Firmare un contratto online: istruzioni per l'uso

Perché firmare i tuoi contratti online

Perché firmare i tuoi contratti online

La firma di un contratto online riduce il ciclo di firma da 3-5 giorni a poche ore. Non è necessario stampare, scansionare, inviare o riavviare. Tutto avviene in un browser, con una tracciabilità superiore su carta.

Passaggio 1: preparare il documento

Inizia con un PDF pulito (idealmente < 10 MB per le prestazioni). Se il tuo contratto è in Word, la piattaforma lo converte automaticamente in PDF.

• Controllare prima dell'invio:
• assenza di errori o errori di battitura (nessuna correzione possibile una volta firmato)
• importi esatti e date

allegati obbligatori (DPE per un contratto di locazione, RIB per un mandato SEPA)

Step 2: aggiungere i firmatari

• Per ciascun destinatario:
• nome completo
• indirizzo email
• telefono cellulare (per SMS OTP se AES)

ruolo (firmatario, CC, copia)Definire l'⬥⬥⬥ ordine ⬥⬥⬥: parallelo (firmano tutti contemporaneamente) o sequenziale (ogni firmatario dopo il precedente).Passo 3: posiziona i campi per la firma

Trascina i campi sul PDF:

campo "firma" sulla pagina interessata

• facoltativo: campo "data", "testo", "iniziali" su ogni pagina
• associa ogni campo ad un firmatario
• Passo 4: invia e traccia

Configura le opzioni:

livello di firma (SES o AES)

• promemoria automatici (D+3, D+7)
• data di scadenza (generalmente 15-30 giorni)
• Un'e-mail viene inviata a ciascun firmatario con un collegamento univoco. Dalla tua dashboard vedi in tempo reale: inviato → aperto → firmato.

Passo 5: archiviazione e riutilizzo

Una volta che tutti i firmatari hanno firmato, viene generato automaticamente il PDF finale con:

piè di pagina di controllo con marca temporale

• impronta digitale crittografica
• firma in formato PAdES
• Il documento viene archiviato per 10 anni per difetto. Puoi esportarlo in qualsiasi momento o condividerlo con terze parti.

Migliori pratiche

Utilizza

• modellimodelliper contratti ricorrenti (80% di guadagno sulla preparazione)
• PreferisciAESper contratti ad alta posta in gioco (> € 5.000)
• Inviare il contrattosenza ambiguità(non contrassegnato come "bozza")
• Rilanciare automaticamente invece che manualmente
• Benecomunicarecon il firmatario se non ha mai firmato elettronicamente

Errori frequenti

• Inviare senza correzione di bozze: qualsiasi correzione richiede un nuovo invio
• Aggiungi firmatario sbagliato o email sbagliata
• Dimentica di aggiungere allegati
• Usa SES per un contratto critico
• Non fissare una scadenza (il contratto si trascina all'infinito)

Come ti aiuta Certyneo

Certyneo rende semplice e veloce l'invio del contratto da firmare: drag-drop del PDF, posizionamento intuitivo dei campi, invio in 2 click, dashboard in tempo reale. Modelli riutilizzabili, integrazioni CRM, promemoria automatici, archiviazione per 10 anni.

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FAQ

Quanto tempo ci vuole per inviare un contratto?

2-5 minuti per un contratto semplice, di più per modelli complessi.

Il firmatario deve creare un account?

No, clicca sul link della mail, firma, è finita.

Cosa succede se il firmatario rifiuta?

Il contratto è contrassegnato come "rifiutato". Puoi modificarlo e inviarlo nuovamente oppure abbandonarlo.

Possiamo accedere da cellulare?

Sì, tutte le piattaforme moderne lo consentono.

Il contratto firmato è uguale al PDF inviato?

Stesso contenuto, più un piè di pagina di controllo e un'impronta digitale crittografica.

Conclusione

La firma di un contratto online avviene in 5 semplici passaggi. Una volta installato il flusso di lavoro, i cicli di vendita e amministrativi non saranno più gli stessi.

Prova Certyneo per inviare, firmare e tenere traccia dei tuoi documenti online in modo semplice, rapido e sicuro.