Anotace PDF online: zvýrazňování, komentáře, kreslení

Anotovat PDF online zdarma: krátká odpověď

Chcete-li anotovat PDF online bez instalace čehokoliv, otevřete soubor v čtečce výše, vyberte nástroj Anotovat, poté vyberte část textu k zvýraznění nebo nakreslete přímo na stránku. Až budou vaše anotace na místě, klikněte na Použít, přečtěte si dokument a poté uložte anotovaný PDF. Operace je bezplatná, nevyžaduje žádný účet a probíhá zcela ve vašem prohlížeči: soubor není odeslán na žádný server.

Tato příručka podrobně popisuje, co přesně znamená anotace PDF, osm dostupných nástrojů a správné použití každého z nich, problematické případy (skenovaný dokument, chráněný soubor, čtení na tabletu) a co dělat s dokumentem po anotaci. Pokud hledáte konkrétní gesto, vyhrazené průvodce jdou dále: zvýraznit PDF online, přidat komentář na PDF, opravovat a korigovat PDF ve více osobách nebo anotovat PDF na iPadu nebo tabletu.

Anotovat PDF: o čem přesně mluvíme?

PDF je navrženo tak, aby bylo pevné: jeho rozložení je stejné na všech obrazovkách a všech tiskárnách. Anotace tohoto dokumentu tedy nespočívá v jeho přepsání, ale v položení vrstvy vizuálních poznámek: zvýraznění, čára, poznámka, razítko. Původní text zůstává pod ním neporušen.

Norma PDF (ISO 32000) pro to předvídá vyhrazené objekty zvané anotace. Každá má typ (zvýraznění, podtržení, přeškrtnutí, kreslení, čtverec, textové pole, poznámka, razítko), polohu na stránce, barvu a případně textový obsah. Právě tento standardní formát Certyneo Reader zapisuje do vašeho souboru.

Praktickým důsledkem je, že vaše anotace nejsou obrázek nalepený na stránku. Adobe Acrobat, Náhled na Macu, čtečky integrované do prohlížečů a většina aplikací PDF je rozpoznávají jako skutečné anotace. Váš příjemce je může zobrazit, uvést v seznamu, odpovědět na ně ve svém vlastním softwaru nebo je odstranit jeden po druhém.

Nástroje anotace a kdy použít jednotlivé

Nástroj Poznámky sdružuje osm operací. První tři působí na výběr textu; následujících pět se volně umísťuje na stránku. Všechny nabízejí pět barev: žlutou, zelenou, modrou, červenou a černou.

Zvýraznit, podtrhnout, přeškrtnout

Vyberte text stejně, jak byste to udělali na webové stránce: zvýraznění, podtržení nebo přeškrtnutý text přesně následuje vybrané řádky, i když jich je více. Zvýraznění slouží k identifikaci podstatného, podtržení k upozornění na bod, který je třeba ověřit, přeškrtnutý text k návrhu odstranění. Tyto tři nástroje vyžadují vybíratelný text: náš průvodce pro zvýraznění textu v PDF vysvětluje, co dělat, když výběr nefunguje.

Kreslení volnou rukou

Kreslení se volně kreslí myší, prstem nebo stylusem: obklopte číslo, spojte dva odstavce, přidejte šipku nebo složenou závorku. Je to nejexpresivnější nástroj, ale také nejméně přesný: rezervujte jej pro vizuální nápovědy a poznámky v písemné formě nechejte pro textové nástroje.

Vymezit oblast

Rámec nakreslí obdélník kolem tabulky, podpisu, loga nebo jakéhokoli prvku, který není vybíratelný text. Upoutá pozornost bez ničeho skrývání.

Textové pole a připnutý komentář

Textové pole zapisuje vaši poznámku přímo na stránku, viditelnou pro všechny a vytisknutou s ní. Připnutý komentář umístí malou ikonu: její obsah se zobrazí, když čtenář na ni klikne nebo otevře panel komentářů svého softwaru. První je vhodný pro krátké instrukce, které musí vyskočit do očí, druhý pro delší vysvětlení, která by neměla zahlcovat stránku. Chcete-li si vybrat mezi nimi a psát užitečné poznámky, přečtěte si náš průvodce pro komentování PDF.

Razítko obrázku

Razítko umístí obrázek PNG nebo JPG na stránku: logo, firemní pečeť, nápis "Viděno" nebo "Zaplaceno" připravený předem. Takto položený naskenovaný podpis zůstává pouhou ilustrací bez důkazní síly: chcete-li někoho zavázat, je zapotřebí elektronický podpis.

