Hur man skickar ett dokument att signera

5-stegsproceduren

5-stegsproceduren

Att skicka ett dokument som ska signeras elektroniskt tar mindre än 5 minuter. Här är steg-för-steg-processen.

• 1. Förbered dokumentet
• Exportera till PDF (rekommenderas)
• Kontrollera mobilläsbarhet (80 % av undertecknarna skriver på mobilen)
• Korrekturläs för att eliminera stavfel och fel ⬥⬥ om nödvändigt ⬥ Bifoga vid behov ⬥ 2. Skapa ett kuvert

På din signaturplattform:

På din signaturplattform:

• nytt dokument → ladda upp PDF:en
• namnge kuvertet (dokumentets ämne + undertecknare)

3. Lägg till undertecknarna ⬥⬥⬥⬥ För varje undertecknarens namn:

e-post

• telefon (för OTP SMS om AES)
• roll (undertecknare, godkännare, CC)
• roll (undertecknare, godkännare, CC)
• Definiera ordning: parallell (allt på samma gång) eller sekventiell.

4. Placera fälten

Dra till PDF:en:

signaturfält (obligatoriskt)

• valfria fält: datum, namn, fritext, kryssruta, initialer per sida
• med rätt teckenfärg (där med rätt färg).

med rätt teckenfärg (där med rätt färg).

5. Konfigurera och skicka

Alternativ för att konfigurera:

• signaturnivå: SES eller AES
• utgångsdatum (normalt 15-30 dagar)
• automatiska påminnelser, D+7+3 meddelanden, D+7+3
• Klicka på "Skicka". Undertecknarna får sin e-post direkt.

Klicka på "Skicka". Undertecknarna får sin e-post direkt.

Spåra dokumentet

Från din instrumentpanel, följ i realtid:

• skickat → öppnat → signerade
• aviseringar (e-post, Slack, Teams)
• manuell omstart möjlig ⬥ Bästa praxis test alltid ⬥ Bästa metoder med kollega inför en viktig sändning

Tillhandahålla en kontaktkanal för nybörjare

• Tillhandahålla en kontaktkanal för nybörjare
• Arkivera systematiskt det undertecknade dokumentet
• Undvik att skicka på fredagskvällar eller helger
• Frekventa fel ⬥⬥⬥⬥ skriv vilken e-postadress eller gammal adress Glömde lägga till en undertecknare

Placera inte ett signaturfält

• Filen är för stor (> 10 MB → långsam på mobilen)
• Skicka utan korrekturläsning
• Skicka utan korrekturläsning
• Konkret fall: säljare
• 20 säljare skickar offerter per vecka. Rutin:

Generering från HubSpot (citat + CGV)

Automatisk sändning i SES via integration

1. Påminnelser D+2 och D+5
2. Slack-aviseringar i realtid
3. Slack-aviseringar i realtid
4. Mänsklig uppdatering: C. 0 minuter per försändelse.
5. Hur Certyneo hjälper dig

Certyneo gör det snabbt och pålitligt att skicka ett dokument för att signera: intuitivt dra-släpp-gränssnitt, mallar för återkommande dokument, CRM-integrationer, realtidsövervakning, automatiska påminnelser. Allt på mindre än 3 minuter.

Upptäck Certyneos elektroniska signaturlösning

Vanliga frågor

Hur lång tid tar leveransen?

Hur lång tid tar leveransen?

2-5 minuter för ett enkelt dokument.

Kan vi skicka samma dokument till flera undertecknare?

Ja, allt i samma kuvert, parallell eller sekventiell ordning.

Ska vi informera undertecknaren i förväg?

Krävs inte, men rekommenderas för nybörjare.

Kan vi avboka en leverans?

Kan vi avboka en leverans?

Ja, innan du skriver under. Efteråt, nej.

Kan undertecknaren överlåta till någon annan?

Beroende på konfiguration. Som standard, nej.

Slutsats

Att skicka ett dokument för att signera är en enkel gest som har blivit vardag. När rutinen väl är etablerad förvandlas dina avtalscykler.

Testa Certyneo för att enkelt, snabbt och säkert skicka, signera och spåra dina dokument online.