Firmare un contratto online: istruzioni per l'uso

Far firmare un contratto online richiede pochi minuti una volta che il circuito è impostato. La maggior parte del tempo si gioca prima dell'invio — nella preparazione del documento e in due decisioni che condizionano la solidità dell'impegno: il livello di firma scelto e l'ordine in cui le parti firmano. Questo articolo segue queste tappe nell'ordine in cui si presentano.

Fase 1: preparare il documento

Un contratto inviato alla firma non si corregge più. Tre verifiche vale la pena effettuare prima dell'invio:

• Le parti sono identificate completamente: denominazione, forma giuridica, sede, iscrizione al registro delle imprese, e qualifica del rappresentante che firma. Una firma apposta da una persona priva di potere è il vizio più difficile da rimediare in un secondo momento.
• Gli allegati sono integrati nel documento, e non inviati separatamente. Condizioni generali inviate in una seconda email non beneficiano della stessa prova di accettazione.
• I campi da compilare sono identificati: data, importo, menzioni manoscritte laddove la legge le impone.

Se partite da una pagina bianca, un modello di contratto evita le omissioni più frequenti. Per un contratto che richiede clausole specifiche alla vostra attività, il generatore di contratti costruisce il documento a partire dai vostri parametri.

Fase 2: scegliere il livello di firma

Il regolamento europeo distingue tre livelli, e la scelta si basa su un compromesso tra frizione e forza probatoria.

La firma elettronica semplice è adatta alla grande maggioranza dei contratti commerciali: preventivi accettati, ordini d'acquisto, contratti di prestazione, contratti di lavoro. È giuridicamente valida e ammissibile in giudizio.

I livelli rafforzati aggiungono un'identificazione più approfondita del firmatario — verifica d'identità, certificato. Non comprano la validità, che è già acquisita, ma una posizione più confortevole in caso di contestazione della firma.

La firma elettronica qualificata — il cui funzionamento è illustrato in dettaglio nella nostra pagina dedicata alla firma elettronica qualificata — è l'unica a beneficiare di una presunzione di affidabilità: spetta a chi la contesta fornire la prova contraria. Si giustifica per gli atti ad alto rischio o quando una normativa lo impone.

La regola pratica è di adeguare il livello al rischio reale di contestazione del documento in questione, e non di scegliere sempre il più elevato: ogni livello aggiuntivo aumenta la frizione lato firmatario, quindi i tempi e gli abbandoni.

Fase 3: organizzare i firmatari

Due parametri si impostano al momento dell'invio e determinano la durata del circuito.

L'ordine. In sequenza, ogni firmatario riceve il documento dopo il precedente — utile quando un controllo interno deve precedere la firma del cliente. In parallelo, tutti ricevono il documento contemporaneamente, il che è più rapido ma non permette alcuna convalida intermedia.

I solleciti. È il fattore che determina i tempi reali. Un contratto senza solleciti automatici si basa sul monitoraggio manuale di una persona, con le dimenticanze che ciò comporta. Solleciti programmati a intervalli regolari eliminano questo lavoro e riducono il ciclo di diversi giorni.

Fase 4: firmare e recuperare la prova

Il firmatario riceve un link, apre il documento e firma dal proprio browser o telefono, senza creare un account. Questa assenza di frizione conta: ogni passaggio aggiuntivo fa perdere firme.

Ciò che viene prodotto in questo momento è più importante della firma visibile. Il fascicolo probatorio comprende l'identità verificata del firmatario secondo il livello scelto, la marcatura temporale di ogni evento, l'indirizzo di connessione, e un'impronta del documento che permette di dimostrare che non è stato modificato successivamente. È questo insieme che risponde a una contestazione, come illustrato nel dettaglio nel nostro articolo sul valore probatorio in caso di controversia.

Fase 5: conservare

Un contratto commerciale si conserva per diversi anni, alcuni documenti societari molto più a lungo. La conservazione deve garantire l'integrità per tutta questa durata, il che distingue un'archiviazione a valore probatorio da un semplice deposito di file — funzione svolta dalla cassaforte digitale.

Un accorgimento organizzativo evita molte ricerche: conservare il contratto e il suo fascicolo probatorio insieme. Ritrovare un contratto firmato senza il suo registro degli eventi lascia sprovvisti di fronte a una contestazione riguardante la data o l'identità del firmatario.

Scenari d'uso

Contratto di prestazione con un nuovo cliente. Firma elettronica semplice, invio in parallelo, solleciti automatici. Il contratto parte il giorno dell'accordo verbale anziché la settimana successiva, il che protegge tanto quanto accelera.

Contratto di lavoro. Firma elettronica semplice sufficiente, ma l'ordine conta: firma del datore di lavoro poi del dipendente, con conservazione a lungo termine tenuto conto dei termini di prescrizione in materia di lavoro.

Atto ad alto rischio. Cessione, impegno di fideiussione, mandato di disposizione: identificazione rafforzata, se non addirittura firma elettronica qualificata. Il sovraccosto e la frizione si giustificano con l'importo in gioco e con l'eventuale esigenza del terzo destinatario.

Domande frequenti

Un contratto firmato online ha lo stesso valore di un contratto cartaceo? Sì. Il documento elettronico ha la stessa forza probatoria a condizione che il firmatario possa essere identificato e che il documento sia redatto e conservato in condizioni che ne garantiscano l'integrità.

Il firmatario deve creare un account? No. Riceve un link, apre il documento e firma dal proprio browser o telefono.

Quale livello di firma scegliere? Il livello adeguato al rischio di contestazione del documento. La firma elettronica semplice è sufficiente per la grande maggioranza dei contratti commerciali; i livelli superiori sono riservati agli atti ad alto rischio.

Si possono far firmare più persone? Sì, in sequenza o in parallelo. La sequenza permette di inserire una convalida interna prima dell'invio al cliente.

Cosa succede se il firmatario contesta? Il fascicolo probatorio — identità, marcatura temporale, registro degli eventi, integrità del documento — è ciò che permette di rispondere. La sua solidità dipende dal livello di firma scelto.

Per quanto tempo bisogna conservare un contratto firmato? Almeno per la durata di prescrizione applicabile, spesso cinque anni in materia commerciale e di più in materia di lavoro. La conservazione deve garantire l'integrità per tutta questa durata.

Per approfondire

La cosa più semplice è testare il circuito su un documento reale:

1. Scegliere un modello pronto per la firma corrispondente alla vostra esigenza, oppure generare un documento su misura.
2. Seguire la procedura dettagliata nella pagina come firmare.
3. Confrontare i tempi ottenuti con quelli del vostro circuito attuale — è questa la misura che conta, più del costo unitario, come dimostra il nostro confronto tra il costo rispetto alla carta.

I prezzi seguono il volume di invii, con invii gratuiti ogni mese. Per automatizzare da uno strumento gestionale, l'API e le integrazioni esistenti eliminano la reinserimento manuale dei dati.