电子签名在会计中的应用：2026年指南

电子签名通过保证会计文件的法律效力和符合要求的存档，转变了会计文件管理。发现完整的2026年指南。

Certyneo 编辑2026年7月24日1 分钟阅读

编辑 — Certyneo · 关于 Certyneo

财务部门的数字化转型正在加速，电子签署会计文件现已成为法国企业不可或缺的标准。根据2025年发布的IFOP研究，67%的中小企业和中型企业首席财务官表示已经部署或正在部署电子签名解决方案用于其财务流程。然而，许多问题仍然存在：哪些文件可以——或必须——进行电子签名？法规要求什么样的签名级别？如何保证符合要求的证明存档？本文详细回答了这些问题，基于2026年生效的参考文本。

为什么会计是电子签名的优先领域

庞大的文件数量

一个中型企业每年平均生成数千份会计文件：供应商和客户发票、采购订单、框架合同、转账指令、费用报告、账户结算议事录、税务报表等。这些文件中的每一份传统上都涉及物理验证链——打印、手写签名、数字化、纸质存档——代表实际的运营成本。组织咨询公司估计处理一份纸质文件的完全成本在15至25欧元之间，而完全电子化流程的成本仅为2至4欧元。

企业电子签名允许消除这种文件摩擦，同时加强验证的可追溯性，这是审计和税务检查中的关键问题。

审计师和税务管理部门的期望

自2021年9月15日第2021-1190号法令颁布以来，以及法国税务总局(DGFiP)在2023年和2024年的指示中所做的澄清，税务管理部门完全认可电子签署会计文件的证明价值，但须满足特定的技术条件。ETSI EN 319 132标准(XAdES)和ETSI EN 319 122标准(CAdES)定义了可接受的电子签名格式，以保证会计凭证的完整性和时间戳。

另一方面，审计师现在将电子签名链的验证纳入其审计程序。用符合eIDAS法规的合格证书签署的文件受益于真实性和完整性的法律推定，这大大简化了账户认证程序。

适用于会计文件的签名级别

简单签名、高级签名或合格签名：如何选择？

直接适用于法国法律的eIDAS第910/2014号法规区分了三个电子签名级别。对于会计文件，签名级别的选择应与相关文件的价值和法律风险成比例。

简单电子签名(SES)：对于低风险文件(如内部费用报告、报销申请或常规银行对账验证)是足够的。它基于基本的识别流程(电子邮件、短信OTP)。

高级电子签名(SEA)：推荐用于发票、采购订单、重大金额的供应商和客户合同以及转账指令。它保证了签署人的唯一身份识别、文件完整性和签名与签署数据之间的联系。要详细了解此级别的技术和法律机制，请查阅我们的eIDAS 2.0法规完整指南。

合格电子签名(SEQ)：对于具有最高证明力的行为是强制性的：批准账户的股东大会议事录、对会计有影响的章程修改法案、作为代表授权范围内的某些税务申报。SEQ由注册在欧洲信任清单(Trusted List)上的合格信任服务提供商(QTSP)颁发。

电子发票和2026年改革的特殊情况

强制电子发票改革，其实施从2026年9月开始为大型企业推出，引入了数据结构化要求(Factur-X、UBL或CII格式)，但在所有情况下都不强制要求在发票本身上使用电子签名。然而，在发票上附加的电子签名是法律认可的三种方法之一，用以保证其来源的真实性和内容的完整性，另外两种是可靠的审计跟踪(PAF)和税务EDI。

在这种背景下，许多财务部门选择系统地在其电子发票上附加高级签名，以便在检查时保护其增值税可扣除性。电子签名的法律价值在这里是一个直接可量化的合规论点，以税务风险术语表示。

电子签署会计文件的证明存档

法律保存义务

商法典(第L.123-22条)规定会计文件应在会计年度结束后保存十年。税收程序手册(第L.102B条)规定税收凭证的保留期为六年。相对于技术进步而言，这些期限很长，这引发了一个关键问题：如何保证电子签名在十年内的可读性和可验证性？

答案在于合格电子时间戳和具有证明价值保护(AVP)的存档。合格时间戳由符合eIDAS标准的合格时间戳服务提供，允许从密码学角度"冻结"签名的日期和时间，与签署人证书的有效期长短无关。因此，即使证书在签名后已过期或被撤销，签名在其应用时刻有效性的证明仍然完整。

电子签名在会计工作流中的集成

验证链的自动化

电子签名在会计中最切实的好处之一是能够自动化多级验证电路。供应商发票通常遵循以下路径：接收→采购部门控制→成本中心责任人的预算验证→会计部门的订购→首席财务官或董事长的付款授权。根据AFDCC 2024年度报告书，这个电路在纸质模式下平均需要8至12天，但与电子签名解决方案和验证工作流相结合，可以减少到24-48小时。

