电子发票存档：法定期限、义务和证据效力
电子发票需要保留多长时间？哪些规则保证其证据效力？关于现行法律义务的完整概览。
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证据价值 · NF Z42-013 · ISO 14641
电子签名存储:确保时间上的证据价值
电子签名不仅仅是足够的:还需要在5,10或20年内证明签名是真实的,并且文件没有被修改.这是电子证据存储的作用,尤其是不应该与云中的简单保存混.证据存储基于三个支柱:完整性,持久性和可追溯性,由NF Z42-013 (AFNOR) 和ISO 14641标准框架下.本指南解释了可持续存储与普通存储的区别,法国的法律保护法,BES-LTA格式以及eIDAS 2.0引入的新合格存档服务.
什么是证据档案?
电子证据存储是指在保证其完整性,可读性和法律适用性的条件下长期保存签名的数字文件. 仅仅将文件复制到磁盘或云端是不够的:文件可以被无痕迹地修改,格式可能变得无法读取,并且没有任何证据证明保存日期. 证据存储恰恰应对应这三个风险.
它基于三个不可分割的支柱:完整性:档案文件不能被改变,任何变化都可以检测到,通过加密对档案的哈希和定期检查文件的凝聚力.持久性:文件可以阅读数十年,无论软件的发展如何,这需要标准格式 (内容PDF/A,签名PAdES B-LTA) 和媒体的定期迁移.可追溯性:档案文件上的每一个操作 (存储,查询,通信,销毁) 都记录在一个无误的时刻记录日志中.
法律保存时间:谁需要保存,多久
在法国,根据法律的规定,签署的文件必须保留可反对的时间.
商业合同和发票 10年
商业合同和发票保存10年 (商业法,第123-22条).这是B2B中最常见的参考期限:签署的文件必须在整个时间内保持可核查性,包括签名证书的有效性.
劳动和人力资源合同 5年
签署的劳动合同在员工离职后至少保留5年;一些工资元素可以持续50年.因此,HR的非实体化需要一个能够覆盖长期和多样性的证据档案.
税务文件 6年
税务证明文件保存6年 (税务程序书,第L102B条).在检查时,政府可以要求提供数字签名的原始文件:非证据档案没有可反对的价值.
经公证的证书 75岁
公证文书需要保存75年（《公证法》）。在如此长的时间跨度内，只有采用格式迁移和时间戳续签（PAdES B-LTA）的归档方式，才能使签名在证书有效期之后依然可验证。
医疗记录 20年
医疗记录在最后一行 (公共卫生法) 后的20年内保留.对于医疗数据主机来说,证据存储与HDS认证是双重的,这框架了保存的安全性和保密性.
证据存档的规范框架
在法国和欧洲,有四个标准结构了电子证据档案.
NF Z42-013（AFNOR）
法国电子证据存档标准.它定义了技术和组织措施,以确保存档文件的完整性,持久性和可追溯性.这是AFNOR颁发的NF 461证书的基础.
国际标准ISO 14641
国际标准Z42-013规定了设计和运行电子档案系统的要求,以确保文件在整个生命周期中的真实性和完整性,在法国以外的范围内也被认可.
其他地方
对于公共部门和某些受监管的活动,需要法国政府间档案管理局 (SIAF) 的批准或使用第三方认证档案管理员.第三方档案管理员为客户保留文件,并通过合同承诺证明价值.
已获得eIDAS 2.0资格的存档
电子身份识别法2.0引入了一个新的专为电子存档的合格信任服务.合格存档在整个欧盟得到了可靠的假设和完全的认可,就像之前的合格时间标签或盖章一样.
证据存档,备份,数字安全箱:有哪些不同?
三种方法都能保存文件,但只有一个方法可以保证在时间内证明.
