Come archiviare un documento firmato elettronicamente

Perché archiviare correttamente

Perché archiviare correttamente

Un documento firmato elettronicamente ha valore solo se la prova rimane consultabile e verificabile per tutto il periodo legale – a volte 10, 20, anche 30 anni. Archiviazione trascurata = prove indebolite in caso di controversia.

• Durata da rispettareContratti commerciali ⬥⬥⬥: 10 anni (Codice del Commercio)
• Contratti commerciali ⬥⬥⬥: 10 anni (Codice del Commercio)Contratti di lavoro ⬥⬥⬥: 5 anni dalla scadenza
• Fatture ⬥⬥⬥: 10 anni (contabile), 6 anni (fiscale)Locazioni ⬥⬥⬥: durata + 5 anni
• Atti notarili ⬥⬥⬥: 30 anniAtti notarili ⬥⬥⬥: 30 anni
• Assicurazioni ⬥⬥⬥: da 2 a 10 anni a seconda della tipologiaConservare il
• PDF firmatoe la

e latraccia di controlloper il periodo applicabile più lungo.Formati di archivioPAdES-B-B ⬥⬥⬥: firma semplice e di base

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: firma semplice e di base

• PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + timestamp qualificatoPAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + catena di certificati
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + timestamp periodici (multidecadali)Per archiviazioni lunghe, preferire
• Per archiviazioni lunghe, preferirePAdES-B-LTA
• .Le 3 opzioni di archiviazione

1. Archiviazione in outsourcing (piattaforma)1. Archiviazione in outsourcing (piattaforma)La piattaforma di firma conserva i tuoi documenti per X anni. Incluso nella maggior parte dei piani.

Vantaggi ⬥⬥⬥: nessuno sforzo, conforme eIDAS

Svantaggi ⬥⬥⬥: dipendenza dal fornitore del servizio, reversibilità da verificare

2. Archiviazione interna

2. Archiviazione internaI tuoi documenti sono conservati sui tuoi server o su un SAE dedicato.Vantaggi ⬥⬥⬥: controllo totaleSvantaggi ⬥⬥⬥: costo, competenze interne richieste

3. SAE con valore probatorio

3. SAE con valore probatorio

Sistema di archiviazione elettronica certificatoNF Z42-013. Il massimo livello di conformità.Vantaggi ⬥⬥⬥: presunzione di affidabilità giuridica

Vantaggi ⬥⬥⬥: presunzione di affidabilità giuridica

Svantaggi ⬥⬥⬥: costi elevati, sovradimensionato per le PMIBuone praticheMantieni

PDF + audit trail ⬥⬥⬥, mai l'uno senza l'altroPDF + audit trail ⬥⬥⬥, mai l'uno senza l'altroRidondanza ⬥⬥⬥: multi-sito, multi-supportoVerifica periodica ⬥⬥⬥: ogni 6-12 mesi, conferma che i documenti siano leggibili

Documentazione ⬥⬥⬥: procedure scritte

• Documentazione ⬥⬥⬥: procedure scritteTest annuali di restauro⬥⬥⬥ Errori frequenti
• Conservare solo il PDF, non il traccia di controlloArchivia su un unico supporto (disco rigido interno)
• Archivia su un unico supporto (disco rigido interno)Utilizza un cloud senza clausola di conservazione
• Dimentica le durate specifiche di determinati settoriNon testare il ripristino
• Migrazione dell'archivioMigrazione dell'archivio

Se cambi fornitore di firma:

• Esporta tutti i documenti firmati + tracce di controllo
• Importazione nel nuovo sistema o in un SAE dedicato
• Verifica integrità (impronta digitale SHA-256)
• Verifica integrità (impronta digitale SHA-256)
• Mantieni temporaneamente accesso al vecchio sistema

Caso concreto: PMI che cambia fornitore di servizi

PMI con 50 dipendenti, 3000 documenti firmati accumulati in 5 anni. Migrazione:

1. esportazione automatizzata tramite API
2. esportazione automatizzata tramite API
3. importazione nel nuovo fornitore di servizi + SAE esterno come backup
4. verifica a campione (50 documenti controllati)

vecchio fornitore di servizi terminato dopo 3 mesi

Durata totale: 4 settimane. Perdita zero.

• Durata totale: 4 settimane. Perdita zero.
• Come Certyneo ti aiuta
• Certyneo include
• 10 anni di archiviazione

in tutti i piani, con ridondanza geografica nell'UE, versioning ed esportazione completa in qualsiasi momento (reversibilità totale). Formato PAdES-B-T predefinito, PAdES-B-LTA opzionale per documenti critici.

in tutti i piani, con ridondanza geografica nell'UE, versioning ed esportazione completa in qualsiasi momento (reversibilità totale). Formato PAdES-B-T predefinito, PAdES-B-LTA opzionale per documenti critici.

Scopri la soluzione di firma elettronica CertyneoFAQDevo stampare i miei documenti firmati?

No, inutile e controproducente (perdita di valore probatorio).

No, inutile e controproducente (perdita di valore probatorio).

È sufficiente un cloud standard (Google Drive, Dropbox)?

Per il PDF sì, ma non per il valore probatorio. Favorire l'archiviazione dedicata.

Cosa devo fare se la mia piattaforma di firma chiude?

I PDF PAdES rimangono verificabili offline. Esportare regolarmente le tracce di controllo.

I PDF PAdES rimangono verificabili offline. Esportare regolarmente le tracce di controllo.

Gli archivi dovrebbero essere crittografati?

Consigliato per documenti sensibili. Fare attenzione a conservare le chiavi per lungo tempo.

Quando decorrono i 10 anni?

Per un contratto commerciale: fine dell'esecuzione. Per un contratto di lavoro: fine del contratto.

Per un contratto commerciale: fine dell'esecuzione. Per un contratto di lavoro: fine del contratto.

Conclusione

Una buona archiviazione è l'assicurazione sulla vita delle vostre firme elettroniche. Scegli la formula adatta alle tue sfide (esternalizzata per la maggior parte delle PMI, SAE NF Z42-013 per i casi critici), testa regolarmente.

Prova Certyneo per inviare, firmare e tenere traccia dei tuoi documenti online in modo semplice, rapido e sicuro.