Se pot grupa mai multe acte într-un același dosar client?

Da. Fiecare dosar (succesiune, vânzare, indiviziune, mandat de gestionare) centralizează toate actele sale sub semnătură privată, semnatarii și pista lor de audit la același loc, mai degrabă decât să trateze fiecare act izolat.

Cum se urmărește progresul unui dosar cu mai mulți moștenitori?

Statutul semnăturii fiecărui moștenitor sau coproprietar este vizibil într-o privire (în așteptare, semnat, reluat). Fiecare primește o legătură personală sigură cu OTP SMS pe propriul său număr.

Urmărirea dosarului înlocuiește un software de meserie notar?

Nu — Certyneo centralizează semnătura electronică și urmărirea actelor sub semnătură privată ale biroului; nu înlocuiește un software complet de management notarial nici redactarea actelor autentice, care rămân în afara perimetrului său.

Poți relansa un semnatár care nu și-a semnat încă actul?

Da, o relansare poate fi trimisă direct din dosar, fără a relua istoricul schimburilor de e-mail.

Istoricul unui dosar se păstrează după semnarea tuturor actelor?

Da, fiecare act rămâne atașat dosarului cu pista de audit (identitate verificată prin OTP SMS, marcă de timp, hash SHA-256) pentru întreaga durată de arhivare legală, consultabilă în orice moment.

Cum se transmite un dosar unui confratelui succesor?

Actele semnate și pista de audit sunt exportabile din dosar, pentru transmisie unui confratelui în caz de preluare de birou sau cesiune de clientelă.

Ce nivel de semnătură pentru actele unui dosar notarial?

Semnătură avansată (AES) recomandată pentru actele sub semnătură privată ale biroului — admisibilă în justiție (art. 1367 Cod civil), cu un dosar de probe asociat fiecărui act.

Cât costă urmărirea dosarelor pentru un birou notarial?

Un plan gratuit permanent permite testarea pe mai multe dosare cu o cotă lunară de plicuri. Planurile plătite se adaptează la volumul de dosare tratate de birou.

Statut notari · urmărire dosar · eIDAS AES

Gestionarea dosarelor notariale online: semnătură și urmărire electronică

Centralizați semnătura și urmărirea actelor sub semnătură privată ale fiecărui dosar client al cabinetului — succesiune, vânzare, administrare imobiliară, indiviziune — pe un singur spațiu. Fiecare dosar grupează semnatarii, actele semnate, audit trail-ul și termenele, în loc să fie dispersat între căsuțe de e-mail și dosare de hârtie. Conform statut notari (ordonanță nr. 45-2590) și regulamentului eIDAS — semnătură avansată recomandată, istoric păstrat pe dosar.

Cadrul juridic: Statut notari · urmărire dosar
Nivelul de semnătură: AES eIDAS recomandată
Arhiva legală: 10 ani inclusă

De ce centraliza urmărirea dosarelor clienților?

Un birou notarial gestionează permanent zeci de dosare în paralel — succesiuni, vânzări, indiviziuni, mandate de gestionare — fiecare implicând mai multe acte sub semnătură privată și mai mulți semnatari (moștenitori, coproprietari, mandanți). Fără un instrument dedicat, urmărirea se bazează pe schimburi de e-mailuri dispersate și dosare din hârtie, cu un risc real de a pierde urmele unui act în așteptarea semnăturii sau a unei scadențe viitoare. Centralizarea semnăturii electronice după dosar permite să regăsești într-un clic ansamblul actelor semnate, pista lor de audit și identitatea fiecărui semnatarului, și să urmărești progresul fiecărei afaceri fără a reconstitui istoricul manual.

De ce să semnați electronic?

Un spațiu per dosar client

Fiecare afacere (succesiune, vânzare, indiviziune, mandat de gestionare) regrupează actele sale sub semnătură privată, semnatarii și pista de audit la același loc, în loc să fie dispersată între cutii de e-mail și dosare.

