Převod Excel do PDF online, zdarma a bez nahrávání

Převod Excel do PDF online, krok za krokem

Převod souboru Excel do PDF slouží k předání tabulky, kterou nikdo omylem nezmění a kterou si každý otevře, s tabulkovým procesorem i bez něj. S Certyneo Reader se sešit načte a rozvrhne ve vašem prohlížeči, ve vašem zařízení: nikdy se neodesílá na server. Tady je celý postup od sešitu po PDF připravené k odeslání.

1. Otevřete sešit v Excelu a uložte ho. Tento krok je důležitější, než se zdá: převod tiskne hodnoty, které Excel u každého vzorce uložil, nepřepočítává je.
2. Zkontrolujte, co se má zobrazit: skryjte pracovní listy, řádky nebo sloupce a nastavte oblast tisku, pokud chcete předat jen část listu.
3. Přetáhněte soubor .xlsx nebo .xlsm do prohlížeče PDF v horní části této stránky, nebo ho vyberte ze svých složek, až do 150 MB.
4. PDF se otevře v prohlížeči. Projděte ho: každý list začíná svým názvem, záhlaví stránky připomíná list a zápatí uvádí číslování stránek.
5. Uložte PDF, nebo ho nejprve upravte: odstraňte nepotřebnou stránku, přidejte vodoznak, zabezpečte soubor heslem.

Pokud vám výsledek nevyhovuje, opravte sešit v Excelu, uložte ho a převeďte znovu: zabere to jen chvilku a počet převodů není nijak omezen.

Proč převádět tabulku Excel do PDF

Sešit Excel je pracovní nástroj: jeho vzorce, listy a sloupce s mezivýpočty se často týkají jen vás. PDF je jeho publikovatelná verze.

• Zafixovat čísla: rozpočet, nacenění nebo vyúčtování výdajů odeslané v PDF už nemůže změnit nešťastný překlep.
• Ukázat jen výsledek: skryté listy a sloupce se netisknou, vaše mezivýpočty zůstanou u vás.
• Být čitelný všude: příjemce nepotřebuje Excel ani jiný tabulkový procesor, k otevření souboru stačí telefon.
• Přiložit tabulku k žádosti: mnoho portálů, veřejných zakázek a žádostí o financování přijímá jen PDF.
• Archivovat stav k určitému datu: inventuru, měsíční přehled nebo prezenční listinu tak, jak vypadaly v okamžiku odeslání.

Pro opačný postup, tedy k získání čísel z výpisu nebo faktury obdržené v PDF do tabulkového procesoru, náš návod vysvětluje, jak převést PDF do Excelu s použitelnými částkami.

Co převod Excelu do PDF zachová

Nástroj nedělá snímek obrazovky listu: načte každou buňku, její obsah i formát a pak sestaví čitelné stránky. Tady je, co v PDF najdete a co v něm nebude.

Text v PDF je skutečný text: dá se vyhledávat, označit i kopírovat. Příjemce tak v dlouhé tabulce najde jméno nebo částku pomocí vyhledávání ve svém prohlížeči PDF.

Jak se velká tabulka Excel rozdělí na stránky

Hlavní potíží při převodu tabulky Excel do PDF je šířka. Na obrazovce list nemá okraj; stránka A4 ano. Nástroj uplatňuje pravidla navržená tak, aby každé číslo zůstalo čitelné.

• Formát A4, na výšku pro úzkou tabulku, automaticky na šířku, jakmile je tabulka široká.
• Velikost písma přizpůsobená šířce tabulky, aby se sloupce vešly bez újmy na čitelnosti.
• Nad 25 sloupců se list rozdělí do po sobě jdoucích bloků sloupců, tištěných jeden za druhým, místo aby se zmenšil do nečitelné velikosti.
• Řádek záhlaví opakovaný nahoře na každé stránce: je to první řádek, pokud je tučný, nebo řádek s popisky nad čísly.
• Řádek tabulky se nikdy nerozdělí mezi dvě stránky: řádek s více řádky textu přejde celý na další stránku.
• Každý list začíná svým názvem; záhlaví stránky připomíná list a zápatí uvádí číslování ve tvaru stránka / stránky.

Co dělat, když má vaše tabulka více než 25 sloupců

Rozdělení do bloků zachová vše, ale čtenář musí při sledování řádku přecházet ze stránky na stránku. Chcete-li se tomu vyhnout, snižte počet předávaných sloupců: skryjte sloupce s mezivýpočty, nebo nastavte oblast tisku omezenou na potřebné sloupce. U velmi velké tabulky určené k dalšímu zpracování zvažte také odeslání samotného sešitu spolu s PDF.

Aby byl řádek záhlaví správně rozpoznán a opakován, dejte popisky sloupců v prvním řádku tučně. Je to jednoduchý zvyk, díky němuž se PDF od druhé stránky čte mnohem snáz.

Data, čísla a vzorce: co vědět před převodem xlsx do PDF

Vzorce se nepřepočítávají

Soubor Excel uchovává u každého vzorce poslední hodnotu vypočtenou v okamžiku uložení. Převod tuto hodnotu vytiskne přesně tak, jako by to udělal tisk. Pokud jste změnili údaj a pak neuložili, PDF ukáže předchozí výsledek z posledního uložení. Řešení je vždy stejné: otevřít sešit v Excelu, nechat proběhnout výpočet, uložit a pak převést.

