Mergeți la conținutul principal
Certyneo
Arhivare 10 ani · valoare probantă · eIDAS AES

Arhivare și urmărire a termenelor notariale electronice

Conservați actele sub semnătură privată ale biroului dumneavoastră cu valoare probantă pe toată perioada legală, și urmăriți termenele care le sunt ataşate — termen de retragere, reînnoire de mandat, scadenţă de convenție. Fiecare act arhivat rămâne consultabil cu audit trail-ul complet (identitatea semnatarilor, marcajul de timp, hash-ul documentului), fără a reconstitui istoricul manual în momentul unui control sau al unui litigiu.

Cadrul juridic
Arhivare legală · valoare probantă
Nivelul de semnătură
AES eIDAS recomandată
Arhiva legală
10 ani inclusă

De ce contează arhivarea cu valoare probantă pentru un birou notarial?

Actele sub semnătură privată ale unui birou notarial — convenții de onorariu, mandate de gestionare succesorală, acorduri între clienți — trebuie conservate pe durata prescripției aplicabile (10 ani în principiu pentru actele civile și comerciale), și trebuie să rămână opozabile în caz de control al Consilului superior al notarilor sau de litigiu cu un client. O arhivare cu valoare probantă nu se limitează la stocarea PDF-ului semnat: conservă și audit trail-ul complet — identitatea verificată a semnatarului, marcajul de timp, amprenta documentului — care demonstrează fiabilitatea actului în ziua în care este contestată. Unele acte poartă în plus o scadenţă proprie (termen de retragere a unui mandat, durată a unui angajament de confidențialitate, reînnoire a unei convenții) pe care trebuie să o puteți urmări fără a depista manual fiecare dosar.

De ce să semnați electronic?

Arhivare 10 ani inclusă

Fiecare act sub semnătură privată este conservat cu audit trail-ul său timp de 10 ani (durata de prescripție de drept comun), fără proceduri suplimentare, cu posibilitate de extindere pentru dosarele patrimoniale de conservat mai mult timp.

Audit trail complet și exportabil

Identitatea semnatarului verificată prin OTP SMS, marcaj de timp RFC 3161, amprenta SHA-256 a documentului. PDF-ul de dovadă se exportă într-un clic pentru un control al Consilului superior al notarilor sau un litigiu.

Urmărire a scadenților pe act

Termen de retragere, reînnoire de mandat, scadenţă de convenție: fiecare act conservă informațiile necesare pentru a-și găsi scadenții fără a relua dosarul de la început.

Secret profesional păstrat în arhivare

Criptare TLS 1.3 în tranzit, AES-256 în repaus, izolare strictă a datelor pe birou, găzduire 100% UE (IONOS), fără subcontractare în afara UE — inclusiv pentru actele arhivate pe termen lung.

Procedură în 4 etape

De la pregătire la arhivare legală, în mai puțin de 5 minute.

  1. 1. Semnați actul sub semnătură privată

    Actul este semnat cu semnătură avansată (AES) cu verificare identitate prin OTP SMS pentru fiecare client.

  2. 2. Arhivare automată cu valoare probantă

    Actul finalizat și traseul audit complet al acestuia sunt arhivate automat, fără manipulare suplimentară din partea studiului.

  3. 3. Urmăriți termenele limită asociate

    Găsiți oricând termenele limită specifice actului (termen de retragere, reînnoire, durată de angajament) direct din dosarul acestuia.

  4. 4. Exportați în caz de control sau litigiu

    PDF-ul de dovadă și traseul audit complet se exportă cu un singur clic, pentru un conferit succesor, Consiliul Superior al Notarilor sau orice jurisdicție.

Întrebări frecvente

Cât timp trebuie să păstreze un notar actele sub semnătură privată?
Minimum 10 ani, termen de prescripție drept comun aplicabil actelor civile și comerciale. Pentru actele legate de un dosar succesor sau patrimonial, se recomandă o conservare mai lungă. Certyneo arhivează 10 ani incluși, cu extensie disponibilă.
Ce este arhivarea cu valoare probantă?
Este conservarea documentului semnat însoțit de traseul audit complet — identitate verificată a semnatarului, marcă de timp, amprentă a documentului — care permite să se demonstreze fiabilitatea actului în caz de contestare, și nu doar să-l stocheze.
Cum urmăriți termenul de retragere al unui mandat notarial?
Termenul de retragere aplicabil anumitor mandate rămâne atașat actului arhivat, consultabil din dosarul acestuia fără a trebui să reluați istoricul schimburilor cu clientul.
Ce se întâmplă dacă un act arhivat este contestat de un client?
PDF-ul de dovadă și traseul audit complet (identitate verificată prin OTP SMS, marcă de timp RFC 3161, hash SHA-256) se exportă cu un singur clic, opozabile în fața tuturor jurisdicțiilor civile și comerciale și în fața Consiliului Superior al Notarilor în caz de litigiu disciplinar.
Respectă arhivarea electronică secretul profesional notarial?
Da — criptare TLS 1.3 în tranzit, AES-256 în repaus, izolare strictă a datelor pe studio, găzduire 100% UE (IONOS) fără subcontractare în afara UE, DPA conform RGPD integrând clauzele specifice secretului profesional notarial.
Se poate exporta un act arhivat pentru un conferit succesor?
Da, fiecare act și traseul audit al acestuia rămân exportabile oricând din dosarul acestuia, pentru transmitere unui conferit în caz de preluare de studio sau cesiune de clientelă.
Urmărirea termenelor limită funcționează și pentru actele cu mai mulți semnatari?
Da — pentru un act care implică mai mulți moștenitori sau coproprietari, termenul limită rămâne atașat actului însuși, independent de numărul de semnatari.
Arhivarea cu valoare probantă privește și actul autentic electronic?
Nu — actul autentic electronic (art. 1369 Cod civil, decret 2005-973) este conservat conform unui dispozitiv specific profesiei notariale, în afara perimetrului Certyneo. Această arhivare privește actele sub semnătură privată ale biroului notarial.

Citește și

Arhivați-vă actele notariale cu deplină serenitate

Plan gratuit permanent (5 plicuri timp de 14 zile, apoi 2/lună), fără card bancar. Arhivare cu valoare probantă 10 ani inclusă, conformă statutului notarilor și eIDAS.

Începeţi gratis Vezi tarifele