Poznámkování PDF bez aplikace Adobe Acrobat

Adobe Acrobat Reader v bezplatné verzi umožňuje zvýraznění a komentování, ale je nutné jej nainstalovat a pokročilejší funkce jsou vyhrazeny předplatnému. Existuje několik alternativ, z nichž každá má svá omezení.

• Čtečky PDF integrované do moderních prohlížečů (Microsoft Edge, Firefox) nabízejí některé nástroje pro zvýraznění, kreslení nebo text, jejichž seznam se liší podle prohlížeče a verze.
• Náhled na Macu a nástroj anotace aplikace Soubory na iPhonu a iPadu jsou kompletní, ale jsou specifické pro ekosystém Apple.
• Mnoho webů na online anotaci začíná nahráním vašeho souboru na jejich servery, někdy s limitem na počet stran nebo souborů za den, a vyžadují účet pro uložení výsledku.
• Certyneo Reader funguje v jakémkoli nedávném prohlížeči, na počítači i na mobilním zařízení, bez účtu a bez limitů, a zpracovává soubor lokálně.

Bez ohledu na zvolený nástroj si ověřte jeden bod před tím, než se zavážete: poznámky musí být psány ve standardním formátu PDF. Některé nástroje během ukládání zploští vše do obrázku; váš příjemce pak již nemůže ani vybrat text, ani odstranit poznámku.

Anotace naskenovaného PDF: krok OCR

Naskenovaný nebo fotografovaný dokument je pro čtečku PDF jen obrázek: neobsahuje žádný text. Můžete do něj kreslit, umístit rámeček, textové pole, poznámku nebo razítko, ale není možné vybrat větu, abyste ji zvýraznili nebo přeškrtli.

Řešením je učinit sken prohledávatelným prostřednictvím OCR před jeho anotací. Rozpoznávání znaků přidá pod obrázek neviditelnou textovou vrstvu, zarovnanou se slovy. Jakmile je tento krok hotov, výběr funguje a nástroje pro zvýraznění sledují řádky dokumentu. Vyhledávání slova v PDF se současně stane možným.

Tip: pokud se zdá, že PDF obsahuje text, ale výběr skáče z jednoho bloku na druhý, jde často o dokument rozložený v sloupcích. Vybírejte sloupec za sloupcem, počínaje začátkem věty.

Anotace, úprava, redigovani: tři různé gesty

Tyto tři operace se často zaměňují, přestože nemají ani stejný účinek, ani stejná rizika.

• Anotace přidává poznámky přes obsah, aniž by jej měnila. Původní text zůstává čitelný a kopírovatelný a každou anotaci lze odstranit.
• Úprava mění samotný obsah: opravit datum, chybu nebo částku přímo v řádku. To je role nástroje pro úpravu textu PDF, který přepíše řádek pomocí písma se stejnými rozměry.
• Redigovani trvale odstraní informaci: maskovaný text je ze souboru odstraněn, ne pouze zakryt. Pro číslo sociálního zabezpečení, IBAN nebo jméno k anonymizaci použijte nástroj pro redigovani PDF.

Klasická léčka spočívá v nakreslení černého obdélníku přes citlivá data v domnění, že jsme je smazali. Rámeček nebo kreslení zůstává anotací: text pod ním stále existuje a kdokoli jej může zkopírovat nebo odstranit anotaci. Chcete-li informaci skrýt, redigovejte ji; chcete-li ji označit, anotujte ji.

Kontrola dokumentu více lidmi

Anotace je společným jazykem kontroly: zpráva, memorandum, návrh nebo smlouva se šíří v PDF, každý do ní přidá své poznámky a autor je začlení do zdrojového dokumentu. Aby tento okruh fungoval, nastavte konvence před zahájením: jedna barva pro každého korektora, přeškrtnutý text pro odstranění, podtržení pro body k ověření, textové pole pro navrhovaná nahrazení.

Když více korektorů pracuje každý na své kopii, je obtížné zjistit, co se změnilo z jedné verze na druhou. Nástroj pro porovnání dvou verzí PDF zvýrazní přidané a odstraněné řádky. Náš kompletní postup pro kontrolu a opravu PDF více lidmi detailně popisuje konvence, kontrolní okruh a zvláštní případ smlouvy před podpisem.

