Firma un preventivo cliente online, in meno di 2 minuti

Quadro legale

Articolo 1101 Codice civile

Livello di firma

AES eIDAS consigliata

Archiviazione legale

10 anni inclusi

Che cos''è un preventivo firmato elettronicamente?

Un preventivo è un''offerta commerciale dettagliata che il prestatore invia al suo cliente: prezzo, ambito, condizioni, termini. Non appena il cliente l''accetta (firma, visto per accordo), vale la formazione del contratto — è l''articolo 1101 del Codice civile. La firma elettronica avanzata (AES) certifica con data e ora questa accettazione con un livello di prova oppositivo davanti al tribunale del commercio. L''articolo 1366 del Codice civile conferisce allo scritto elettronico la stessa forza probante dello scritto cartaceo, a condizione dell''identificazione del firmatario e dell''integrità del documento — esattamente ciò che Certyneo garantisce tramite OTP a doppio canale e impronta SHA-256 integrata nel PDF.

Perché firmare il preventivo elettronicamente?

Firma un preventivo cliente in 4 fasi

Dall''upload del preventivo all''archiviazione a valore probante, in meno di 5 minuti.

1. 1. Carica il preventivo

   Carica il tuo PDF (preventivo Sage, EBP, Tiime, o template Certyneo) o inizia da un modello. Menzioni consigliate: prezzo IVA esclusa/inclusa, ambito limitatamente enumerato, termini, condizioni di pagamento, durata di validità dell''offerta.

2. 2. Aggiungi il cliente firmatario

   Inserisci il nome, l''email e il numero di telefono del contatto decisore dal lato cliente. Riceverà un link personalizzato sicuro. Per account grandi inserzionisti, aggiungi il direttore acquisti come co-firmatario.

3. 3. Scegli il livello eIDAS

   Firma avanzata (AES) consigliata per i preventivi B2B: verifica di identità tramite OTP SMS, certificato unico per firmatario, time-stamp qualificato. Conforme all''articolo 26 del regolamento eIDAS. La firma semplice (SES) è sufficiente per importi molto piccoli.

4. 4. Firma e archivia

   Il cliente firma dal suo telefono o computer, generalmente entro 24 ore. Il preventivo accettato + il PDF di prova sono archiviati 10 anni automaticamente, accessibili in qualsiasi momento dalla tua dashboard per i controlli fiscali o le controversie.

Domande frequenti

Un preventivo firmato elettronicamente vale come ordine definitivo?

Sì. L''articolo 1101 del Codice civile definisce il contratto come un accordo di volontà destinato a produrre effetti giuridici — un preventivo accettato vale ordine. La firma elettronica avanzata Certyneo identifica formalmente il firmatario (OTP a doppio canale) e garantisce l''integrità del preventivo così come accettato (impronta SHA-256 integrata nel PDF). Ricevibile davanti al tribunale del commercio in caso di contestazione tardiva.

Quale livello di firma scegliere: SES, AES o QES?

Per un preventivo B2B con pieno valore giuridico, la firma avanzata (AES) è lo standard professionale — verifica di identità tramite OTP SMS, certificato unico per firmatario, time-stamp qualificato. Il SES (firma semplice) è sufficiente per importi molto piccoli o preventivi confermatori. La QES raramente è necessaria per preventivi commerciali.

Cosa succede se il preventivo viene modificato dopo l''accettazione?

Qualsiasi modifica post-accettazione invalida la firma: l''impronta SHA-256 del documento firmato è inclusa nel PDF di prova. Se il preventivo è modificato, l''impronta non corrisponde più, e la modifica è rilevabile istantaneamente. Per formalizzare una modifica, è necessario emettere una variazione o un nuovo preventivo da firmare.

Come gestire un preventivo multi-pagina o con allegati?

Certyneo firma il preventivo completo, pagine multiple e allegati inclusi, in un unico PDF unificato. L''impronta SHA-256 copre l''intera documentazione. Puoi aggiungere campi di firma a ogni pagina di allegato critico (Condizioni generali di vendita, calendario di pagamento, scheda tecnica) per materializzare l''accettazione dettagliata.

Per quanto tempo è necessario conservare i preventivi accettati?

10 anni a decorrere dall''ultima emissione, conformemente all''articolo L123-22 del Codice di commercio. Certyneo conserva il preventivo firmato e il suo audit trail eIDAS per tutta questa durata, gratuitamente, con accesso immediato dalla tua dashboard per rispondere a un controllo fiscale o a un audit annuncio.

È possibile inviare automaticamente un promemoria a un cliente che non ha ancora firmato?

Sì — Certyneo invia promemoria automatici configurabili (per impostazione predefinita G+2, G+5, G+7). Puoi personalizzare il ritardo e il contenuto, o disabilitare i promemoria per i clienti sensibili. Ogni promemoria viene tracciato nell'audit trail (data di invio, apertura, azione).

Certyneo si integra con il mio CRM o strumento di preventivo?

Sì, tramite i connettori nativi Zapier, Make e i nostri webhook. Puoi attivare automaticamente la creazione di una busta Certyneo alla convalida di un preventivo HubSpot, Pipedrive, Sellsy, Axonaut, o qualsiasi altro CRM. La nostra API REST è documentata su certyneo.com/developers per le integrazioni personalizzate.

Un preventivo firmato elettronicamente è opponibile al tribunale del commercio?

Sì — la giurisprudenza francese riconosce unanimemente la firma elettronica conforme a eIDAS. La presunzione di affidabilità dell''articolo 1367 del Codice civile rende la firma avanzata (AES) opponibile senza ulteriore dimostrazione, fatta salva la produzione dell''audit trail eIDAS in giudizio (PDF di prova fornito automaticamente da Certyneo). Riconosciuto dai tribunali del commercio francesi per le controversie contrattuali.

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• Glossario — regolamento eIDAS
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