Gå till huvudinnehål
Certyneo
Arkivering 10 år · bevisvärde · eIDAS AES

Arkivering och spårning av elektroniska notariala tidsfrister

Bevara dina studies privata handlingar med bevisvärde under hela den lagstadgade perioden, och följ de tidsfrister som är kopplade till dem — retraktionsfrist, fullmaktsförnyelse, avtalsförfallodatum. Varje arkiverad handling förblir konsultbar med sitt fullständiga granskningsspår (undertecknares identitet, tidsstämpel, dokumenthash), utan att behöva återskapa historiken manuellt vid en kontroll eller rättstvist.

Rättslig ram
Juridisk arkivering · bevisvärde
Underteckningsnivå
AES eIDAS rekommenderas
Lagligt arkiv
10 år inkluderat

Varför arkivering med bevisvärde är viktig för en notariekontor?

En notarieskrivs privata handlingar — honorarieöverenskommelser, arvsförvaltningsmandater, överenskommelser mellan klienter — måste bevaras under den tillämpliga preskriptionstiden (i regel 10 år för civila och kommersiella handlingar) och måste kunna åberopas vid granskning av Övre notariestyrrelsen eller tvister med en klient. Arkivering med bevisvärde är inte bara att lagra den signerade PDF:en: det bevarar också det fullständiga granskningsspåret — verifierad identitet för undertecknaren, tidsstämpel, dokumentets fingeravtryck — som visar handlingens tillförlitlighet på dagen då den ifrågasätts. Vissa handlingar har dessutom en egen tidsfrist (retraktionsfrist för ett mandat, varaktigheten för ett sekretessåtagande, förnyelse av en överenskommelse) som måste kunna spåras utan att manuellt gå igenom varje ärendehandling.

Varför signera elektroniskt?

Arkivering 10 år inkluderad

Varje privat handling arkiveras med sitt granskningsspår under 10 år (allmän preskriptionstid), utan ytterligare åtgärder, med möjlighet till förlängning för arvsärenden som behöver bevaras längre.

Fullständigt och exporterbart granskningsspår

Undertecknares identitet verifierad via SMS-engångskod, RFC 3161-tidsstämpel, SHA-256-fingeravtryck för dokumentet. Bevisakten exporteras med ett klick för granskning av Övre notariestyrrelsen eller rättstvist.

Spårning av tidsfrister per handling

Retraktionsfrist, mandatsförnyelse, avtalsförfallodatum: varje handling bevarar den information som krävs för att hitta dess tidsfrister utan att börja om från början.

Yrkeshemlighet bevarat vid arkivering

TLS 1.3-kryptering under överföring, AES-256 i vila, strikt dataisolering per kontor, 100 % EU-hosting (IONOS), utan outsourcing utanför EU — även för handlingar arkiverade långsiktigt.

Procedur i 4 steg

Från förberedelse till juridisk arkivering, på mindre än 5 minuter.

  1. 1. Underteckna handlingen under privat sigill

    Handlingen undertecknas i avancerad signatur (AES) med identitetsverifiering via OTP SMS från varje klient.

  2. 2. Automatisk arkivering med bevisvärde

    Den slutförda handlingen och dess fullständiga granskningsspår arkiveras automatiskt utan ytterligare hantering från kansliets sida.

  3. 3. Följ bifogade förfallodatum

    Du kan när som helst hitta förfallodatum kopplade till handlingen (återkallningsperiod, förnyelse, avtalstid) direkt från dess mapp.

  4. 4. Exportera vid revision eller tvister

    Bevisens PDF-fil och det fullständiga granskningsspåret exporteras med ett klick, för en kollega som efterträdare, högsta notarieklubben eller vilken domstol som helst.

Frågor som ofta ställs

Hur länge måste en notarie behålla sina handlingar under privat sigill?
Minst 10 år, vilket är den allmänna preskriptionstiden som gäller för civila och kommersiella handlingar. För handlingar relaterade till en arvemassa eller förmögenhetsmapp rekommenderas längre bevarande. Certyneo arkiverar 10 år inklusive, med utökning tillgänglig.
Vad är arkivering med bevisvärde?
Det är bevarandet av den undertecknade dokumenten tillsammans med dess fullständiga granskningsspår — verifierad identitet för undertecknaren, tidsstämpel, dokumentets avtryck — vilket gör det möjligt att bevisa handlingens tillförlitlighet vid en tvist, inte bara lagra den.
Hur följer man återkallningsperioden för ett notariebeslut?
Återkallningsperioden som är tillämplig på vissa beslut förblir kopplad till den arkiverade handlingen, konsulterbar från dess mapp utan att behöva gå igenom kommunikationshistoriken med klienten på nytt.
Vad händer om en arkiverad handling bestrids av en klient?
Bevisens PDF-fil och det fullständiga granskningsspåret (identitet verifierad via OTP SMS, RFC 3161-tidsstämpel, SHA-256-hash) exporteras med ett klick, verkställbar inför alla civila och kommersiella domstolar och inför högsta notarieklubben vid tvister om disciplin.
Respekterar elektronisk arkivering notariernas yrkeshemlighet?
Ja — TLS 1.3-kryptering vid överföring, AES-256 i vila, strikt dataisolering per kansli, 100 % EU-värd (IONOS) utan underleverantörer utanför EU, DPA i enlighet med GDPR med specifika klausuler för notariernas yrkeshemlighet.
Kan man exportera en arkiverad handling för en efterträdande kollega?
Ja, varje handling och dess granskningsspår förblir exporterbara när som helst från dess mapp, för överföring till en kollega vid övertagande av kansli eller försäljning av klientel.
Fungerar uppföljningen av förfallodatum även för handlingar med flera undertecknare?
Ja — för en handling som involverar flera arvingar eller delägare förblir förfallodatumet kopplat till själva handlingen, oberoende av antalet undertecknare.
Omfattar arkivering med bevisvärde även elektroniska autentiska handlingar?
Nej — den elektroniska autentiska handlingen (art. 1369 Code civil, dekret 2005-973) bevaras enligt en anordning som är specifik för notarieyrket, utanför Certyneo:s omfattning. Denna arkivering omfattar privatskrivna handlingar från notariebyrån.

Läs även

Arkivera dina notariehandlingar med full trygghet

Permanent gratisplan (5 kuvert i 14 dagar, sedan 2/månad), utan kreditkort. Arkivering med bevisvärde 10 år inkluderad, i enlighet med notariernas status och eIDAS.

Börja gratis Se priserna