Необходимо ли е съгласието на служителя за дематериализация на неговите разписки?

Не — от Закона на Макрон (1 януари 2017 г.) работодателят може да предостави разписката в електронна форма без предварително съгласие на служителя, при условие че го информира най-малко един месец по-рано чрез всякакви средства (писмо, имейл, обявление). Служителят може да възрази в което и да е време и да получи връщане в хартиен формат в най-кратки сроки.

Колко време трябва да се съхраняват дематериализираните разписки?

50 години от датата на разписката, ИЛИ до 75-годишната възраст на служителя (член D3243-8 от Трудовия кодекс). Този период покрива възможната реконструкция на кариера за пенсиониране. Certyneo автоматично архивира всяка разписка през този период в съответствие с цифров сейф.

Как служителят има достъп до своите разписки?

Всеки служител има личен цифров сейф, достъпен чрез идентификатор + парола или OTP SMS. Той може да преглежда, изтегля и отпечатва своите разписки в което и да е време, включително след напускане на компанията. Сейфът е съвместим с бъдещия трансфер към личния сметка за професионална дейност (CPA).

Може ли служителят да отхвърли дематериализацията?

Да — в което и да е време. Служителят уведомява работодателя за своето отхвърляне (писмо, имейл, просто писмо). Работодателят тогава трябва да се върне към хартиен формат "в най-кратки сроки" (юриспруденция: максимум 3 месеца). Не се изисква никаква причина и не могат да се наложат санкции.

Какви са задължителните упоменания в разписката?

Самоличност на работодателя и служителя, период на плащане, продължителност на работата, основна заплата, премии, удръжки, подробни социални приноси (от опростена разписка 2018), облагаемата сума, нетната сума за плащане, платени отпуски, процент на приспадане в източника. Няма разлика с хартиена разписка — само носителят се променя.

Какво се случва, ако компанията затвори или бъде закупена?

Цифровият сейф остава достъпен за служителя дори след прекратяване на трудовия договор или ликвидация на компанията. Certyneo гарантира преносимост на данните към нов хостинг в случай на промяна на доставчика, в съответствие с декрет 2016-1762.

Какво ниво на подпис за работодателя?

Напреднала подпис (AES) се препоръчва за работодателя или делегата по заплати: проверка на самоличност чрез OTP SMS, уникален сертификат, квалифициран времеви печат. Съответства на чл. 26 на регламент eIDAS и е съвместима с изискванията за целостност на декрет 2016-1762.

Дематериализираното платежно известие приложимо ли е в трудови спорове?

Да — напредналата електронна подпис (AES) дава на известието същата доказателствена сила като хартиено известие (чл. 1366 Граждански кодекс). В случай на спор относно съществуването или съдържанието на известието, работодателят представя одит пътеката на Certyneo, която доказва датата на предоставяне, самоличността на служителя получател и целостта на документа.

Трудов кодекс чл. L3243-2 · закон Macron · дигитален сейф 50 години

Дематериализирайте и подпишете ведомост за заплата онлайн

Дематериализирана ведомост за заплата, издадена на служителя с пълна правна стойност. В съответствие със статия L3243-2 на Трудовия кодекс (закон Macron от 6 август 2015 г.) и декрет № 2016-1762 — съхранение 50 години (или до навършване на 75 години на служителя), предполаганото съгласие на служителя, изрично право на възражение, включен дигитален сейф.

Правна рамка: Чл. L3243-2 — закон Macron
Ниво на подпис: AES eIDAS препоръчана
Законова консервация: 50 години или 75 години на служителя

Какво е дематериализирана заплатна ведомост?

Дематериализираната заплатна ведомост е електронната версия на заплатната ведомост, предоставена на служителя в защитен цифров сейф. От закона Macron от 6 август 2015 г. (член 54) и декрета от 16 декември 2016 г., работодателят може да предостави ведомостта в електронна форма без предварително съгласие на служителя, при условие че го уведоми поне един месец предварително и спазва условията за консервация (50 години или до 75-те години на служителя — период, който покрива евентуално възстановяване на трудов стаж за пенсия). Служителят може да се противопостави по всяко време и да поиска връщане към хартиен формат.

Защо да дематериализирате заплатните ведомости?

Икономия на разходи за изпращане

Без печат, пликове, марки, лично предаване. При 50 ведомости/месец, типичната икономия е 1 500-3 000 € годишно за МСП — без да се брои времето на отдела HR, отделено за архивиране на хартия.

Цифров сейф 50 години

Всеки служител получава достъп до личния си цифров сейф, който съхранява всички негови заплатни ведомости в продължение на 50 години (или до 75-те му години), в съответствие с нормативните изисквания. Съвместим с бъдещия трансфер към личния акаунт за дейност (CPA).

