Semnătură electronică: act autentic sau sub semnătură privată, ce diferență pentru un notar?

Cadrul juridic

Art. 1369 C. civ. · decretul 2005-973

Nivelul de semnătură

AES eIDAS recomandată

Arhiva legală

10 ani inclusă

Act autentic electronic și semnătură avansată: două regimuri distincte

ACTUL AUTENTIC ELECTRONIC (AAE) este definit de articolul 1369 din Codul civil și decretul nr. 2005-973 din 10 august 2005: privește actele care intră sub monopolul notarial (vânzare imobiliară, donație, testament autentic, contract de căsătorie) și necesită o semnătură electronică calificată a notarului prin intermediul unui dispozitiv securizat propriu profesiei (card REAL, platforma Telact sau echivalent), în afara perimetrului Certyneo. SEMNĂTURA ELECTRONICĂ AVANSATĂ (AES), definită de regulamentul eIDAS, se aplică actelor SUB SEMNĂTURĂ PRIVATĂ pe care biroul notarial le semnează în cadrul misiunii sale — convenție de onorarii, scrisoare de misiune, mandat de gestiune succesorală, acord tranzacțional între moștenitori, angajament de confidențialitate. Aceste acte nu intră sub articolul 1369 și sunt valabil semnate în AES, cu un nivel de probă recunoscut de articolul 1367 din Codul civil. Confundarea celor două regimuri este o greșeală frecventă: natura actului (autentic sau sub semnătură privată), și nu calitatea semnatarului, determină nivelul de semnătură necesar.

De ce să semnați electronic?

Procedură în 4 etape

De la pregătire la arhivare legală, în mai puțin de 5 minute.

1. 1. Identificați natura actului

   Verificați dacă actul intră sub monopolul notarial (autentic) sau sub misiunea de consiliere a biroului (sub semnătură privată). Doar al doilea este acoperit de Certyneo.

2. 2. Pregătiți actul sub semnătură privată

   Încărcați proiectul (convenție de onorarii, mandat, scrisoare de misiune, acord tranzacțional) și verificați mențiunile obligatorii ale statutului notarilor.

3. 3. Semnați în AES

   Adăugați notarul și clientul/clienții; fiecare semnează cu verificare identității prin OTP SMS, conform articolului 26 al regulamentului eIDAS.

4. 4. Arhivare cu calificarea corectă

   Actul este arhivat ca act sub semnătură privată, cu pista de audit corespunzătoare — distinct de registrul actelor autentice ținut de cabinet.

Întrebări frecvente

Care este diferența dintre actul autentic electronic și semnătura avansată ?

Actul autentic electronic (AAE, art. 1369 Cod civil) privește actele monopolului notarial și necesită o semnătură calificată prin intermediul unui dispozitiv dedicat profesiei. Semnătura avansată (AES) se aplică actelor sub semnătură privată ale cabinetului și este suficientă pentru valabilitatea și forța probantă a acestora (art. 1367 Cod civil).

Permite Certyneo semnarea unui act autentic (vânzare, donație, testament) ?

Nu. Aceste acte se supun articolului 1369 al Codului civil și decretului nr. 2005-973, care impun un dispozitiv calificat propriu profesiei notariale (card REAL, platforma Telact). Certyneo acoperă exclusiv actele sub semnătură privată ale cabinetului.

Poate un notar să utilizeze Certyneo pentru o parte din activitatea sa ?

Da — pentru toate actele sub semnătură privată legate de misiunea sa : convenții de onorariu, scrisori de misiune, mandate de gestionare succesională, acorduri între clienți. Actul autentic rămâne tratat prin dispozitivul dedicat al cabinetului.

Cum să se știe dacă un act trebuie să fie autentic sau poate rămâne sub semnătură privată ?

Legea și practica notarială determină natura fiecărui act : vânzarea imobiliară, donația și testamentul sunt autentice prin natură ; o convenție de onorariu sau un acord între clienți rămâne, cu excepția unor cazuri speciale, un act sub semnătură privată.

Are semnătura avansată (AES) aceeași valoare ca o semnătură calificată ?

Nu — semnătura calificată beneficiază de o prezumție de fiabilitate (art. 1367 Cod civil), rezervată dispozitivelor certificate ca cele utilizate pentru actul autentic. Semnătura avansată este acceptabilă în instanță, dar fiabilitatea sa se demonstrează prin pista de audit, fără prezumție automată.

Ce acoperă decretul nr. 2005-973 privind actul autentic electronic ?

Acesta stabilește condițiile în care un act notarial poate fi întocmit pe suport electronic : semnătură electronică calificată a notarului, conservare de către un oficial public sau ministru, și transmitere la registrul central al dispozițiilor de ultă hotărâre pentru testamente.

Se pot amesteca acte autentice și acte sub semnătură privată în același dosar client ?

Da, în practică un același dosar (o succesiune, de exemplu) poate cuprinde un act autentic tratat prin dispozitivul dedicat al cabinetului și mai multe acte sub semnătură privată (convenție de onorariu, acord tranzacțional între moștenitori) semnate prin Certyneo.

Unde să se găsească cadrul legal aplicabil actelor sub semnătură privată notariale ?

Ordonanța nr. 45-2590 din 2 noiembrie 1945 stabilește statutul notarilor, articolul 1367 al Codului civil recunoaște forța probantă a semnăturii electronice, iar regulamentul eIDAS (UE) nr. 910/2014 definește nivelurile de semnătură electronică aplicabile în Uniunea Europeană.

Citește și

• Semnătură electronică pentru notari și birouri notariale
• Glosarul semnătură avansată (AES)
• Glosar Regulamentul eIDAS
• Tarife Certyneo
• Soluția de semnătură electronică eIDAS
• Semnătură electronică pentru notari și cabinete notariale
• Gestionați dosarele notariale online
• Arhivați actele notariale și urmăriți termenele acestora
• Le Plan Métier Notariat : gestion de dossiers pour étude notariale