HR 电子签名：指南

为什么人力资源部门转向电子签名

为什么人力资源部门转向电子签名

人力资源部门每月管理数十份合同文件：永久合同、定期合同、修订、雇佣承诺、远程工作协议、传统终止合同。每个纸质周期需要 3-10 个工作日。在电子签名中，同样的周期缩短到几个小时。

• 除了节省时间之外，人力资源部门还将发现：
• URSSAF/劳动监察审核的卓越可追溯性
• 现代化的候选人体验（无需在家扫描/打印）
• 减少错误（签署错误版本）

将个人文件集中在 HRIS 中

• 将个人文件集中在 HRIS 中共同签署的 HR 文件⬥⬥⬥ 雇佣合同
• CDI、CDD、勤工助学计划
• 就业承诺
• 修正案（工资、职位、工作时间、远程办公）
• 公司和分公司协议
• 常规终止
• 常规终止
• 激励计划、参与⬥⬥⬥ 内部规定（纲要）

费用报告

建议的签名级别对于 HR 文档，⬥⬥⬥ 高级签名 (AES)是标准。它提供双因素身份识别（电子邮件 + OTP SMS），可在发生工业法庭诉讼时提供证据 - 请参阅⬥⬥⬥法律有效性⬥⬥⬥。对于某些低风险的内部文件（证书、收藏品）来说，一个简单的签名可能就足够了。对于某些低风险的内部文件（证书、收藏品）来说，一个简单的签名可能就足够了。

可衡量的好处

缩短入职时间 ⬥⬥⬥：上午被录取的候选人可以在下午签署合同

• 降低缺席率 ⬥⬥⬥：不再有合同“遗忘”在餐桌上行政收益⬥⬥⬥：每个文件减少 2 至 3 小时（提醒、扫描、分类）
• 合规性 ⬥⬥⬥：在出现争议时可执行审计跟踪与 HRIS 集成
• 与 HRIS 集成现代平台通过 API 或 Zapier 与当前的 HRIS（PayFit、Lucca、Workday、SAP SuccessFactors）连接。可以从模板自动生成修改，发送给员工，签名的文档会自动归档到个人档案中。
• 要避免的错误选择雇佣合同的简单签名：证据薄弱

合同结束后 5 年内不保留审计线索

忘记提及事先知情权（必须附上的文件）

系统地打印已签署的合同（失去证明价值）

• 具体案例：加速入职
• 具体案例：加速入职
• 一家拥有 80 名员工的中小企业已实现电子签名入职工业化。新路线：
• 通过电子邮件接受候选人 → 从模板自动生成 CDI

使用 OTP SMS 发送 AES → 在一小时内签署

PayFit 文件中的自动分类

1. 发送欢迎文件（IT 章程、内部规定）以供集团 AES 收集
2. 结果：入职准备时间除以 4，0 份合同丢失，URSSAF 文件保持最新。
3. 结果：入职准备时间除以 4，0 份合同丢失，URSSAF 文件保持最新。
4. Certyneo 如何帮助您

Certyneo 提供了一个 HR 包，其中包含当前合同的预配置模板（CDI、CDD、勤工俭学、修订）、默认高级签名、与主要 HRIS 的本机集成以及 10 年存档。

人力资源经理可以从专用仪表板实时监控每份合同的状态，并导出审计跟踪以进行控制。

探索 Certyneo 电子签名解决方案

常见问题解答

雇佣合同可以在 SES 中签署吗？

雇佣合同可以在 SES 中签署吗？

技术上是的，但证据很薄弱。 AES 建议用于所有雇佣合同。

可以在场所外签署修正案吗？

是的，这甚至是主要优势之一。

我们应该保留纸质版本吗？

否。PAdES 签名的 PDF 具有相同的价值。小心保留审计线索。

是否应该咨询 IRP？

是否应该咨询 IRP？

不，电子签名不是劳动法意义上的集体措施。

在国际上工作？

在欧盟是（相互承认）。在欧盟之外，请查看当地法律。

结论

采用电子签名的 HR 可以获得速度、合规性和候选人经验。这是企业数字化转型最明显的投资回报率之一。

尝试使用 Certyneo 简单、快速、安全地在线发送、签署和跟踪您的文档。