Презумирано съгласие — без предварително одобрение

От 2017 г. работодателят вече не трябва да получава изричното съгласие на служителя за преминаване към електронна ведомост. Писмено уведомление един месец предварително е достатъчно. Служителят може да се противопостави по всяко време и да се върне към хартиен формат.

Проследяване на одит — с правна сила

Всяка ведомост се доставя с PDF доказателство: идентичност на служителя получател, времеви печат на предоставяне, хеш SHA-256 на документа, дневник на прегледите. С правна сила при трудов спор относно съществуването или съдържанието на ведомостта.

Дематериализиране на заплатната ведомост в 4 стъпки

От генериране на ведомостта до предоставяне в цифровия сейф за по-малко от 5 минути.

1. Уведомете служителите
Изпратете писмо или имейл с информация до служителите най-малко 1 месец преди първото електронно предоставяне. Уточнете условията за достъп до сейфа, периода на съхранение и правото на възражение. Шаблон е наличен в Certyneo.
2. Импортиране на документи
Качете партидата разписки за плащане (PDF) от вашия софтуер за управление на заплати. Certyneo се интегрира с основните SaaS платформи за управление на заплати (Silae, Sage, PayFit и др.). Автоматично разпознаване на служителя получател.
3. Електронно подписване (работодател)
Усъвършенствано подписване (AES) на разписката от работодателя или делегирания лице за управление на заплати. Квалифициран времеви печат на предоставянето. Съответствие с член L3243-2 и декрет 2016-1762.
4. Предоставяне в цифровия сейф
Всеки служител получава известие по имейл + достъп до своята разписка чрез личния си цифров сейф. Автоматично съхранение за 50 години, експортиране на PDF в което и да е време.

Често задавани въпроси

Необходимо ли е съгласието на служителя за дематериализация на неговите разписки?: Не — от Закона на Макрон (1 януари 2017 г.) работодателят може да предостави разписката в електронна форма без предварително съгласие на служителя, при условие че го информира най-малко един месец по-рано чрез всякакви средства (писмо, имейл, обявление). Служителят може да възрази в което и да е време и да получи връщане в хартиен формат в най-кратки сроки.
Колко време трябва да се съхраняват дематериализираните разписки?: 50 години от датата на разписката, ИЛИ до 75-годишната възраст на служителя (член D3243-8 от Трудовия кодекс). Този период покрива възможната реконструкция на кариера за пенсиониране. Certyneo автоматично архивира всяка разписка през този период в съответствие с цифров сейф.
Как служителят има достъп до своите разписки?: Всеки служител има личен цифров сейф, достъпен чрез идентификатор + парола или OTP SMS. Той може да преглежда, изтегля и отпечатва своите разписки в което и да е време, включително след напускане на компанията. Сейфът е съвместим с бъдещия трансфер към личния сметка за професионална дейност (CPA).
Може ли служителят да отхвърли дематериализацията?: Да — в което и да е време. Служителят уведомява работодателя за своето отхвърляне (писмо, имейл, просто писмо). Работодателят тогава трябва да се върне към хартиен формат "в най-кратки сроки" (юриспруденция: максимум 3 месеца). Не се изисква никаква причина и не могат да се наложат санкции.
Какви са задължителните упоменания в разписката?: Самоличност на работодателя и служителя, период на плащане, продължителност на работата, основна заплата, премии, удръжки, подробни социални приноси (от опростена разписка 2018), облагаемата сума, нетната сума за плащане, платени отпуски, процент на приспадане в източника. Няма разлика с хартиена разписка — само носителят се променя.
Какво се случва, ако компанията затвори или бъде закупена?: Цифровият сейф остава достъпен за служителя дори след прекратяване на трудовия договор или ликвидация на компанията. Certyneo гарантира преносимост на данните към нов хостинг в случай на промяна на доставчика, в съответствие с декрет 2016-1762.
Какво ниво на подпис за работодателя?: Напреднала подпис (AES) се препоръчва за работодателя или делегата по заплати: проверка на самоличност чрез OTP SMS, уникален сертификат, квалифициран времеви печат. Съответства на чл. 26 на регламент eIDAS и е съвместима с изискванията за целостност на декрет 2016-1762.
Дематериализираното платежно известие приложимо ли е в трудови спорове?: Да — напредналата електронна подпис (AES) дава на известието същата доказателствена сила като хартиено известие (чл. 1366 Граждански кодекс). В случай на спор относно съществуването или съдържанието на известието, работодателят представя одит пътеката на Certyneo, която доказва датата на предоставяне, самоличността на служителя получател и целостта на документа.

Прочети също

Дематериализирайте следващите си заплатни листи

Безплатен постоянен план (5 пликове / месец), без банкова карта. Съответствува на закона Macron и eIDAS. Цифров сейф 50 години включен.

Начнете безплатно Вижте цените