Anotace PDF na iPadu, tabletu nebo telefonu

Nástroj funguje v prohlížeči vašeho tabletu nebo telefonu bez nutnosti instalace aplikace. Na dotykovém displeji následuje kreslení prst nebo stylus a výběr textu se provádí dlouhým stisknutím, jako na kterékoli webové stránce.

Na větší obrazovce činí režim na šířku a přiblížení výběr přesnějším. Anotovaný soubor se uloží do složky Stažené soubory zařízení. Náš průvodce pro anotaci PDF na iPadu nebo tabletu Android poskytuje postupný návod a užitečné nastavení pro psaní stylusem.

Důvěrnost: proč se anotace provádí na vašem zařízení

Dokumenty, které anotujeme, jsou zřídka bezvýznamné: smlouvy, výplatní pásky, zdravotnické záznamy, kopie zkoušek, součásti právního spisu. Jejich svěření online službě, která je ukládá, i dočasně, představuje skutečný problém s důvěrností a někdy i s souladu s GDPR.

Certyneo Reader čte a upravuje PDF přímo ve vašem prohlížeči. Soubor se nikdy nenahraje: Certyneo jej nepřijímá, neuchovává a nemůže jej konzultovat. Zavření karty vymaže dokument z paměti. To je také to, co umožňuje anotovat velké soubory, až do 150 MB, bez času na odeslání.

PDF chráněný heslem se otevře zadáním tohoto hesla, které je ověřeno pouze na vašem zařízení. Pokud má anotovaný dokument zůstat šifrován, použijte nástroj k ochraně PDF heslem před jeho odesláním.

Použít, opravit, uložit: funkce krok za krokem

Dokud nekliknete na Použít, vaše anotace zůstávají v režimu čekání: zobrazují se na stránce, ale nejsou ještě zapsány do souboru. Čítač v panelu nástrojů ukazuje jejich počet.

1. Chcete-li odstranit anotaci v režimu čekání, zvolte nástroj Odstranit a pak na ni klikněte. Tlačítko Opustit vše najednou smaže všechny anotace v režimu čekání.
2. Klikněte na Použít: všechny anotace jsou zapsány jedinou operací do PDF a stránka se znovu načte.
3. Pokud vám výsledek nevyhovuje, příkaz Vrátit poslední změnu se vrátí do předchozího stavu, pokud soubor není uložen.
4. Klikněte na Uložit a stáhněte si anotovaný PDF. Dokud to neuděláte, čtečka vás upozorní před opuštěním stránky.

Vaše anotace se přidávají k těm, které dokument již obsahoval, aniž by je vymazaly. Pokud chcete smazat již uloženou anotaci, otevřete soubor v čtečce, která uvádí komentáře, jako je Adobe Acrobat Reader nebo Náhled: každá standardní anotace tam může být vybrána a smazána.

Po anotaci: sdílení, porovnání, podepisování

Anotovaný PDF není zřídka cílem samotným. V závislosti na situaci spočívá další krok v jeho vrácení autorovi k integraci poznámek, kompresi k odeslání e-mailem nebo jednom posledním přečtení v online čtečce PDF před distribucí.

Pokud je dokument smlouvou, nabídkou nebo objednávkou, poslední krok je často podpis. Jakmile jsou poznámky integrovány a finální verze určena, můžete podepsat PDF online pomocí elektronického podpisu: vaši podepisující podepíší ze svého telefonu a podepsaný dokument je zapečetěn, což zabraňuje jakýmkoli pozdějším změnám bez toho, aby se to vidělo.

Osvědčené postupy pro čitelné anotace

• Jedna myšlenka na anotaci: komentář, který mísí tři poznámky, je zřídka zpracován zcela.
• Barevný kód oznámený od začátku, například žlutá pro klíčové informace, červená pro chybu, zelená pro potvrzení.
• Poznámky, které navrhují řešení spíše než pouhý návrh: "nahradit 30 dní za 45 dní" spíše než "lhůtu je třeba přezkoumat".
• Zvýraznění střídmě: odstavec zcela zvýrazněný již nic nenaznačuje.
• Explicitní název souboru při uložení s datem a vašimi iniciálami, aby každý věděl, jakou verzi má.
• Poslední přečtení anotovaného PDF před jeho odesláním, zejména pro ověření, že žádná vnitřní poznámka není určena k zůstání v kopii pro klienta.