Signera en inköpsorder online på mindre än 2 minuter

Juridisk ram

Artikel L441-9 i handelsbalken

Signeringsnivå

AES eIDAS rekommenderas

Juridisk arkivering

10 år ingår

Vad är en elektroniskt signerad inköpsorder?

Inköpsordern (IO) är dokumentet genom vilket en köpare bekräftar en beställning hos en leverantör: produkt- eller tjänstereferens, kvantiteter, enhetspris, leverans- och betalningsvillkor. Artikel L441-9 i handelsbalken kräver att numret på den inköpsorder som köparen upprättat anges på fakturan, och artikel L123-22 ålägger näringsidkare att under 10 år bevara sina verifikationer, däribland IO:er. Avancerad elektronisk signatur (AES) tidsstämplar utfärdandet av IO:n med en bevisnivå som kan åberopas vid handelsdomstolen. Artikel 1366 i civillagen ger elektroniska handlingar samma beviskraft som pappershandlingar — Certyneo garanterar identifieringen av undertecknaren (OTP via två kanaler) och dokumentets integritet (SHA-256-avtryck inbäddat i PDF:en).

Varför signera inköpsordern elektroniskt?

Underteckna en inköpsorder i 4 steg

Från utfärdandet av inköpsordern till lagring med bevisvalue, på mindre än 5 minuter.

1. 1. Ladda upp inköpsordern

   Ladda upp din PDF (inköpsorder från Sage, EBP, Cegid, Pennylane eller Certyneo-mall) eller börja från en mall. Obligatoriska uppgifter: köparreferens, produktnamn/tjänstebeskrivning, kvantitet, pris exklusive moms, betalningsvillkor, leveransvillkor, utföringsort.

2. 2. Lägg till undertecknare och godkännare

   Ange namn och e-postadress för köparens undertecknare. För inköpsorder som innebär höga belopp lägger du till en godkännare (inköpsledning, finansledning) som medundertecknare. Varje part får en personlig säker länk.

3. 3. Välj eIDAS-nivå

   Avancerad signatur (AES) rekommenderas för B2B-inköpsorder: identitetsverifiering via SMS OTP, unikt certifikat per signerare, RFC 3161-tidsstämpel. Överensstämmer med artikel 26 i förordningen eIDAS. Enkel signatur (SES) är fortfarande möjlig för inköpsorder av mycket lågt värde.

4. 4. Underteckna och arkivera

   Köparen (och eventuella godkännare) undertecknar från sin telefon eller dator. Den godkända inköpsordern + bevisunderlaget i PDF arkiveras automatiskt i 10 år, tillgänglig när som helst från din kontrollpanel för skattekontroller eller leverantörstvistemål.

Frågor som ofta ställs

Binder en elektroniskt undertecknad inköpsorder köparen?

Ja. Inköpsordern är ett bindande köpanbud från det ögonblick den undertecknas. Artikel 1101 i Code civil betecknar den som en viljeöverenskommelse som skapar förpliktelser. Certyneos avancerade elektroniska signatur identifierar formellt undertecknaren (OTP-kod via SMS) och garanterar integriteten hos inköpsordern såsom den utfärdades (SHA-256-fingeravtryck integrerat i PDF:en). Kan åberopas vid handelsdomstolen om leverantören bestrider den.

Vilken signeringsnivå ska jag välja: SES, AES eller QES?

För en B2B-inköpsorder som förpliktar företagets kommersiella ansvar är avancerad signatur (AES) professionell standard — identitetsverifiering via SMS OTP, unikt certifikat per signerare, RFC 3161-tidsstämpel. SES (enkel signatur) är fortfarande möjlig för inköpsorder av mycket lågt värde. QES är sällan nödvändig för vanliga kommersiella beställningar.

Hur hanteras en inköpsorder med flera godkännanden (inköpsledning + finansledning)?

Certyneo hanterar inbyggt sekventiella eller parallella signaturer. Du konfigurerar ordningen (till exempel: köpare först, sedan inköpschef, sedan finanschef över 50 k€), varje godkännare får sin länk i rätt steg, och en unik spårningskedja spårar alla signaturer med sina respektive tidsstämplar.

Hur länge måste jag bevara en inköpsorder?

10 år från utgången av räkenskapsåret, i enlighet med artikel L123-22 i den franska handelsbalken. Certyneo bevarar den undertecknade inköpsordern och dess eIDAS-spårningskedja under hela denna period, kostnadsfritt, med omedelbar åtkomst från din kontrollpanel för att svara på skattekontroll, Urssaf-kontroll eller årlig revision från stora annonsörer.

Uppfyller den elektroniska inköpsordern skriftkravet för fakturering?

Ja. Artikel 1366 i den franska civilbalken ger elektronisk skrift samma bevisvärde som pappersform. Certyneos avancerade signatur (AES) uppfyller kravet på undertecknarens identifiering enligt artikel 1367. För fakturering utgör den elektroniskt undertecknade inköpsordern en godtagbar verifikation, vars nummer ska anges på fakturan (artikel L441-9 i den franska handelsbalken).

Kan jag länka inköpsordern till fakturan som utfärdas senare?

Ja — SHA-256-fingeravtrycket från den undertecknade inköpsordern kan refereras i fakturan som utfärdas senare (inköpsordernummer + tidsstämpelat utfärdandedatum). Denna spårning underlättar leverantörsavstämnningar och skattekontroller, särskilt vid tvister om pris eller levererad mängd.

Integreras Certyneo med min ERP eller förvaltningsverktyg?

Ja, via inbyggda Zapier- och Make-kopplingar och våra webhooks. Du kan automatiskt utlösa skapandet av ett Certyneo-kuvert vid godkännandet av en inköpsorder i Sage, EBP, Cegid, Pennylane, SAP eller någon annan ERP. Vår REST-API är dokumenterad på certyneo.com/developers för anpassade integrationer.

Kan den elektroniskt undertecknade inköpsordern tas upp i handelsdomstolen?

Ja — fransk rättspraxis erkänner eIDAS-överensstämmande elektroniska signaturer. Den avancerade signaturen (AES) är godtagbar som bevis (art. 1366 och 1367 i den franska civilbalken); eftersom presumtionen om tillförlitlighet är förbehållen den kvalificerade signaturen styrks dess tillförlitlighet genom presentationen av eIDAS-spårningskedjan inför domstolen (bevisunderlag i PDF som automatiskt levereras av Certyneo). Erkänd av franska handelsdomstolar för leverantörstvistemål.

Läs också

• Elektronisk signatur för affärsgrupper
• Ordlista — avancerad signatur (AES)
• Kvalificerad signering eIDAS (QES)
• Certyneo-prissättning
• EIDAS-lösning för elektronisk signatur
• Skriv under ett pris på nätet