Formáty se řídí jazykem prohlížeče PDF

Data, procenta, desetinná místa a oddělovače tisíců se zapisují v jazyce rozhraní prohlížeče PDF, jako by to udělal Excel nainstalovaný v tomto jazyce: v češtině desetinná čárka a mezera mezi tisíci, pořadí den, měsíc, rok a PRAVDA místo TRUE u logické hodnoty. Pokud převádíte tabulku pro anglicky mluvícího čtenáře, přepněte prohlížeč PDF před převodem do angličtiny.

A co soubor CSV?

Soubor .csv nemá formátování ani listy: je to text oddělený čárkami nebo středníky. Převede se jako text s pevnou šířkou znaků, jehož sloupce zůstanou zarovnané. Pro výsledek jako ze skutečné tabulky, s opakovaným záhlavím a formáty čísel, ho otevřete v Excelu a před převodem uložte jako .xlsx.

Omezení převodu Excel do PDF a jak je obejít

Nástroj tiskne buňky. Cokoli, co není buňka nebo co závisí na výpočtu zobrazení specifickém pro Excel, se nepřenese. Je dobré to vědět před odesláním dokumentu.

• Grafy a obrázky umístěné na listu: v PDF chybějí. V Excelu graf uložte jako obrázek a ten po převodu přidejte do PDF, jak je vysvětleno níže.
• Podmíněné formátování: barvy vypočtené podle hodnoty, například záporná částka červeně, se nezobrazí. Pokud na informaci záleží, přidejte výslovný sloupec nebo pevnou barvu písma.
• Tenká ohraničení: nezachovávají se. Jednobarevná výplň každého druhého řádku je dobrou alternativou, jak vést oko.
• Komentáře a poznámky buněk: nezachovávají se. Důležité poznámky přepište do samostatného sloupce.
• Starý formát .xls: odmítnut. Otevřete ho v Excelu nebo jiném tabulkovém procesoru a uložte jako .xlsx.

Chcete-li graf vrátit zpět, převeďte sešit a pak použijte nástroj pro vložení stránky do PDF: přímo přijímá obrázek PNG nebo JPG a umístí ho před první stránku, za zvolenou stránku nebo na konec. Pokud chcete obrázek připravit zvlášť, můžete také převést obrázek JPG nebo PNG do PDF a pak ho spojit se zbytkem.

Pokud má dokument přesně odpovídat zobrazení v Excelu, včetně grafů a podmíněného formátování, exportujte ho přímo z Excelu přes Soubor, Uložit jako a typ PDF.

Jakou metodu zvolit pro převod souboru Excel do PDF

K stejnému výsledku vede několik cest. Liší se tím, kde se sešit zpracovává, co se zachová a jaký program je potřeba.

Nejcitelnější rozdíl spočívá v rozvržení. Při exportu z Excelu se široká tabulka často rozdělí na více stránek, pokud předem nenastavíte orientaci a tisk nadpisů. Zde je orientace na šířku i opakování záhlaví automatické.

Druhý rozdíl se týká důvěrnosti: mzdový přehled, rozvaha nebo databáze zákazníků převedená ve vašem prohlížeči neprojde žádným serverem, čímž odpadá riziko úniku u poskytovatele služby.

Po převodu: zmenšit, označit, zabezpečit, podepsat

PDF se otevře v bezplatném online prohlížeči PDF, kde na sebe nástroje navazují nad stejným dokumentem. Typický postup u finanční tabulky vypadá takto.

1. Odstraňte stránky, které se nemají odeslat, například list s předpoklady: odstraňte nepotřebné stránky z PDF zadáním jejich čísel.
2. Označte dokument: přidejte na každou stránku vodoznak „DŮVĚRNÉ“ u interní tabulky nebo rozpočtového výhledu.
3. Připojte ho k širšímu spisu: spojte více PDF do jednoho souboru, například číselnou tabulku, zprávu a přílohy.
4. Zabezpečte ho: uzamkněte PDF heslem ještě před odesláním e-mailem.
5. Nechte ho schválit: u cenové nabídky nebo schváleného výkazu odešlete PDF k elektronickému podpisu.

Dokud jste neuložili, každý krok lze vrátit tlačítkem Zpět.

Další otázky k převodu Excelu do PDF

Jak převést do PDF jen jeden list sešitu?

Skryjte ostatní listy v Excelu, uložte a převeďte: skryté listy se vynechají. Můžete také převést celý sešit a stránky nepotřebných listů potom odstranit.

Lze převést soubor Excel do PDF z telefonu?

Ano. Nástroj funguje v moderních prohlížečích na Androidu, iPhonu a iPadu. Vyberte soubor .xlsx ze svých souborů nebo z uložené přílohy a pak vytvořené PDF uložte. K opravě vzorce se však musíte vrátit do tabulkového procesoru.

Projde velký sešit s několika tisíci řádky?

Ano. Velké listy se zpracují efektivně, v limitu 150 MB na soubor. PDF bude mít jednoduše tolik stránek, kolik je potřeba, s opakovaným záhlavím na každé z nich.

Jak spojit tabulku Excel se zprávou ve Wordu do jednoho PDF?

Začněte tím, že převedete dokument Word do PDF, a pak vložte sešit na požadované místo nástrojem pro vkládání stránek, který přijímá i soubor .xlsx. Získáte jediné PDF připravené k očíslování a odeslání.