати відомість в електронному вигляді без попередньої згоди працівника, за умови повідомлення за місяць до цього будь-яким способом (письмо, email, оголошення). Працівник може заперечити в будь-який час і отримати повернення до паперового формату найшвидше.
Як довго потрібно зберігати дематеріалізовані відомості?: 50 років від дати виписування відомості АБО до 75 років працівника (стаття D3243-8 Трудового кодексу). Цей період охоплює можливе відновлення трудового стажу для пенсії. Certyneo автоматично архівує кожну відомість протягом цього періоду у сумісному цифровому сейфі.
Як працівник отримує доступ до своїх відомостей?: Кожний працівник має особистий цифровий сейф, доступний за допомогою ідентифікатора + пароля або OTP SMS. Він може переглядати, завантажувати та друкувати свої відомості в будь-який час, включаючи після звільнення з компанії. Сейф сумісний з майбутнім перенесенням на особистий рахунок активності (CPA).
Чи може працівник відмовитися від дематеріалізації?: Так — в будь-який час. Працівник повідомляє про свій відмову роботодавцю (письмо, email, простий лист). Роботодавець повинен тоді повернутися до паперового формату «якнайшвидше» (судова практика: максимум 3 місяці). Ніякі причини не потрібні і ніякі санкції не можуть бути застосовані.
Які обов'язкові написи на відомості?: Особа роботодавця та працівника, період розрахунку, тривалість роботи, базова зарплата, премії, утримання, детальні соціальні внески (з 2018 року упрощена відомість), дохід до оподаткування, чистий до виплати, оплачувана відпустка, ставка утримання у джерелі. Жодної різниці з паперовою відомістю — змінюється лише носій.
Що відбувається, якщо компанія закривається або скуповується?: Цифровий сейф залишається доступним працівнику навіть після припинення трудового договору або ліквідації компанії. Certyneo гарантує портативність даних до нового хостера у разі зміни постачальника послуг у відповідності з декретом 2016-1762.
Який рівень підпису для роботодавця?: Розширена підпис (AES) рекомендована для роботодавця або уповноваженого з розрахунків: перевірка особистості через OTP SMS, унікальний сертифікат, кваліфікована мітка часу. Відповідає статті 26 регламенту eIDAS та сумісна з вимогами цілісності декрету 2016-1762.
Чи є дематеріалізована квитанція прийнятною для промислового арбітражу?: Так — розширена електронна підпис (AES) надає квитанції таку ж доказову силу, як паперова квитанція (стаття 1366 Цивільного кодексу). У разі спору щодо існування або змісту квитанції роботодавець надає журнал аудиту Certyneo, який підтверджує дату надання, ідентичність працівника-одержувача та цілісність документа.

Також читайте

Дематеріалізуйте ваші наступні квитанції про заробітну плату

Безплатний постійний план (5 конвертів / місяць), без банківської карти. Відповідає закону Макрона та eIDAS. Цифровий сейф на 50 років включений.

Розпочати безплатно Див. тарифи