在线签订合同：使用说明
在线签订合同的5个步骤：准备、发送、签名、提醒、归档。
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编辑 — Certyneo · 关于 Certyneo
在线签署合同一旦流程搭建完成,只需几分钟即可完成。大部分时间花在发送之前——即文件准备阶段,以及决定合同效力的两个关键选择:所选定的签名级别以及各方签署的顺序。本文将按照这些步骤出现的先后顺序逐一展开。
第一步:准备文件
一份已发送签署的合同将无法再作修改。发送前有三项检查值得进行:
- 各方身份信息完整:名称、法律形式、注册地址、注册号,以及签署代表人的权限。由无权代表的人签署,是事后最难以补救的瑕疵。
- 附件已整合进文件本身,而非另行发送。第二封邮件中另发的一般条款,不具备同等的接受证明效力。
- 需填写的字段已确定:日期、金额,以及法律要求的手写内容。
如果您是从零开始起草,一份合同模板可以避免最常见的遗漏。若合同需要针对您业务的专属条款,合同生成器可根据您的参数自动生成文件。
第二步:选择签名级别
欧盟法规区分了三个级别,选择取决于操作便利性与证明力之间的权衡。
简单电子签名适用于绝大多数商业合同:已接受的报价单、订单、服务合同、劳动合同。它在法律上是有效的,并可在诉讼中被采纳。
更高级别的签名会加强对签署人的身份核验——身份验证、证书。它们并不能带来额外的有效性(有效性本已具备),而是在签名遭到质疑时提供更有利的举证地位。
合格电子签名——其运作方式详见我们专门介绍合格电子签名的页面——是唯一享有可靠性推定的签名:由质疑方承担举证责任。它适用于高风险行为,或法律明确要求的情形。
实际操作规则是根据相关文件的实际争议风险来调整签名级别,而不是一律采用最高级别:每提高一个级别,都会增加签署方的操作阻力,从而带来延迟和放弃率上升。
第三步:安排签署人
发送时需设置两个参数,它们决定了整个流程所需的时长。
顺序。按顺序签署时,每位签署人在前一位签署后才收到文件——适用于需要先进行内部审核再由客户签署的情形。并行签署时,所有人同时收到文件,速度更快,但无法进行中间审核。
催签提醒。这是决定实际耗时的关键环节。没有自动提醒的合同依赖人工跟进,难免出现遗漏。设置定期自动提醒可以省去这项工作,并将整个周期缩短数天。
第四步:签署并获取证据
签署人收到一个链接,打开文件,通过浏览器或手机完成签署,无需创建账户。这种无摩擦体验很重要:每多一个步骤都会导致签署流失。
此时生成的内容比可见的签名本身更为重要。证据文件包中包含根据所选级别核验的签署人身份、每个事件的时间戳、连接地址,以及文件指纹,用以证明文件此后未被篡改。正是这一整套内容能够在发生争议时提供回应,详见我们关于争议中的证明力.
第五步:归档保存
商业合同通常需保存数年,部分公司文件则需保存更长时间。归档必须保证在整个期间内的完整性,这正是具有证明效力的归档与单纯文件存储的区别所在——这项功能由电子保险箱.
有一个组织细节可以省去不少麻烦:将合同与其证据文件包一起保存。若只找到已签署的合同而没有其事件日志,一旦对签署日期或签署人身份产生争议,将陷入被动。
应用场景
与新客户签订的服务合同。采用简单电子签名、并行发送、自动提醒。合同可在口头达成一致当天即发出,而非拖到下周,这既能提供保障,又能加快进度。
劳动合同。简单电子签名即可满足,但顺序很重要:先由雇主签署,再由员工签署,并考虑到劳动争议诉讼时效,需长期保存。
高风险行为。股权转让、担保承诺、处分授权:需要加强身份核验,甚至采用合格电子签名。由此产生的额外成本和操作阻力,可由涉及金额以及接收方可能提出的要求来证明其合理性。
常见问题
在线签署的合同与纸质合同具有同等效力吗?是的。只要能够识别签署人身份,并且文件的生成与保存条件能够保证其完整性,电子文书就具有与纸质文书同等的证明力。
签署人需要创建账户吗?不需要。他会收到一个链接,打开文件后即可通过浏览器或手机完成签署。
应选择哪种签名级别?应根据文件的争议风险选择合适的级别。简单电子签名足以满足绝大多数商业合同的需要;更高级别则保留给高风险行为使用。
可以让多人签署吗?可以,既可以按顺序,也可以并行。按顺序签署可以在发送给客户之前插入一次内部审核。
如果签署人提出异议怎么办?证据文件包——身份信息、时间戳、事件日志、文件完整性——正是用来应对争议的依据。其可靠程度取决于所选定的签名级别。
已签署的合同需要保存多长时间?至少应保存至适用的诉讼时效期满,商业事务通常为五年,劳动事务则更长。归档必须保证在整个期间内的完整性。
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