Urmărirea progresului într-o privire

Starea fiecărui act vizibilă imediat: în așteptarea semnăturii, semnat, reluat. Gata cu e-mailurile de urmărire manuale pentru a știi unde se află un moștenitor sau un coproprietar.

Multi-semnatari per dosar

Succesiune, indiviziune, partaj: fiecare coclinet primește legătura sa personală cu OTP SMS. Semnare secvențială sau paralelă în funcție de dosar, fără reintrare între fiecare act.

Istoric și pista de audit conservate per afacere

Fiecare act din dosar este arhivat cu PDF-ul său de dovadă (identitate verificată prin OTP SMS, marcaj temporal, hash SHA-256). Exportabil într-un clic pentru un confrater succesor sau în caz de litigiu.

Procedură în 4 etape

De la pregătire la arhivare legală, în mai puțin de 5 minute.

1. Creare dosarul client
Denumiți dosarul (numele clientului, tipul afacerii) și pregătiți primul act sub semnătură privată de semnat (convenție de onorarii, mandat, acord între clienți).
2. Adăugare semnatarilor dosarului
Notar + client(i) vizați de afacere. Pentru o succesiune sau o indiviziune, adăugați toți coclienii; fiecare primește legătura sa personală securizată.
3. Urmărire progresul actelor
Fiecare act din dosar afișează starea sa (în așteptare, semnat, reluat). Regăsiți într-un clic istoricul complet al afacerii, fără a reconstitui schimburile de e-mail.
4. Arhivare și export dosar
Actele semnate și pista lor de audit rămân legate de dosar pe întreaga perioadă de arhivare legală. Export posibil pentru transmitere unui confrater succesor.

Întrebări frecvente

Se pot grupa mai multe acte într-un același dosar client?: Da. Fiecare dosar (succesiune, vânzare, indiviziune, mandat de gestionare) centralizează toate actele sale sub semnătură privată, semnatarii și pista lor de audit la același loc, mai degrabă decât să trateze fiecare act izolat.
Cum se urmărește progresul unui dosar cu mai mulți moștenitori?: Statutul semnăturii fiecărui moștenitor sau coproprietar este vizibil într-o privire (în așteptare, semnat, reluat). Fiecare primește o legătură personală sigură cu OTP SMS pe propriul său număr.
Urmărirea dosarului înlocuiește un software de meserie notar?: Nu — Certyneo centralizează semnătura electronică și urmărirea actelor sub semnătură privată ale biroului; nu înlocuiește un software complet de management notarial nici redactarea actelor autentice, care rămân în afara perimetrului său.
Poți relansa un semnatár care nu și-a semnat încă actul?: Da, o relansare poate fi trimisă direct din dosar, fără a relua istoricul schimburilor de e-mail.
Istoricul unui dosar se păstrează după semnarea tuturor actelor?: Da, fiecare act rămâne atașat dosarului cu pista de audit (identitate verificată prin OTP SMS, marcă de timp, hash SHA-256) pentru întreaga durată de arhivare legală, consultabilă în orice moment.
Cum se transmite un dosar unui confratelui succesor?: Actele semnate și pista de audit sunt exportabile din dosar, pentru transmisie unui confratelui în caz de preluare de birou sau cesiune de clientelă.
Ce nivel de semnătură pentru actele unui dosar notarial?: Semnătură avansată (AES) recomandată pentru actele sub semnătură privată ale biroului — admisibilă în justiție (art. 1367 Cod civil), cu un dosar de probe asociat fiecărui act.
Cât costă urmărirea dosarelor pentru un birou notarial?: Un plan gratuit permanent permite testarea pe mai multe dosare cu o cotă lunară de plicuri. Planurile plătite se adaptează la volumul de dosare tratate de birou.

Citește și

Centralizați urmărirea dosarelor dumneavoastră clienți

Plan gratuit permanent (5 plicuri timp de 14 zile, apoi 2/lună), fără card bancar. Conform statutului notarilor și eIDAS. Istoric și pista de audit conservate pe dosar.

Începeţi gratis Vezi tarifele