Firma elettronica di un mandato

La procura è l'atto con cui una persona conferisce a un'altra il potere di agire in suo nome. La sua forza dipende interamente dalla sua precisione: una procura imprecisa esporte il mandante a impegni che non aveva voluto, e il mandatario a un'azione per eccesso di potere. La firma elettronica non modifica queste regole di fondo, ma risolve il problema pratico più frequente — ottenere una procura scritta, datata e firmata prima che l'operazione inizi, piuttosto che dopo.

Cosa deve precisare la procura

Quattro elementi determinano la portata dell'atto:

• L'identità completa del mandante e del mandatario.
• L'oggetto esatto del potere conferito: quali atti, su quale bene, entro quali limiti.
• La durata, con una data di fine o un evento che pone termine alla procura.
• Le condizioni economiche, quando la procura è remunerata.

Il punto decisivo è l'oggetto. La procura generale, che riguarda solo gli atti di amministrazione, si contrappone alla procura speciale, unica abilitata per gli atti di disposizione — vendere, ipotecare, transigere. Un mandatario che vende un bene sulla base di una procura redatta in termini generali agisce al di fuori del proprio potere, e l'atto può essere messo in discussione.

Le procure a forma vincolata

Tre categorie derogano al principio della libertà delle forme, e la forma scritta è qui una condizione di validità e non di prova.

La procura dell'agente immobiliare. Deve essere scritta, indicare la sua durata, le condizioni di remunerazione e la parte che ne è a carico, ed essere registrata in un registro tenuto dall'agenzia con un numero riportato sulla copia del mandante. Una procura non conforme priva l'agente della sua commissione, anche quando la vendita viene conclusa grazie a lui. Il modello di procura di vendita immobiliare e la sua variante esclusiva riprendono queste indicazioni.

La procura di gestione locativa. Stessa esigenza di forma scritta e di registrazione nel registro, con la durata e l'estensione dei poteri — incasso dei canoni, solleciti, scelta degli inquilini, avvio di lavori entro un limite quantificato. Questo documento si collega all'insieme degli obblighi descritti nella nostra guida alla gestione locativa.

La procura notarile. Alcune operazioni richiedono una procura in forma autentica, in particolare quando l'atto principale è esso stesso in forma autentica. Una procura sotto forma privata non è allora sufficiente.

La delega, caso particolare della procura

La delega è la forma più comune della procura occasionale: firmare un atto al posto di qualcuno, ritirare un documento, rappresentare un socio in assemblea.

Presuppone le stesse precisazioni — identità, oggetto, durata — a cui si aggiunge un'esigenza pratica: il terzo a cui viene presentata deve poter verificarne l'autenticità. È proprio qui che la versione elettronica cambia le carte in tavola, fornendo un documento la cui data e il cui firmatario sono accertati, piuttosto che un foglio firmato di cui nulla dimostra l'origine. Il generatore di delega produce un documento conforme, e il modello di delega coprire i casi comuni.

Far firmare una procura elettronicamente

Scegliere il livello adeguato alla posta in gioco. Una procura di gestione corrente si adatta bene a una firma semplice, giuridicamente valida e ammissibile. Una procura relativa a un atto di disposizione — vendita di un bene, cessione di quote — giustifica un'identificazione rafforzata, o persino una firma qualificata quando la posta in gioco o l'esigenza del terzo destinatario lo richiede.

Identificare il firmatario. È il punto sensibile della procura, più che per qualsiasi altro atto: chi riceve la delega deve poter dimostrare che il mandante l'ha effettivamente firmata. Il livello di identificazione scelto determina direttamente la solidità di questa dimostrazione.

Datare in modo opponibile. Una procura revocata resta opponibile ai terzi in buona fede che ne erano ignari. La marcatura temporale e la tracciabilità della notifica di revoca sono quindi altrettanto importanti quanto la firma iniziale.

Conservare. Una procura può essere contestata molto tempo dopo l'operazione. La sua conservazione in una cassaforte digitale garantisce l'integrità del documento per tutta la durata utile.

Revoca e fine della procura

Il mandante può revocare la procura in qualsiasi momento, salvo procura conclusa nell'interesse comune o clausola di irrevocabilità. La revoca non produce tuttavia effetto verso i terzi che ne erano ignari fino al momento in cui ne hanno avuto conoscenza.

È la teoria della procura apparente: un terzo che ha legittimamente creduto nel potere del mandatario può far valere l'atto, anche se la procura era stata revocata o non è mai esistita. La conseguenza pratica è semplice — revocare presuppone notificare, e poter dimostrare tale notifica. Una procura termina inoltre alla sua scadenza, per rinuncia del mandatario, o per decesso di una delle parti.

Scenari d'uso

Procura di vendita immobiliare. Il formalismo condiziona il diritto alla commissione. Far firmare elettronicamente permette di disporre della procura conforme prima della prima visita, piuttosto che dopo un accordo verbale, con una copia consegnata al mandante.

Delega occasionale a distanza. Un socio impossibilitato, un venditore all'estero: la firma elettronica evita il circuito postale e l'incertezza sulla data. Il livello di identificazione si scegli in base a ciò che il destinatario richiederà.

Procura di gestione per un locatore. L'estensione dei poteri e il limite quantificato per l'avvio dei lavori devono figurare esplicitamente. È l'assenza di un tetto massimo che genera la maggior parte delle controversie tra locatore e gestore.

Domande frequenti

Una procura firmata elettronicamente è valida? Sì, alle stesse condizioni di una procura su carta. Per le procure a forma vincolata, la forma scritta elettronica soddisfa il requisito di scrittura purché il firmatario sia identificato e l'integrità garantita.

Una procura verbale ha valore? In linea di principio sì per gli atti di amministrazione, ma è inutilizzabile in caso di contestazione. E per le procure a forma vincolata — agente immobiliare, gestione locativa — la forma scritta è una condizione di validità.

Qual è la differenza tra procura e delega? La delega è il documento scritto che attesta la procura, spesso per un atto occasionale. Le regole di fondo sono le stesse.

Il mandatario può fare tutto? No. Una procura in termini generali riguarda solo gli atti di amministrazione. Gli atti di disposizione richiedono una procura speciale ed espressa.

Come si revoca una procura? Tramite notifica al mandatario, e informando i terzi interessati. Fino a quando ne sono ignari, questi ultimi possono far valere la procura apparente.

È necessaria una firma qualificata per una procura? Non sistematicamente. Si giustifica per gli atti di disposizione o quando il terzo destinatario lo richiede, non per una procura di gestione corrente.

Per saperne di più

In base alla vostra situazione, tre punti di partenza:

1. Un modello di procura o di delega pronto da personalizzare e da inviare, per i casi comuni.
2. Il generatore di contratti, quando l'oggetto della procura richiede clausole su misura — in particolare il limite quantificato dei poteri.
3. La pagina come firmare, per la procedura passo dopo passo sia dal lato mandante che dal lato mandatario.

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