Firma un preventivo cliente online, in meno di 2 minuti
Preventivo commerciale accettato elettronicamente con timestamp RFC 3161. L'accettazione forma il contratto (articolo 1101 Codice civile) e blocca qualsiasi contestazione tardiva sull'ambito, il prezzo o i tempi. Conforme all'articolo 1366 del Codice civile e al regolamento eIDAS — firma avancata consigliata, invio in massa per i picchi di campagna, archiviazione 10 anni inclusa.
- Quadro legale
- Articolo 1101 Codice civile
- Livello di firma
- AES eIDAS consigliata
- Archiviazione legale
- 10 anni inclusi
Che cos'è un preventivo firmato elettronicamente?
Un preventivo è un'offerta commerciale dettagliata che il prestatore invia al suo cliente: prezzo, ambito, condizioni, termini. Non appena il cliente l'accetta (firma, visto per accordo), vale la formazione del contratto — è l'articolo 1101 del Codice civile. La firma elettronica avanzata (AES) certifica con data e ora questa accettazione con un livello di prova oppositivo davanti al tribunale del commercio. L'articolo 1366 del Codice civile conferisce allo scritto elettronico la stessa forza probante dello scritto cartaceo, a condizione dell'identificazione del firmatario e dell'integrità del documento — esattamente ciò che Certyneo garantisce tramite OTP a doppio canale e impronta SHA-256 integrata nel PDF.
Perché firmare il preventivo elettronicamente?
Accettazione con data e ora certificata e oppositiva
La marca temporale RFC 3161 certifica la data esatta dell'accettazione — punto di partenza del contratto (articolo 1101 Codice civile). Blocca qualsiasi contestazione tardiva su "non avevo accettato" o "la versione è stata modificata dopo". Ricevibile davanti al tribunale del commercio in caso di controversia sull'ordine.
8 firme su 10 in meno di 24 ore
Il cliente firma dal suo telefono, senza scaricare un'applicazione né creare un account: metà dei firmatari convalida in meno di 2 minuti dopo aver aperto il link. L'OTP SMS identifica formalmente il firmatario. Su Certyneo, 8 documenti su 10 vengono firmati entro 24 ore, e metà in meno di un'ora (misurazione da aprile a settembre 2026).
Invio in massa Q3-Q4
Importa 50 o 200 preventivi in una volta da un CSV — ogni busta è inviata con i suoi firmatari e il suo template, essenziale per assorbire le settimane di rientro e fine anno senza sovraccaricare i responsabili di produzione o i commerciali.
Audit trail eIDAS oppositivo
Ogni preventivo firmato è consegnato con un PDF di prova: identità del firmatario (email + telefono OTP), marca temporale RFC 3161, impronta SHA-256, IP e geolocalizzazione approssimativa, registro delle consultazioni. Opponibile al tribunale del commercio in caso di contestazione sull'accettazione, il perimetro o il prezzo.
Firma un preventivo cliente in 4 fasi
Dall'upload del preventivo all'archiviazione a valore probante, in meno di 5 minuti.
1. Carica il preventivo
Carica il tuo PDF (preventivo Sage, EBP, Tiime, o template Certyneo) o inizia da un modello. Menzioni consigliate: prezzo IVA esclusa/inclusa, ambito limitatamente enumerato, termini, condizioni di pagamento, durata di validità dell'offerta.
2. Aggiungi il cliente firmatario
Inserisci il nome, l'email e il numero di telefono del contatto decisore dal lato cliente. Riceverà un link personalizzato sicuro. Per account grandi inserzionisti, aggiungi il direttore acquisti come co-firmatario.
3. Scegli il livello eIDAS
Firma avanzata (AES) consigliata per i preventivi B2B: verifica dell'identità tramite OTP SMS, certificato unico per firmatario, marca temporale RFC 3161. Conforme all'articolo 26 del regolamento eIDAS. La firma semplice (SES) è sufficiente per importi molto piccoli.
