Hur man arkiverar ett elektroniskt signerat dokument

Varför arkivera rätt

Varför arkivera rätt

Ett elektroniskt signerat dokument har bara ett värde om beviset förblir tillgängligt och verifierbart under hela rättsperioden — ibland 10, 20, till och med 30 år. Slarvig arkivering = försvagad bevisning vid tvist.

• Varaktighet som ska respekterasVaraktighet som ska respekteras
• Kommersiella avtal ⬥⬥⬥: 10 år (handelsbalken)Anställningsavtal ⬥⬥⬥: 5 år efter avslutad
• Anställningsavtal ⬥⬥⬥: 5 år efter avslutadfakturering:1 år, (faktura) 6 år (skatt)
• Hyresavtal ⬥⬥⬥: varaktighet + 5 årNotariehandlingar ⬥⬥⬥: 30 år
• Notariehandlingar ⬥⬥⬥: 30 årFörsäkring ⬥⬥⬥⬥: Behåll 2 till typ
• Signerad PDFSignerad PDF

ochrevisionsspårför den längsta tillämpliga perioden.för den längsta tillämpliga perioden.Arkivformat

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: grundläggande, enkel signatur

• PAdES-B-B ⬥⬥⬥: grundläggande, enkel signaturPAdES-B-T ⬥⬥⬥: + kvalificerad tidsstämpel ⬥⬥⬥⬥ certifikat PAd-B
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodiska tidsstämplar (multi-dekadal)För lång arkivering, gynna
• För lång arkivering, gynnaPAdES-B-LTA
• ..

De 3 arkiveringsalternativen1. Outsourcad arkivering (plattform)1. Outsourcad arkivering (plattform)

Signaturplattformen sparar dina dokument i X år. Ingår i de flesta planer.

Fördelar ⬥⬥⬥: ingen ansträngning, eIDAS-kompatibel

Nackdelar ⬥⬥⬥: beroende av tjänsteleverantören, reversibilitet som ska verifieras

Nackdelar ⬥⬥⬥: beroende av tjänsteleverantören, reversibilitet som ska verifieras2. Intern arkiveringDina dokument förvaras på dina servrar eller en dedikerad SAE.Dina dokument förvaras på dina servrar eller en dedikerad SAE.

Fördelar ⬥⬥⬥: total kontroll

Nackdelar ⬥⬥⬥: kostnad, intern kompetens krävs

3. SAE med bevisvärde3. SAE med bevisvärdeCertifierat elektroniskt arkiveringssystemNF Z42-013 ⬥ ⬥⬥ Den högsta nivån av efterlevnad.

NF Z42-013 ⬥ ⬥⬥ Den högsta nivån av efterlevnad.

Fördelar ⬥⬥⬥: presumtion om rättslig tillförlitlighetNackdelar ⬥⬥⬥: hög kostnad, överdimensionerad för små och medelstora företagBästa tillvägagångssätt

Bästa tillvägagångssättBehållPDF + revisionsspår ⬥⬥⬥, aldrig det ena utan det andra ⬥⬥Fund: Redovisning multi-site, multi-supportPDF + revisionsspår ⬥⬥⬥, aldrig det ena utan det andra ⬥⬥Fund: Redovisning multi-site, multi-support

Regelbunden verifiering ⬥⬥⬥: var 6-12:e månad, bekräfta att dokument är läsbara

• Dokumentation ⬥⬥⬥: skriftliga procedurerDokumentation ⬥⬥⬥: skriftliga procedurerÅrliga restaureringstester ⬥ ⬥ frekventa restaureringstester ⬥⬥
• Behåll endast PDF:en, inte revisionsspåretLagra på ett enda medium (intern hårddisk)
• Lagra på ett enda medium (intern hårddisk)Använd ett moln utan lagringsklausul
• Glöm varaktigheterna som är specifika för vissa sektorer ⬥⬥⬥⬥ ⬥⬥⬥⬥ Testa inte återställningenGlöm varaktigheterna som är specifika för vissa sektorer ⬥⬥⬥⬥ ⬥⬥⬥⬥ Testa inte återställningen
• Om du byter signaturleverantör:Exportera alla signerade dokument + revisionsspår

Importera till det nya systemet eller en dedikerad SAE

• Importera till det nya systemet eller en dedikerad SAE
• Kontrollera integriteten (SHA-256 fingeravtryck) ⬥⬥⬥⬥ ME: Behåll tillfälligt åtkomst till det gamla systemet byta tjänsteleverantör
• SME med 50 anställda, 3000 undertecknade dokument samlade under 5 år. Migrering:
• SME med 50 anställda, 3000 undertecknade dokument samlade under 5 år. Migrering:
• automatisk export via API

import till ny tjänsteleverantör + extern SAE som backup

verifiering genom prov (50 dokument kontrollerade)

1. verifiering genom prov (50 dokument kontrollerade)
2. gammal tjänsteleverantör avslutades efter 3 månader
3. Total varaktighet: Noll förlust.
4. Total varaktighet: Noll förlust.

Hur Certyneo hjälper dig

Certyneo inkluderar

• Certyneo inkluderar
• 10 års arkivering
• i alla planer, med geografisk redundans i EU, versionshantering och fullständig export när som helst (total reversibilitet). PAdES-B-T-format som standard, PAdES-B-LTA valfritt för viktiga dokument.
• Upptäck Certyneos elektroniska signaturlösning

Upptäck Certyneos elektroniska signaturlösning

Vanliga frågor

Ska jag skriva ut mina signerade dokument?Ska jag skriva ut mina signerade dokument?Nej, värdelöst och kontraproduktivt (förlust av bevisvärde).

Räcker det med ett standardmoln (Google Drive, Dropbox)?

För PDF:en ja, men inte för bevisvärdet. Föredrar dedikerad arkivering.

För PDF:en ja, men inte för bevisvärdet. Föredrar dedikerad arkivering.

Vad ska jag göra om min signaturplattform stängs?

PAdES PDF-filer förblir verifierbara offline. Exportera revisionsspår regelbundet.

PAdES PDF-filer förblir verifierbara offline. Exportera revisionsspår regelbundet.

Ska arkiv krypteras?

Rekommenderas för känsliga dokument. Var noga med att behålla nycklarna länge.

När börjar 10-årsperioden?

När börjar 10-årsperioden?

För ett kommersiellt kontrakt: slut på utförande. För ett anställningsavtal: kontraktets slut.

Slutsats

Slutsats

Bra arkivering är livförsäkringen för dina elektroniska signaturer. Välj formeln anpassad till dina utmaningar (utlagd för de flesta små och medelstora företag, SAE NF Z42-013 för kritiska fall), testa regelbundet.

Testa Certyneo för att enkelt, snabbt och säkert skicka, signera och spåra dina dokument online.