Archiviazione elettronica (firma, valore probante)

L'archiviazione elettronica designa la conservazione a lungo termine di documenti digitali firmati in condizioni che garantiscono il loro valore probante, la loro leggibilità e integrità nel tempo. Da non confondere con il semplice backup: l'archiviazione probante impone vincoli tecnici e giuridici precisi che la distinguono da un semplice stoccaggio nel cloud.

I tre pilastri dell'archiviazione probante :
• Integrità : il documento archiviato non può essere modificato — qualsiasi alterazione è rilevabile e invalida la prova. Garantita dall'hash crittografico del documento all'archiviazione e dalla verifica periodica di questo hash.
• Durabilità : il documento rimane leggibile tra 10, 20 o 50 anni, indipendentemente dall'evoluzione del software. Questo impone formati normalizzati (PDF/A per il contenuto, PAdES B-LTA per la firma) e una migrazione dei supporti a intervalli regolari.
• Tracciabilità : qualsiasi operazione sul documento archiviato (consultazione, comunicazione, eliminazione) è registrata in un registro di eventi con marca temporale e infalsificabile.

Quadro normativo : in Francia, l'archiviazione probante è regolata dalle norme NF Z42-013 (standard francese, AFNOR) e dalla norma internazionale ISO 14641. Per il settore pubblico e certe attività regolamentate (sanità, servizi finanziari), è richiesto l'accreditamento SIAF (Service Interministériel des Archives de France) o una certificazione da un conservatore terzo ESG. Il regolamento eIDAS 2.0 introduce un nuovo servizio di fiducia qualificato dedicato all'archiviazione elettronica qualificata, riconosciuto di diritto in tutta l'UE.

Durata legale di conservazione in Francia :
• Contratti commerciali e fatture : 10 anni (Codice di commercio art. L123-22)
• Contratti di lavoro : 5 anni dopo la partenza del dipendente
• Documenti fiscali : 6 anni (Libro delle procedure fiscali art. L102 B)
• Atti notarili : 75 anni (Codice notarile)
• Documenti medici : 20 anni dopo l'ultimo atto (Codice della sanità pubblica)

Implementazione Certyneo : tutti i documenti firmati sono archiviati nel formato PAdES B-LT (B-LTA disponibile nel piano Business per conservazioni > 10 anni), con marca temporale RFC 3161 qualificata, conservazione 10 anni inclusa in tutti i piani, registro di eventi consultabile in qualsiasi momento, e download della traccia di audit in formato PDF. Vedi anche valore probante e LTV (Long-Term Validation).