如何发送文件进行签名

5 步程序⬥⬥⬥ 发送要进行电子签名的文档只需不到 5 分钟。这是分步过程。

5 步程序⬥⬥⬥ 发送要进行电子签名的文档只需不到 5 分钟。这是分步过程。

1. 准备文档

• 导出为 PDF（推荐）
• 检查移动设备可读性（80% 的签名者在移动设备上签名）
• 校对以消除错别字和错误
• 如有必要，附上强制性附件

2. 创建信封⬥⬥⬥ 在您的签名平台上：

新文档 → 上传 PDF

• 为信封命名（文档主题 + 签名者）
• 3. 添加签名者

对于每个签名者：

全名

• 电子邮件⬥⬥⬥ 电话（对于 OTP SMS，如果是 AES）
• 角色（签名者、批准者、抄送者）
• 定义顺序：并行（全部同时）或顺序。
• 4. 放置字段

拖到 PDF 上：

拖到 PDF 上：

签名字段（必填）

• 可选字段：日期、姓名、自由文本、复选框、每页缩写
• 将每个字段与正确的签名人（不同颜色）相关联。

5. 配置和发送

配置选项：

签名级别：SES 或 AES

• 到期日期（通常为 15-30 天）
• 自动提醒（D+3、D+7）
• 个性化消息
• 单击“发送”。签名者会立即收到电子邮件。

跟踪文档

从仪表板实时跟踪：

已发送 → 打开 → 签名

• 通知（电子邮件、Slack、Teams）
• 可手动重启
• 最佳实践

在重要发送之前始终与同事进行测试⬥⬥⬥ 为新手签名者提供联系渠道

• 在重要发送之前始终与同事进行测试⬥⬥⬥ 为新手签名者提供联系渠道
• 系统归档已签名的文档
• 避免在周五晚上或周末发送
• 经常出错

错误的电子邮件（字体或旧地址）

• 忘记添加签名者
• 不要放置签名字段
• 文件太大（> 10 MB → 在移动设备上速度较慢）
• 无需校对即可发送
• 具体案例：销售人员

销售人员每周发送 20 个报价。常规：

从 HubSpot 生成（报价 + CGV）

1. 通过集成在 SES 中自动发送
2. 提醒 D+2 和 D+5
3. 实时 Slack 通知
4. 签名后更新 CRM
5. 人工时间：每次发货 0 分钟。

Certyneo 如何帮助您

Certyneo 如何帮助您

Certyneo 使发送文档进行快速可靠的签名：直观的拖放界面、重复文档模板、CRM 集成、实时监控、自动提醒。整个过程不到 3 分钟。

探索 Certyneo 电子签名解决方案

常见问题解答

运输需要多长时间？

一个简单的文档需要 2-5 分钟。

我们可以将同一份文件发送给多个签署人吗？

是的，全部在同一个信封中，并行或顺序排列。

我们需要提前通知签字人吗？

不是必需的，但建议新手签名者使用。

我们可以取消发货吗？

是的，在签字之前。后来，没有。

签名者可以转让给其他人吗？

取决于配置。默认情况下，否。

结论

发送文件进行签名是一个简单的动作，已成为日常。一旦建立了惯例，您的合同周期就会发生转变。

尝试使用 Certyneo 简单、快速、安全地在线发送、签署和跟踪您的文档。