Signera föreningsstämmoprotokoller online
Protokoll från ordinär stämma (AGO) eller extraordinär stämma (AGE) för förening enligt lag 1901, elektroniskt undertecknat av styrelsen (ordförande, sekreterare, rösträknare). Överensstämmer med lag från 1 juli 1901, förordning nr 2020-321 om distansstämmor (permanenterad) och eIDAS-förordningen — avancerad signatur rekommenderas, röstning per post kompatibel, 10 års arkivering inkluderad.
- Juridisk ram
- Lag 1901 · förordning 2020-321
- Signeringsnivå
- AES eIDAS rekommenderas
- Laglig arkivering
- 10 år inklusive
Vad är ett protokoll från en förenings årsstämma?
Årsstämmoprotokollet är dokumentet som formaliserar de beslut som fattats på årsstämman av föreningens medlemmar. Den ordinarie årsstämman (AGO) godkänner årsräkenskaperna och omväljer styrelsen; den extraordinarie årsstämman (AGE) ändrar stadgarna eller upplöser föreningen. Ingen text i lag 1901 föreskriver att protokoll måste undertecknas för hand. Förordning nr 2020-321 från den 25 mars 2020 (ursprungligen för Covid, gjord permanent) tillåter årsstämmor på distans eller i hybridform med omröstning per korrespondens och elektronisk signering av protokoll av styrelsen.
Varför signera elektroniskt?
Årsstämma på distans — enorma vinster
Förordningen från den 25 mars 2020 gjord permanent tillåter årsstämmor på distans eller i hybridform. Det är inte längre nödvändigt att fysiskt samla alla medlemmar. Omröstning per korrespondens + elektronisk signering av protokoll av styrelsen — sparar flera veckor, kvorumet uppnås lätt.
Flera undertecknare (ordförande, styrelse)
Protokollet signeras av stämmans ordförande, sekreteraren och rösträknarna. Vårt system hanterar sekventiell eller parallell signering. Varje undertecknare får en individuell säker länk skyddad av OTP SMS.
Register
Sedan förordningen från 2020 gjordes permanent kan föreningens protokollregister föras i digital form. Certyneo arkiverar automatiskt varje signerat protokoll i ett digitalt register som är kompatibelt, tillgängligt med ett klick för revision eller rättslig granskning.
Granskningsspår som kan åberopas
Varje protokoll levereras med ett PDF-bevis: identitet på undertecknare, tidsstämpel med kvalificerad status, SHA-256-hash, OTP SMS, IP. Kan åberopas vid tvist om de fattade besluten, riktigheten av årsstämman eller kvorumet.
Procedur i 4 steg
Från förberedelse till laglig arkivering på mindre än 5 minuter.
1. Förbereda protokollet
Ladda upp ditt befintliga protokoll eller utgå från en kompatibel mall. Obligatoriska uppgifter: datum, plats (eller distansmodaliteter), identitet på närvarande/representerade medlemmar, beslut till omröstning, omröstningsresultat, underteckning av styrelsen.
2. Lägg till styrelsemedlemmar som undertecknare
Stämmans ordförande + sekreterare + eventuella rösträknare. Var och en får en personlig säker länk via e-post med OTP SMS till sitt eget nummer.
3. Välj eIDAS-nivå
Avancerad signering (AES) rekommenderas för ett årsstämmaprotokoll: identitetsverifiering via OTP SMS, unikt certifikat per undertecknare, tidsstämpel med kvalificerad status. Kompatibelt med ett digitalt protokollregister.
4. Signera och arkivera
Varje undertecknare signerar från sin telefon eller dator. Det slutförda protokollet + PDF-beviset arkiveras automatiskt i 10 år. För ändringar i stadgar (AGE) anmälan till prefekturen inom 3 månader.
Vanliga frågor
- Kan ett årsstämmaprotokoll från en förening signeras elektroniskt?
- Ja, utan begränsningar. Ingen text i lag 1901 föreskriver handskriven signering. Art. 1366 i civillagboken erkänner elektronisk skrift samma bevisvärde som pappershandling. Certyneös avancerade signering uppfyller beviskraven.
- Kan en förenings årsstämma hållas helt på distans?
- Ja — förordning nr 2020-321 från den 25 mars 2020 (gjord permanent) tillåter föreningarnas årsstämmor på distans eller i hybridform med omröstning per korrespondens, videokonferens eller telefonkonferens. Protokollet signeras sedan av styrelsen med avancerad signering.
- Vilka styrelsemedlemmar måste underteckna protokollet?
- Minst stämmans ordförande och sekreterare (protokollförfattare). Rösträknare kan också kontrasignera för att stärka beviskraften. Certyneo hanterar denna konfiguration med flera undertecknare sekventiellt eller parallellt.
- Måste protokollet från ordinarie årsstämma lämnas in någonstans?
- Inte nödvändigt. För den ordinarie årsstämman (godkännande av räkenskaper, omval av styrelse) arkiveras protokollet internt. För den extraordinarie årsstämman (ändring av stadgar) måste det bifogas anmälan om ändring till prefekturen (art. 5 lag 1901) inom 3 månader.
- Hur länge måste protokoll bevaras?
- Under hela föreningens existens + 10 år efter upplösning. För föreningar som mottar offentliga bidrag måste dokument sparas i 10 år (art. L1611-4 CGCT). Certyneo arkiverar automatiskt.
- Kan revisorn kontrasignera protokollet för godkännande av räkenskaper?
- För föreningar med >153 k€ i bidrag (art. L612-4 CMF) upprättar revisorn en rapport bifogad protokollet men signerar inte själv protokollet (styrelsen undertecknar). Revisorns rapport kan signeras elektroniskt separat.
- Vilken signeringsnivå för ett årsstämmaprotokoll?
- Avancerad signering (AES) rekommenderas. Den ger presumtion om tillförlitlighet (art. 1367 civillagboken) och uppfyller beviskraven vid ett medlems anfäktning av ett beslut.
- Är det elektroniskt signerade protokollet bindande vid tvist?
- Ja — fransk domstolspraxis erkänner elektronisk signering i överensstämmelse med eIDAS. Certyneös granskningsspår bevisar årsstämmans datum, identiteten på styrelsens undertecknare, frånvaron av ändringar i PDF — kan åberopas inför tingsrätten.
Läs även
Signera ditt nästa årsstämmaprotokoll online
Permanent gratis plan (5 kuvert/månad), utan kreditkort. Kompatibel med lag 1901 och eIDAS. Årsstämma på distans och digitalt register inkluderat.