Hantering av notariella ärenden online: elektronisk signatur och uppföljning
Centralisera signeringen och uppföljningen av privata handlingar för varje klientärende i ditt notariekansli — arv, försäljning, fastighetsförvaltning, samägande — på ett enda utrymme. Varje ärende samlar sina undertecknare, sina signerade handlingar, sin granskningsspår och sina förfallodatum, i stället för att vara spridda mellan e-postlådor och pappersarkiv. Kompatibel med notariestatus (förordning nr 45-2590) och eIDAS-förordningen — rekommenderad avancerad signatur, historik bevarad per ärende.
- Rättslig ram
- Notariestatus · ärendeuppföljning
- Underteckningsnivå
- AES eIDAS rekommenderas
- Lagligt arkiv
- 10 år inkluderat
Varför centralisera uppföljningen av dina klientärenden?
En notariebyrå hanterar ständigt flera dussin ärenden parallellt — arvsskiften, försäljningar, delägande, förvaltningsuppdrag — vart och ett som inbegriper flera privata handlingar och flera undertecknare (arvingar, meddelägare, uppdragsgivare). Utan särskilt verktyg baseras uppföljningen på spridda e-postutbyten och pappersarkiv, med verklig risk att förlora spåret av en handling som väntar på signering eller ett kommande tidsfristen. Att centralisera elektronisk signering per ärende gör det möjligt att på ett klick hitta alla signerade handlingar, deras granskningsöversikt och identiteten på varje undertecknare, samt följa utvecklingen av varje sak utan att manuellt återskapa historiken.
Varför signera elektroniskt?
Ett utrymme per klientärende
Varje ärende (arvsskifte, försäljning, delägande, förvaltningsuppdrag) samlar sina privata handlingar, sina undertecknare och deras granskningsöversikt på samma plats, i stället för att vara spridda mellan e-postlådor och pappersarkiv.
Övervakning av utvecklingen i ett ögonkast
Status för varje handling synlig omedelbar: väntar på signering, signerad, påmind. Slut på manuella påminnelse-e-postmeddelanden för att ta reda på var en arving eller meddelägare står.
Flera undertecknare per ärende
Arvsskifte, delägande, delning: varje medklient får sin personliga länk med SMS-OTP. Sekventiell eller parallell signering beroende på ärende, utan omregistrering mellan varje handling.
Historik och granskningsöversikt bevarad per ärende
Varje handling i ärendet arkiveras med sitt bevis-PDF (identitet verifierad av SMS-OTP, tidsstämpel, SHA-256-hash). Exporterbar på ett klick för en efterträdande kollega eller vid tvister.
Procedur i 4 steg
Från förberedelse till juridisk arkivering, på mindre än 5 minuter.
1. Skapa klientärendet
Namnge ärendet (klientens namn, ärendetyp) och förbered den första privata handlingen att underteckna (honoraravtal, uppdrag, avtal mellan klienter).
2. Lägg till ärendets undertecknare
Notarie + klient(er) som berörda av ärendet. För ett arvsskifte eller delägande, lägg till alla medklienter; var och en får sin personliga säker länk.
3. Följ utvecklingen av handlingarna
Varje handling i ärendet visar sin status (väntande, signerad, påmind). Hitta på ett klick ärendets fullständiga historik, utan att behöva återskapa e-postutbytena.
4. Arkivera och exportera ärendet
De signerade handlingarna och deras granskningsöversikt förblir kopplade till ärendet under hela arkiveringsperioden enligt lag. Export möjlig för överföring till en efterträdande kollega.
Frågor som ofta ställs
- Kan man gruppera flera handlingar under samma klientärende?
- Ja. Varje ärende (arvsskifte, försäljning, delägande, förvaltningsuppdrag) centraliserar alla sina privata handlingar, sina undertecknare och deras granskningsöversikt på samma plats, i stället för att behandla varje handling isolerat.
- Hur följer man utvecklingen av ett ärende med flera arvingar?
- Varje arvtagares eller delägares signeringsstatus är synlig på ett ögonkast (väntar, signerad, påmind). Var och en får en personlig säker länk med SMS-OTP på sitt eget nummer.
- Ersätter ärendeuppföljningen en notariell affärsprogramvara?
- Nej — Certyneo centraliserar elektronisk signering och uppföljning av privathandlingar från advokatbyrån; det ersätter inte en fullständig notariell hanteringsprogramvara eller utfärdandet av autentiska handlingar, som ligger utanför dess omfattning.
- Kan man påminna en undertecknare som ännu inte har signerat sitt dokument?
- Ja, en påminnelse kan skickas direkt från ärendet utan att behöva gå igenom e-postutväxlingen igen.
- Bevaras ärendets historik efter signering av alla handlingar?
- Ja, varje handling förblir kopplad till sitt ärende med sin revisionsspårning (identitet verifierad via SMS-OTP, tidsstämpel, SHA-256-hash) under hela den rättsliga arkiveringsperioden och kan konsulteras när som helst.
- Hur överför man ett ärende till en efterträdande kollega?
- De signerade handlingarna och deras revisionsspårning kan exporteras från ärendet för överföring till en kollega vid övertagelse av byrå eller överlåtelse av kundkrets.
- Vilken signeringsnivå för handlingar i ett notariellt ärende?
- Avancerad signering (AES) rekommenderas för privathandlingar från advokatbyrån — tillåten i domstol (art. 1367 Civil Code), med en bevissamling knuten till varje handling.
- Vad kostar ärendeuppföljning för en notariebyrå?
- En permanent kostnadsfri plan gör det möjligt att testa flera ärenden med en månatlig kuvertkvotering. Betalda planer anpassas efter volymen ärenden som behandlas av byrån.
Läs även
- Elektronisk signering för notarier och notariebyrår
- Glossarium avancerad signatur (AES)
- Glossarium eIDAS-förordningen
- Certyneo-priser
- EIDAS-lösning för elektronisk signatur
- Elektronisk signatur för notarier och notariekansli
- Autentisk handling vs privat handling för notarier
- Arkivera dina notariella handlingar och följ upp deras förfallodatum
- Le Plan Métier Notariat : gestion de dossiers pour étude notariale
Centralisera uppföljningen av dina klientärenden
Permanent kostnadsfri plan (5 kuvert i 14 dagar, sedan 2/månad), utan bankkort. I enlighet med notariestatus och eIDAS. Historik och revisionsspårning bevaras per ärende.