Hur man väljer programvara för elektroniska signaturer

Ett strukturerande beslut

Ett strukturerande beslut

Att välja programvara för elektroniska signaturer innebär att du väljer ett verktyg som dina team kommer att använda flera gånger om dagen, under flera år. Misstag betalar sig själva i migrationskostnader och daglig friktion.

De 10 urvalskriterierna

1. eIDAS-efterlevnadEj förhandlingsbar. Utan eIDAS-efterlevnad kommer dina signaturer inte att ha samma juridiska värde. SeeIDAS bestämmelser ⬥⬥⬥.

eIDAS bestämmelser ⬥⬥⬥.

2. Signaturnivåer

Minimum: SES + AES. QES om din sektor kräver det.

3. Värdskap och suveränitet

EU för att bevara suveräniteten, undvik den amerikanska Cloud Act.

4. Transparent prissättning

Månadsplan med kvot, ingen fakturering till OTP/undertecknare.

Månadsplan med kvot, ingen fakturering till OTP/undertecknare.

5. Native integrationer

CRM (HubSpot, Pipedrive), HRIS (PayFit, Lucca), ERP (Sage), Zapier, API.

6. Mallar

För att industrialisera återkommande dokument.

7. Avancerat arbetsflöde

Parallell/sekventiell ordning, påminnelser, CC, godkännare.

Parallell/sekventiell ordning, påminnelser, CC, godkännare.

8. UX-undertecknare

Mobile-first, inget konto, resa < 3 minuter.

9. Arkivering

Minst 10 år, PAdES-format, exporterbart.

• 10. SupportFransk, lyhörd, tydlig dokumentation.
• Fransk, lyhörd, tydlig dokumentation.Fallgropar att undvika
• Samtalspriset är för lågt ⬥⬥⬥: kompenseras ofta av OTP-faktureringSpökfunktioner ⬥⬥⬥: de listade men sällan tillförlitliga i produktionen ⬥⬥⬥⬥Ingen support: chatbot utan en riktig människa
• Cloud USAutan tydligt omnämnande av Cloud Act
• Långa åtagandekontraktLånga åtagandekontrakt

utan exit-klausul

1. ValmetodLista din behovsnivå ⬥⥬, volym, integration: Förvälj 3-5 lösningar
2. Testa gratis
3. i verkliga förhållanden (10-20 försändelser)Fråga support
4. Fråga supportmed komplexa fall
5. Simulera under 12 månader ⬥⬥ den faktiska kostnadstabellen ⬥⬥Profil | Typisk lösning

Frilans / TPE | Gratis plan, budget < €20/månad

SME 20-250 anställda | Europeisk pro-plan, 50-200 €/månad

ETI 250-5000 anställda | Affärsplan, SSO, anpassad API

ETI 250-5000 anställda | Affärsplan, SSO, anpassad API

Reglerad sektor | EU-värd + avancerad KYC

Konkret fall: SME 60 anställda

Ett SME i konstruktion utvärderade 4 lösningar under 6 veckor:

demo + att komma igång för varje ⬥⬥⬥-test av 15-15 månader representativa leveranser

• supportintervju
• Slutligt val: Europeisk lösning för 79 €/månad jämfört med amerikansk lösning för 250 €/månad. Native HubSpot-integration. Uppenbar ROI.
• Slutligt val: Europeisk lösning för 79 €/månad jämfört med amerikansk lösning för 250 €/månad. Native HubSpot-integration. Uppenbar ROI.
• Hur Certyneo hjälper dig

Certyneo markerar de 10 kriterierna: eIDAS, SES/AES, EU-värd, transparent prissättning, inbyggda integrationer, mallar, avancerade arbetsflöden, modern UX, 10-årig arkivering, fransk support. Gratis plan för att testa innan du bestämmer dig.

Upptäck Certyneos elektroniska signaturlösning

Vanliga frågor

Hur lång tid tar valet?

4-8 veckor med en riktig bedömning.

4-8 veckor med en riktig bedömning.

Ska vi involvera IT-avdelningen?

För ett SME: det räcker med en extern konsult. För en ETI: ja.

Kan vi ändra oss om vi inte är nöjda?

Ja, migration är ett kontrollerat projekt. Undvik åtaganden > 12 månader.

Är det billigaste det bästa?

Nej. Titta på den totala kostnaden (paket + OTP + undertecknare + integrationer).

Nej. Titta på den totala kostnaden (paket + OTP + undertecknare + integrationer).

Räcker engelska för support?

Nej om dina lag är fransktalande.

Slutsats

Att välja signaturmjukvara är ett strukturerande projekt. Investera den nödvändiga utvärderingstiden – detta kommer att spara dig från en kostsam migrering på två år.

Testa Certyneo för att enkelt, snabbt och säkert skicka, signera och spåra dina dokument online.