4. Firma e archivia
Il cliente firma dal suo telefono o computer, generalmente entro 24 ore. Il preventivo accettato + il PDF di prova sono archiviati 10 anni automaticamente, accessibili in qualsiasi momento dalla tua dashboard per i controlli fiscali o le controversie.
Domande frequenti
- Un preventivo firmato elettronicamente vale come ordine definitivo?
- Sì. L'articolo 1101 del Codice civile definisce il contratto come un accordo di volontà destinato a produrre effetti giuridici — un preventivo accettato vale ordine. La firma elettronica avanzata Certyneo identifica formalmente il firmatario (OTP a doppio canale) e garantisce l'integrità del preventivo così come accettato (impronta SHA-256 integrata nel PDF). Ricevibile davanti al tribunale del commercio in caso di contestazione tardiva.
- Quale livello di firma scegliere: SES, AES o QES?
- Per un preventivo B2B con piena validità legale, la firma avanzata (AES) è lo standard professionale — verifica dell'identità tramite OTP SMS, certificato unico per firmatario, marca temporale RFC 3161. La SES (firma semplice) è sufficiente per importi molto piccoli o preventivi confermatori. La QES è raramente necessaria per preventivi commerciali.
- Cosa succede se il preventivo viene modificato dopo l'accettazione?
- Qualsiasi modifica post-accettazione invalida la firma: l'impronta SHA-256 del documento firmato è inclusa nel PDF di prova. Se il preventivo è modificato, l'impronta non corrisponde più, e la modifica è rilevabile istantaneamente. Per formalizzare una modifica, è necessario emettere una variazione o un nuovo preventivo da firmare.
- Come gestire un preventivo multi-pagina o con allegati?
- Certyneo firma il preventivo completo, pagine multiple e allegati inclusi, in un unico PDF unificato. L'impronta SHA-256 copre l'intera documentazione. Puoi aggiungere campi di firma a ogni pagina di allegato critico (Condizioni generali di vendita, calendario di pagamento, scheda tecnica) per materializzare l'accettazione dettagliata.
- Per quanto tempo è necessario conservare i preventivi accettati?
- 10 anni a decorrere dall'ultima emissione, conformemente all'articolo L123-22 del Codice di commercio. Certyneo conserva il preventivo firmato e il suo audit trail eIDAS per tutta questa durata, gratuitamente, con accesso immediato dalla tua dashboard per rispondere a un controllo fiscale o a un audit annuncio.
- È possibile inviare automaticamente un promemoria a un cliente che non ha ancora firmato?
- Sì — a partire dal piano Personale, Certyneo rilancia automaticamente per e-mail il cliente che non ha ancora firmato: ogni 3 giorni per impostazione predefinita, con un intervallo regolabile da 1 a 30 giorni, e massimo 5 rilianci. Potete disattivare il rilanciamento per un invio, o rilancia manualmente in qualsiasi momento. Ogni rilanciamento è tracciato nell'audit trail.
- Certyneo si integra con il mio CRM o strumento di preventivo?
- Sì, tramite i connettori nativi Zapier, Make e i nostri webhook. Puoi attivare automaticamente la creazione di una busta Certyneo alla convalida di un preventivo HubSpot, Pipedrive, Sellsy, Axonaut, o qualsiasi altro CRM. La nostra API REST è documentata su certyneo.com/developers per le integrazioni personalizzate.
- Un preventivo firmato elettronicamente è opponibile al tribunale del commercio?
- Sì — la giurisprudenza francese riconosce la firma elettronica conforme eIDAS. La firma avanzata (AES) è ricevibile come prova (art. 1366 e 1367 del Codice civile); poiché la presunzione di affidabilità è riservata alla firma qualificata, la sua affidabilità si dimostra producendo l'audit trail eIDAS in giudizio (PDF di prova fornito automaticamente da Certyneo). Riconosciuto dai tribunali del commercio francesi per le controversie contrattuali.
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