| 其他 | 证据档案 | 简单的保护 | 数字安全箱 |
|---|---|---|---|
| 目的 | 确保在期限内签署的文件具有法律效力. | 恢复数据,如果出现故障或丢失. | 存储和分享文件以安全和私人的方式. |
| 确保了他们的完整性 | 是的,存档哈希 +定期检查凝聚物. | 保存的文件可以被替换. | 部分加密和访问控制,但没有可反对的完整性证据. |
| 保护视野 | 10,20,75年,包括格式迁移和时间标记更新. | 短期中期,根据保留保证政策. | 只要订阅活动, 没有任何形式的延续性保证. |
| 法律上的证据 | 符合NF Z42-013 / ISO 14641的强度,可以在纠纷的情况下提出异议. | 任何一个保护没有独立的证据价值. | 变量 取决于服务提供者的合同保证. |
| 格式和持久性 | 它们是长期的标准格式. | 原始格式,可能变得难以读. | 没有持久性限制的原始格式. |
| 实施 | 无需管理基础设施. | 价格低,但不适合用于试验. | 每个用户订阅,以个人使用为导向. |
eIDAS 2.0：合格电子存档（第45f条）
eIDAS 2.0 法规（欧盟法规 2024/1183）引入了一项新的专门信任服务：合格电子归档。第 45f 条阐述了该原则——由合格服务提供商归档的文件在整个保留期间享有完整性和来源推定。具体而言，签署后由合格提供商进行归档的文件不再需要证明其未被篡改：对其有异议的一方需要证明相反的事实。
这一推定在整个欧盟范围内有效，并协调了不同的国家做法（法国的NF Z42-013、德国的TR-ESOR）。澄清技术要求的执行法案预计在2026-2027年前出台；在此期间，带有合格时间戳的PAdES B-LTA存档仍然是保留签署文件证明力的公认最佳做法。
欧盟法定保留期限
保存期限取决于文件类型和国家。以下是一些参考：
- •法国：商业合同和发票——10 年（《商法典》第 L123-22 条）；劳动合同——员工离职后 5 年
- •德国：账簿和会计凭证——10 年（《德国商法典》第 257 条、《税收通则》第 147 条）
- •西班牙：商业文件——6 年（《西班牙商法典》第 30 条）
- •意大利：簿记记录和商业信函——10 年（《意大利民法典》第 2220 条）
- •整个欧盟：税务文件遵循其各自的期限（法国 6 年，《法国税法》第 L102 B 条）——请核实适用于您行业的相关法律
常见问题 电子存档
- 存档和保存有什么区别?
- 备份是用来恢复数据的故障:没有任何保证一个备份文件没有改变,也没有保证它在10年内仍然可以读取. 证据价值的档案,保证完整性 (任何变化都可以检测到),持久性 (标准格式和媒体迁移) 和可追溯性 (时间标记的事件日记) 的签名文件,使其在整个法律保存时间内仍然可以被诉讼.
- 电子档案是否具有法律价值?
- 是的,只要符合证据存档标准.根据NF Z42-013或ISO 14641进行电子签名并存档的文件具有与原始纸质文件相同的证据价值 (民法典,第1366条和第1379条).相反,在共享文件中保存的简单PDF文件,没有保证完整性或时间盖章,在诉讼中可能会受到质疑.
- 一份签名的文件需要保存多长时间?
- 文件的使用期限取决于文件的类型:商业合同和发票10年 (商法第123-22条),劳动合同5年,税务文件6年 (LPF第102条B条),医疗文件20年,公证文件75年.
- 什么是NF Z42-013标准?
- 文件存档系统的技术和组织措施是: 文件存档系统的完整性,持久性和可追溯性,是NF 461认证的基础.
- 什么是B-LTA的格式?
- 简称PADES (PDF Advanced Electronic Signatures) 是 ETSI 签名标准.B-LTA (长期存档) 配置文件包含所有必要的信息,以验证签名后的年份,包括证书到期后,通过包含撤销数据和更新时间标签.这是长期证据存档的参考格式.
- 存档是不是包括在Certyneo中?
- 是的.所有在Certyneo上签名的文件都存储在PAdES B-LT格式,具有RFC 3161合格的时间盖章,所有计划都包含10年的保存时间.PAdES B-LTA的个人资料,用于10年以上的保存时间,可在商业计划中查看.事件日志和审计记录随时可查看和下载.
- 如何使用eIDAS 2.0的资格存档?
- 电子身份证2.0为电子档案提供了一个专为电子档案的合格信任服务. 通过合格服务提供者进行的档案在整个欧盟得到了完整的认可和合法认可,与合格时间标签或电子邮件一样. 这对于具有极高法律敏感度或跨境的文件来说是额外的保障.
- 什么是合格电子存档（eIDAS 2.0）？
- 这是eIDAS 2.0法规引入的新信任服务（第45f条）：合格的服务提供商以完整性和来源的法律推定对文件进行存档，在整个欧盟范围内得到承认。它补充了合格签名——QES证明了谁签署的，合格存档证明了自签署以来文件未曾改变。
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