Hur man arkiverar ett elektroniskt signerat dokument

Varför korrekt arkivering är viktigt

Ett elektroniskt signerat dokument har bara värde om beviset förblir tillgängligt och verifierbart under hela den lagstadgade tiden — ibland 10, 20 eller till och med 30 år. Slarvig arkivering = försvagat bevis vid en tvist.

Tidsfrister att respektera

• Handelsavtal: 10 år (den franska handelslagen)
• Anställningsavtal: 5 år efter avslut
• Fakturor: 10 år (bokföring), 6 år (skatt)
• Hyresavtal: löptid + 5 år
• Notariehandlingar: 30 år
• Försäkring: 2 till 10 år beroende på typ

Bevara det signerade PDF-dokumentet och granskningsspåret under den längsta tillämpliga perioden.

Arkivformaten

• PAdES-B-B: grundläggande, enkel elektronisk signatur
• PAdES-B-T: + kvalificerad tidsstämpling
• PAdES-B-LT: + certifikatkedja
• PAdES-B-LTA: + periodiska tidsstämplingar (fleråtionderslång giltighet)

För långtidsarkivering, föredra PAdES-B-LTA.

De 3 alternativen för arkivering

1. Extern arkivering (plattform)

Signeringsplattformen bevarar era dokument under X år. Ingår i de flesta abonnemang.

Fördelar: ingen ansträngning, uppfyller eIDAS Nackdelar: beroende av leverantören, återförbarheten måste kontrolleras

2. Intern arkivering

Era dokument bevaras på era egna servrar eller i ett dedikerat elektroniskt arkivsystem.

Fördelar: full kontroll Nackdelar: kostnad, kräver intern kompetens

3. Elektroniskt arkivsystem med bevisvärde

Elektroniskt arkivsystem certifierat enligt NF Z42-013. Den högsta nivån av regelefterlevnad.

Fördelar: presumtion om juridisk tillförlitlighet Nackdelar: hög kostnad, ofta överdimensionerat för små och medelstora företag

Goda rutiner

• Bevara PDF + granskningsspår, aldrig det ena utan det andra
• Redundans: flera platser, flera lagringsmedier
• Regelbunden kontroll: var 6:e till 12:e månad, bekräfta att dokumenten är läsbara
• Dokumentation: skriftliga rutiner
• Återställningstester varje år

Vanliga misstag

• Att bara spara PDF-filen, inte granskningsspåret
• Att lagra på ett enda medium (intern hårddisk)
• Att använda ett moln utan bevarandeklausul
• Att glömma branschspecifika tidsfrister
• Att inte testa återställningen

Migrering av arkiv

Om ni byter signeringsleverantör:

1. Exportera alla signerade dokument + granskningsspår
2. Importera till det nya systemet eller ett dedikerat elektroniskt arkivsystem
3. Kontrollera integriteten (SHA-256-fingeravtryck)
4. Behåll tillfälligt tillgång till det gamla systemet

Konkret fall: ett litet/medelstort företag som byter leverantör

Ett företag med 50 anställda, 3000 signerade dokument samlade under 5 år. Migrering:

• automatiserad export via API
• import till ny leverantör + externt elektroniskt arkivsystem som säkerhetskopia
• stickprovskontroll (50 kontrollerade dokument)
• gamla leverantören avslutades efter 3 månader

Total tid: 4 veckor. Ingen förlust.

Så här hjälper Certyneo er

Certyneo inkluderar en arkivering på 10 år i alla abonnemang, med geografisk redundans inom EU, versionshantering och fullständig export när som helst (total återförbarhet). PAdES-B-T-formatet som standard, PAdES-B-LTA som tillval för kritiska dokument.

Upptäck Certyneos lösning för elektronisk signatur

Vanliga frågor

Måste jag skriva ut mina signerade dokument?

Nej, det är onödigt och kontraproduktivt (förlust av bevisvärdet).

Räcker ett vanligt moln (Google Drive, Dropbox)?

För själva PDF-filen ja, men inte för bevisvärdet. Föredra en dedikerad arkiveringslösning.

Vad ska jag göra om min signeringsplattform stänger?

PAdES-PDF-filer förblir verifierbara offline. Exportera granskningsspåren regelbundet.

Bör arkiven krypteras?

Rekommenderas för känsliga dokument. Var noga med att bevara nycklarna under lång tid.

När börjar 10-årsperioden?

För ett handelsavtal: vid avslutad fullgörelse. För ett anställningsavtal: vid avtalets slut.

Slutsats

God arkivering är livförsäkringen för era elektroniska signaturer. Välj den lösning som passar era behov (extern arkivering för de flesta små och medelstora företag, NF Z42-013-certifierat elektroniskt arkivsystem för kritiska fall), och testa regelbundet.

Prova Certyneo för att skicka, signera och följa upp era dokument online enkelt, snabbt och säkert.