现代解决方案允许定义条件规则：当承诺超过定义的阈值(例如10,000欧元)时，首席财务官的签名在首席执行官签名之前自动被要求。在此阈值以下，采购部门负责人的验证足够。这种细粒度降低了瓶颈，同时加强了内部控制，这是审计师特别关注的一个要点。

对于希望在启动前精确评估投资回报率的财务部门，Certyneo的电子签名ROI计算器允许根据文件数量和现有验证结构估计收益。

与ERP和会计工具的连接

与市场主要ERP的本地集成(SAP、Sage、Cegid、Microsoft Dynamics 365、Oracle NetSuite)已成为财务部门选择的决定性标准。标准化的REST API允许直接从ERP界面触发签名请求，而不会中断工作流。签名元数据(签署人身份、时间戳、文件加密指纹)自动上载到ERP并与会计凭证一起存储。

这种集成消除了"重复输入"，并保证签署的存档文件与相应的会计分录之间的一致性——这是税务检查中经常提出的关注点，特别是在增值税可扣除性方面。如果您的组织目前使用其他解决方案并考虑更换提供商，我们关于从DocuSign或YouSign迁移到Certyneo的指南详细说明了无服务中断转换的关键步骤。

适用于会计电子签名的法律框架

奠基性文本和规范的等级制度

会计文件的电子签名基于一系列法律文本的堆积，必须掌握这些文本以确保没有漏洞的合规性。

法国民法：民法典第1366条规定"电子形式的书面文件与纸质支持上的书面文件具有相同的证明力，但须能够适当地确认其来源人身份，并且其制定和保存应以能够保证其完整性的方式进行"。第1367条澄清"完成法律行为所必要的签名应确定其作者身份。它表明其对由此行为产生的义务的同意。当由公务员附加时，它给予行为真实性。"这两条是电子签署的会计文件在法国法院前的可接受性的基础。

eIDAS第910/2014号法规：这项欧洲法规直接适用于所有成员国，确立了三个电子签名级别(简单、高级、合格)的技术和法律框架。其第25条规定了非歧视原则：电子签名不能仅因其以电子形式呈现而被作为证据拒绝。eIDAS 2.0版本正在2026年进行转置，加强了身份识别要求，并引入了欧洲数字身份钱包(EUDI Wallet)。

会计和税法：商法典第L.123-22条要求保存十年的会计文件。CGI第289条和DGFiP的BOI-TVA-DECLA-30-20-30定义了电子签署的发票受益于与税务管理部门相对的真实性推定的条件。ISO 14641标准规范了具有证明价值目的的电子存档系统。

安全义务和数据保护

GDPR第2016/679号完全适用于签名流程中收集的个人数据的处理(签署人身份、电子邮件地址、电话号码、可能的生物识别数据)。第5条规定了数据最小化和保留期限限制的原则。第28条规定与作为数据处理者的电子签名提供商的数据处理协议(DPA)的结论。企业必须确保其提供商在欧洲经济区内或获得充分性决定的国家中存储签名数据。

NIS2指令(通过法律第2024-XXX号在法国进行转置)，适用于基本服务运营商和数字服务提供商，对电子签名系统的可用性或完整性可能产生影响的事件的可恢复性和通知施加了要求。

不符合规定的法律风险

在会计文件上使用不符合规定的电子签名的风险是多方面的：税务检查时增值税可扣除性的拒绝、商业纠纷情况下文件的不可对抗性、合同承诺可能的无效性，以及伪造会计文件的刑事处罚(商法典第L.242-6条)。定期的法律监测和诉诸列入欧洲信任清单的合格信任服务提供商(QTSP)构成了对这些风险的最佳保证。

会计中的具体使用场景

场景1：管理数十个客户文件的会计师事务所

一家拥有约20名员工、年管理约180个客户文件的会计师事务所面临一个反复出现的问题：收集任务信函、税务授权和年度账户签名平均需要6到9个工作日，包括邮寄、电话跟进和签署文件的返回。在截止期间(1月至5月)累计的延迟导致该期间收入增加18%的额外成本。

在部署与其办公室管理软件集成的高级电子签名解决方案后，返回签署文件的平均时间下降到不到4小时。跟进率下降了73%。在年度基础上，该团队行政人员积累的时间节省相当于1.2个全职员工，重新分配给更高附加值的任务。签署文件的自动存档也将文件丢失风险降低了90%。

场景2：每月处理数百份供应商订单的中型工业企业

一家约350名员工、年营收80万欧元的中型工业企业，每月平均处理420份供应商采购订单，面临需要三个管理层级进行物理签署的完全纸质验证电路。平均处理时间为11天，经常导致供应中断和与战略供应商的紧张关系。

实施具有条件规则的电子签名工作流(2,000欧元以下订单的简单签名、2,000至20,000欧元之间的高级签名、超过该金额的首席财务官和首席执行官双重验证)将平均验证时间减少到1.8天。供应商因合同延迟而产生的纠纷率在六个月内下降了64%。与ERP的API连接实现了完全消除重复输入，消除了每月数十项会计分录更正的来源。