Elektronisk signatur av en inköpsorder

Varför digitalisera inköpsorder

Varför digitalisera inköpsorder

Inköpsorder (PO) är hjärtat i B2B-inköpsflöden. Att låta dem signera elektroniskt förkortar den kommersiella cykeln, undviker leverans-/faktureringstvister och spårar köparens åtagande.

Rekommenderad nivåDenenkel signatur (SES)

räcker för de flesta inköpsorder. Snabb, friktionsfri, det materialiserar köparens åtagande.För högvärdiga BCs (> 50 000 €) eller inom reglerade sektorer (försvar, hälsa), föredrarFör högvärdiga BCs (> 50 000 €) eller inom reglerade sektorer (försvar, hälsa), föredrar

AES

1. .
2. Typisk procedur
3. Säljaren genererar BC från ERP (SAP, Sage, Oracle, Cegid)
4. Exportera till PDF och skickas till köparen via signaturplattform

Köparen undertecknar med några få klick ⬥ matar ERP automatiskt ⬥⥬ (order, fakturering)

ERP-integrationer

• ERP-integrationerStora ERP:er gränssnitt med signaturplattformar via API:
• SAP ⬥⬥⬥: inbyggd anslutning via PI/PO eller SAP Ariba ⬥⬥⥬⬥ API: Zapier och SageOracle ⬥⬥⬥: REST API
• Cegid ⬥⬥⬥: dedikerade pluginsNär säljaren väl har integrerats behöver säljaren inte göra något manuellt: PO startar automatiskt vid underskrift när en offert accepteras.
• Mätbara fördelarMätbara fördelar

signaturtid dividerat med 5 till 10

0 f.Kr. förlorade (alla arkiverade)

• fakturering utlöses snabbare (positiva kontanter för emittenten)
• ⬥⬥⬥ fel
• Skicka en PO utan bifogad CGV
• Nämn felaktiga priser (valfri korrigering = återutgivning)

Glöm att inkludera leveransvillkor

• Glöm att inkludera leveransvillkor
• Använd AES för intern PO (överdimensionerad)
• Användningsfall för industriell utrustning 400 f.Kr./månad. Digital resa:
• BC-generering från SAP

skickar in SES till kundköparen

automatisk uppföljning på D+3

• genomsnittlig signatur på D+1,5
• genomsnittlig signatur på D+1,5
• automatisk SAP-orderförsörjning
• sparad F 5 Administrativ tid sparad. till reklamfilmen.
• Hur Certyneo hjälper dig

Certyneo integrerar med de viktigaste ERP:erna (SAP, Sage, Oracle, Cegid) via API. BCs signeras automatiskt när en offert accepteras. Mallar för villkor, automatiska påminnelser, instrumentpanel av säljare.

Upptäck Certyneos elektroniska signaturlösning

Vanliga frågor

Är en undertecknad PO bindande för köparen?

Är en undertecknad PO bindande för köparen?

Ja, som ett avtalsdokument som initierar en beställning.

Kan vi avbryta en undertecknad PO?

Enligt T&C:erna: vanligtvis möjligt före leverans, svårare efter.

Räcker SES för en BC på 100 000 €?

Tekniskt sett ja, men AES är att föredra som bevis.

Hur länge ska man ha en BC?

Hur länge ska man ha en BC?

10 år (kommersiell del).

Kan vi associera en PO med en dematerialiserad leverans?

Ja, via EDI- eller ERP-integration.

Slutsats

Att få inköpsorder signerade elektroniskt effektiviserar dina inköpsflöden och säkrar din fakturering. ERP-integration gör processen nästan osynlig.

Testa Certyneo för att enkelt, snabbt och säkert skicka, signera och spåra dina dokument online.