Entreprise
Електронен подпис за HR: ръководството
Договори, изменения, обещания за работа, фирмени споразумения: как HR индустриализира електронните подписи.
7 min
Човешки ресурси
Електронен подпис за ЧР и служба по персонала
Дигитализирайте трудови договори, допълнителни споразумения, обещания за наемане, разписки за окончателно разплащане и фирмени споразумения. Certyneo е съвместим с вашата SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) чрез Zapier, Make или webhooks и гарантира съответствие с член L1221-1 от Кодекса на труда, регламента eIDAS и RGPD. Архивиране 10 години включено, автоматичен одитен запис.
Какви са случаите на употреба на електронен подпис в HR?
Всички подписи от жизнения цикъл на служителя, от обещанието за наемане до споразумението за прекратяване, могат да бъдат дематериализирани с Certyneo. Ето седемте най-чести случаи при нашите ЧР клиенти.
Трудов договор (безсрочен, срочен)
Безсрочни и срочни договори, договори за чиракуване или професионализация: изпратете договора, подписан от работодателя, на кандидата, който подписва за 2 минути от своя телефон. Съвместим с член L1221-1 от Френския кодекс на труда.
Допълнително споразумение към договора
Промяна на длъжността, увеличение, преминаване към непълно работно време, дистанционна работа: дематериализирайте целия цикъл на допълнителни споразумения с последователни подписи от служителя и работодателя.
Обещание за наемане
Правно обезпечете обещанието за наемане (едностранно или синалагматично) преди подписването на договора. Усъвършенстваният електронен подпис (AES) позволява формално идентифициране на кандидата.
Взаимно прекратяване
Покана, протокол от срещата и подробно споразумение, подписани от разстояние, с audit trail с времеви печат. Формулярът TéléRC продължава да се подписва на ръка.
Корпоративно споразумение
Колективни споразумения, подписани от представителни синдикални организации: изпращайте, събирайте подписи успоредно или последователно и архивирайте 10 години.
Споразумение за неразкриване и ангажимент за поверителност
Споразумение за неразкриване за нови служители, стажанти, доставчици. Безплатен шаблон, наличен в нашата библиотека.
Споразумение за стаж
Тристранно споразумение (фирма, учебно заведение, стажант): конфигурируем ред на подписване, автоматични напомняния, DUE интегрирано в края на цикъла.
Защо да изберете Certyneo за HR екипи?
Шест конкретни причини, поради които ЧР отделите избират Certyneo за своите електронни подписи.
Онбординг за 24 ч
Между предложението за наемане и подписването на договора – броете няколко часа вместо няколко дни поща. Кандидатът подписва от своя телефон, без принтер.
Съответствие с Кодекса на труда
Електронният подпис на трудов договор е признат от членове 1366 и 1367 от Френския граждански кодекс, които придават на електронния документ същата доказателствена сила като на хартиения. Нашите усъвършенствани подписи (AES) спазват eIDAS и член 1367 от Френския граждански кодекс.
10 години архивиране включено
Всички ЧР договори се архивират 10 години с интегрирана в PDF одитна следа с времеви печат. Продължителността съответства на задълженията за съхранение на социални документи (DSN, AT/MP).
Работни процеси с множество подписващи
Работодател, HR, мениджър, служител: конфигурирайте реда на подписване последователно или паралелно. Автоматични напомняния по имейл в избрания интервал за всяко изпращане (по подразбиране всеки 3 дни).
Повторно използваеми шаблони
Създавайте шаблони за договори (безсрочни, срочни, стаж) с динамични полета (име, заплата, дата) и генерирайте документи масово от вашия SIRH експорт.
Грижливо преживяване за кандидата
Пътят на подписващия на френски, достъпен WCAG AA, скромни имейли без инвазивно проследяване. Имиджът на работодателската марка се уважава.
Какви интеграции на SIRH са налични?
Certyneo се свързва с вашата SIRH по два начина. Lucca разполага със собствен конектор, само за четене: вашите служители се предлагат като подписващи и техните данни предварително попълват вашите шаблони. За други SIRH, REST API, webhooks и конекторите Zapier/Make покриват сценариите по-долу. Собствен конектор на вашия? Свържете се с нас, за да проучим партньорство.
Lucca, PayFit, Cegid
Обичайни френски SIRH на пазара за МСП. Lucca разполага със собствен конектор Certyneo, само за четене: вашите служители се появяват в предложенията за подписващи и техните данни предварително попълват вашите шаблони. За PayFit, Cegid и други, свържете Certyneo чрез Zapier или Make (тригери "подписано пликче" и "изпратен документ"), или чрез нашия REST API за персонализиран pipeline.
Workday, SAP SuccessFactors
SIRH големи сметки : интеграция чрез Make или Zapier за сложни работни потоци при наемане (множество подписи, йерархични одобрения). За собствен конектор, нашият екип по интеграции може да проучи партньорство въз основа на вашия обем.
Други SIRH и HR инструменти
HRIS, ATS и платежни инструменти (BambooHR, HubSpot, Personio и т.н.) : използвайте нашите уебхукове в реално време и нашите конектори Zapier/Make, които покриват по-голямата част от приложенията на трети страни. REST API документирана на /docs.
