Hur man skickar ett dokument att signera

Processen i 5 steg

Att skicka ett dokument för elektronisk signering tar mindre än 5 minuter. Här är steg-för-steg-processen.

1. Förbered dokumentet

• Exportera till PDF (rekommenderas)
• Kontrollera läsbarheten på mobil (80% av undertecknarna signerar via mobil)
• Läs igenom för att undvika stavfel och andra fel
• Bifoga obligatoriska bilagor om nödvändigt

2. Skapa ett kuvert

På din signeringsplattform:

• nytt dokument → uppladdning av PDF
• namnge kuvertet (dokumentets syfte + undertecknare)

3. Lägg till undertecknare

För varje undertecknare :

• fullständigt namn
• e-post
• telefonnummer (för OTP via SMS vid avancerad elektronisk signatur)
• roll (undertecknare, godkännare, kopiemottagare)

Definiera ordningen: parallell (alla samtidigt) eller sekventiell.

4. Placera fälten

Dra och släpp på PDF:en:

• signaturfält (obligatoriskt)
• valfria fält: datum, namn, fritext, kryssruta, parafering per sida

Koppla varje fält till rätt undertecknare (olika färger).

5. Konfigurera och skicka

Alternativ att konfigurera:

• signaturnivå: enkel elektronisk signatur eller avancerad elektronisk signatur
• utgångsdatum (vanligtvis 15-30 dagar)
• automatiska påminnelser (dag 3, dag 7)
• personliga meddelanden

Klicka på "Skicka". Undertecknarna får sitt e-postmeddelande omedelbart.

Följ dokumentet

Från din översiktspanel kan du följa i realtid:

• skickat → öppnat → signerat
• notiser (e-post, Slack, Teams)
• manuell påminnelse möjlig

Bästa praxis

• Testa alltid med en kollega innan ett viktigt utskick
• Ha en kontaktkanal förberedd för nya undertecknare
• Arkivera alltid det signerade dokumentet systematiskt
• Undvik utskick på fredagkväll eller under helgen

Vanliga misstag

• Fel e-postadress (skrivfel eller gammal adress)
• Att glömma lägga till en undertecknare
• Att inte placera ett signaturfält
• Fil som är för stor (> 10 MB → långsam på mobil)
• Att skicka utan att läsa igenom

Konkret fall: säljare

En säljare skickar 20 offerter per vecka. Rutin:

1. Generering från HubSpot (offert + allmänna villkor)
2. Automatisk sändning med enkel elektronisk signatur via integration
3. Påminnelser dag 2 och dag 5
4. Slack-notiser i realtid
5. CRM uppdateras vid signering

Manuell tidsåtgång: 0 minuter per utskick.

Hur Certyneo hjälper dig

Certyneo gör det snabbt och tillförlitligt att skicka ett dokument för signering: intuitivt drag-och-släpp-gränssnitt, mallar för återkommande dokument, CRM-integrationer, uppföljning i realtid, automatiska påminnelser. Allt på under 3 minuter.

Upptäck Certyneos lösning för elektronisk signatur

Vanliga frågor

Hur lång tid tar det att skicka?

2-5 minuter för ett enkelt dokument.

Kan man skicka samma dokument till flera undertecknare?

Ja, alla i samma kuvert, parallell eller sekventiell ordning.

Måste man informera undertecknaren i förväg?

Inte obligatoriskt, men rekommenderas för nya undertecknare.

Kan man avbryta ett utskick?

Ja, innan signering. Efter det, inte.

Kan undertecknaren vidarebefordra till någon annan?

Beror på konfigurationen. Som standard, inte.

Slutsats

Att skicka ett dokument för signering är en enkel åtgärd som blivit vardag. När rutinen väl är etablerad förvandlas dina avtalscykler.

Prova Certyneo för att skicka, signera och följa upp dina dokument online enkelt, snabbt och säkert.