电子签名工作流程：完整指南

什么是签名工作流程

什么是签名工作流程⬥⬥⬥ 签名工作流程是导致文档签名的有序步骤序列：签名者顺序、条件、提醒、通知。工作流程越适应流程，签名速度就越快。

两种主要订单类型

两种主要订单类型

平行订单

所有签名者同时收到信封，可以独立签名。 ⬥⬥⬥优点⬥⬥⬥：速度快，无瓶颈。 ⬥⬥⬥用例⬥⬥⬥：相互保密协议，双边合同，其中顺序无关紧要。顺序每个签名者都在前一个签名者之后签名。信封从一个签名者到另一个签名者。每个签名者都在前一个签名者之后签名。信封从一个签名者到另一个签名者。

优点⬥⬥⬥：尊重验证层次结构，每个参与者都能看到之前的验证。 ⬥⬥⬥用例⬥⬥⬥：涉及经理验证然后管理的合同，带押金的租赁。

典型角色

签字人 ⬥⬥⬥：签署文档审批人 ⬥⬥⬥：无需签名即可验证（验证链）审批人 ⬥⬥⬥：无需签名即可验证（验证链）复制（抄送） ⬥⬥⬥：无需签名即可接收最终文档

发行人⬥⬥⬥：发件人，通常也是签名者

• 提醒和通知现代平台允许您配置：
• 现代平台允许您配置：向签名者发出提醒的频率和数量
• 向发件人发送的实时通知（电子邮件、Slack、Teams）要提供的 Webhooks a CRM/ERP
• 被阻止时的内部提醒被阻止时的内部提醒

到期和取消

始终设置到期日期（通常为 15-30 天）。过期的信封会自动存档为“未签名”，从而释放仪表板。

• 在此过程中，发行人还可以手动取消信封（撤销），这在发现错误时很有用。
• 在此过程中，发行人还可以手动取消信封（撤销），这在发现错误时很有用。
• 集成
• 强大的工作流程与您的工具集成：

CRM ⬥⬥⬥：当交易“成交”时触发发送

HRIS ⬥⬥⬥：当候选人“被雇用”时发送合同

HRIS ⬥⬥⬥：当候选人“被雇用”时发送合同

ERP ⬥⬥⬥：接受报价时生成 PO

自定义 Webhooks ⬥⬥⬥：通知您的内部系统

• 良好的设计实践最大限度地减少签名者数量（每个额外的人都会延长周期）
• 最大限度地减少签名者数量（每个额外的人都会延长周期）澄清角色（签名者与批准者）
• 自动提醒制定 B 计划以防拒绝
• 在批量部署之前测试工作流程在批量部署之前测试工作流程

频繁错误

• 默认情况下按顺序排列，而并行会更快
• 签名者太多（有些只是“复制”）
• 否到期日
• 否到期日
• 缺乏整合 → 手动重新输入

对签署方的通知不足

• 具体案例：多方合同
• 3 个公司之间的合伙合同。优化工作流程：
• 3 个公司之间的合伙合同。优化工作流程：
• A 公司准备 PDF
• 并行发送给 3 个签名者（每个公司一个）

如果未签名，自动重启 D+3

如果未签名，自动重启 D+3

• 实时通知所有签名者
• Webhook 从最后一个签名开始触发合作伙伴帐户的开设⬥⬥⬥ 总周期：24-48 小时，纸上则为 2-3 周。
• Certyneo 如何帮助您
• Certyneo 允许您设计灵活的工作流程：并行、顺序、混合、批准者、抄送、可自定义提醒、自定义 Webhooks、本机 CRM/HRIS/ERP 集成。无需代码即可配置的可视化编辑器。
• Certyneo 允许您设计灵活的工作流程：并行、顺序、混合、批准者、抄送、可自定义提醒、自定义 Webhooks、本机 CRM/HRIS/ERP 集成。无需代码即可配置的可视化编辑器。

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常见问题解答

何时使用顺序？

当一项验证必须先于下一项验证时（经理 → 总监 → 最终合同）。

当一项验证必须先于下一项验证时（经理 → 总监 → 最终合同）。

最多有多少个签名者？

技术上无限制。超过5-6，周期明显延长。

我们可以混合并行和顺序吗？

是的“混合”工作流程：链接的并行组。

是的“混合”工作流程：链接的并行组。

签名人不在场如何处理？

重新分配给其他授权签字人，或推迟信封。

webhooks 是实时的吗？

是的，每次信封状态发生变化时都会触发。

是的，每次信封状态发生变化时都会触发。

结论

设计良好的工作流程是有效工具和变革工具之间的区别。花 30 分钟来设计您理想的工作流程，您将节省数月的麻烦。

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