Собствен конектор вече съществува за Lucca: откройте интеграцията на Lucca. Предлага вашите служители като подписващи и предварително попълва вашите шаблони, само за четене.
Нуждаете се от персонализирана интеграция? Свържете се с нашия екип — API на Certyneo е публично документиран на нашата API документация.
Как да спазва Кодекса на труда, eIDAS и RGPD?
Дематериализацията на ЧР документите се регулира от няколко текста. Certyneo обхваща цялата правна рамка – френска и европейска.
Кодекс на труда — член L1221-1
Трудовият договор се сключва в такава форма, каквато страните решат да приемат. Следователно електронният подпис е напълно допустим, при условие че гарантира идентифицирането на подписващия и целостта на документа — което усъвършенстваният подпис (AES) осигурява.
Граждански кодекс — член 1367
Общо признаване на електронния подпис като еквивалент на ръкописния, когато се използва надеждно средство за идентификация, гарантиращо връзката му с акта.
Регламент eIDAS (ЕС) № 910/2014
Подписите за човешки ресурси на Certyneo се основават на усъвършенстваното ниво (AES): уникална връзка с подписващия, идентификация чрез OTP код, изпратен по SMS, откриване на всяка последваща промяна на документа.
GDPR и социално съхранение
Срокове на съхранение, съответстващи на социалните задължения: 5 години (договор) или 10 години (DUE, AT/MP, регистри на персонала). Стандартен DPA, достъпен при регистрация, актуален регистър на обработващите дейности.
Ръководство за електронен подпис·Ръководство за eIDAS·Сигурност на Certyneo·Безплатни шаблони за договори·Ръководство за електронен подпис HR·Certyneo срещу DocuSign·Прекратяване по взаимно съгласие: какво се подписва онлайн·Подписване на трудов договор онлайн·Подписване на CDI онлайн·Подписване на обещание за работа онлайн·Подписване на онлайн платежния лист·Подписване на ЕКС-мандат онлайн·Подписване на харта за отдалечен труд онлайн·Масовно изпращане на булетините за плати
Често задавани въпроси от ЧР екипи
Легален ли е електронният подпис на трудов договор във Франция?
Да, без ограничение. Член L1221-1 от Френския кодекс на труда оставя страните свободни в избора на формата на договора. Член 1366 от Гражданския кодекс придава на електронния документ същата доказателствена сила като на хартиения, а член 1367 признава електронния подпис, който идентифицира своя автор. Усъвършенстваният подпис (AES) се препоръчва, за да се гарантира силна идентификация на служителя.
Какво ниво на подпис да избера за трудов договор?
Усъвършенстваният подпис (AES) е препоръчителният стандарт. Той включва идентификация на подписващия (OTP SMS + имейл), уникална връзка с подписания документ и откриване на всяка последваща модификация. Обикновеният подпис е достатъчен за вътрешни документи без договорно значение (служебна бележка, известие за получаване).
Как се управлява срокът за отказ при взаимно прекратяване?
Срокът за отказ от 15 календарни дни тече от деня след саморъчното подписване на формуляра TéléRC. Certyneo поставя времеви печат на документите, подписани онлайн около тази стъпка (покана, протокол от срещата): така доказвате, че срещата е предшествала подписването. Искането за одобрение се подава в TéléRC след изтичане на срока.
Може ли да интегрирам Certyneo с нашия SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…)?
Да. Lucca разполага със собствен конектор Certyneo, само за четене: вашите служители се предлагат като подписващи и техните данни предварително попълват вашите шаблони; нищо не се записва в Lucca. За PayFit, Workday, Cegid и други, все още няма собствен конектор: Certyneo предоставя пълен REST API, webhook за всяко събитие (подписано пликче, отказано, изтекло) и конекторите Zapier и Make, които покриват над 4000 приложения на трети страни, включително повечето SIRH на пазара. Собствен конектор на вашия SIRH? Свържете се с нашия интеграционен екип, за да проучим партньорство.
Колко време се съхраняват подписаните договори?
Нашите планове включват 10-годишно архивиране по подразбиране, което съответства на най-строгите социални срокове за съхранение (регистри на персонала, AT/MP документи). Договорите остават изтегляеми по всяко време от вашето табло, с интегрирана в PDF одитна следа.
Трябва ли кандидатите да създават акаунт в Certyneo, за да подпишат?
Не. Подписващият получава сигурна връзка по имейл и подписва директно от своя браузър, без инсталация или създаване на акаунт. За усъвършенствани подписи той въвежда OTP код, получен по SMS, за да потвърди самоличността си.
Противопоставим ли е електронният подпис при трудов спор?
Да. Правната тежест на усъвършенствания подпис е призната от френската и европейската съдебна практика. При спор представяте подписания PDF заедно с одитната следа (времеви печат, IP, груба геолокация, OTP валидация), което представлява солидна съвкупност от доказателства за Съвета по трудови спорове.
Може ли да се подпишат няколко договора масово от SIRH експорт?
Да. Функцията "шаблони" ви позволява да създадете шаблон за договор с динамични полета (име, заплата, длъжност, дата на наемане). След това импортирате CSV от вашата SIRH и Certyneo генерира и изпраща всички пликове наведнъж за секунди.