Cum se trimite un document pentru semnare

Procedura în 5 pași

Trimiterea unui document spre semnătură electronică durează mai puțin de 5 minute. Iată procesul pas cu pas.

1. Pregătirea documentului

• Export în PDF (recomandat)
• Verificați lizibilitatea pe mobil (80% dintre semnatari semnează de pe mobil)
• Recitiți pentru a elimina greșelile de tipar și erorile
• Atașați anexele obligatorii, dacă este cazul

2. Crearea unui plic electronic

Pe platforma dvs. de semnătură:

• document nou → încărcarea PDF-ului
• denumiți plicul (obiectul documentului + semnatar)

3. Adăugarea semnatarilor

Pentru fiecare semnatar :

• nume complet
• email
• telefon (pentru OTP prin SMS dacă se folosește semnătura avansată)
• rol (semnatar, aprobator, CC)

Definiți ordinea: paralelă (toți în același timp) sau secvențială.

4. Plasarea câmpurilor

Trageți pe PDF:

• câmp de semnătură (obligatoriu)
• câmpuri opționale: dată, nume, text liber, casetă de bifat, parafă pe fiecare pagină

Asociați fiecare câmp cu semnatarul corect (culori diferite).

5. Configurare și trimitere

Opțiuni de configurat:

• nivelul semnăturii: SES sau AES
• data expirării (de obicei 15-30 de zile)
• notificări automate de reamintire (Z+3, Z+7)
• mesaje personalizate

Faceți clic pe "Trimite". Semnatarii primesc emailul imediat.

Urmărirea documentului

Din tabloul dvs. de bord, urmăriți în timp real:

• trimis → deschis → semnat
• notificări (email, Slack, Teams)
• posibilitate de reamintire manuală

Bune practici

• Testați întotdeauna cu un coleg înainte de o trimitere importantă
• Prevedeți un canal de contact pentru semnatarii mai puțin obișnuiți cu procesul
• Arhivați sistematic documentul semnat
• Evitați trimiterile vineri seara sau în weekend

Erori frecvente

• Email greșit (greșeală de tipar sau adresă veche)
• Uitarea adăugării unui semnatar
• Neplasarea unui câmp de semnătură
• Fișier prea mare (> 10 Mo → lent pe mobil)
• Trimiterea fără recitire

Caz concret: agent comercial

Un agent comercial trimite 20 de oferte pe săptămână. Rutina:

1. Generare din HubSpot (ofertă + condiții generale de vânzare)
2. Trimitere automată cu semnătură simplă (SES) prin integrare
3. Notificări de reamintire la Z+2 și Z+5
4. Notificări Slack în timp real
5. CRM actualizat la semnare

Timp uman: 0 minute per trimitere.

Cum vă ajută Certyneo

Certyneo face trimiterea unui document spre semnare rapidă și fiabilă: interfață intuitivă drag-and-drop, șabloane pentru documentele recurente, integrări CRM, urmărire în timp real, notificări automate de reamintire. Totul în mai puțin de 3 minute.

Descoperiți soluția de semnătură electronică Certyneo

Întrebări frecvente

Cât durează trimiterea?

2-5 minute pentru un document simplu.

Se poate trimite același document mai multor semnatari?

Da, toți în același plic electronic, ordine paralelă sau secvențială.

Trebuie informat semnatarul în prealabil?

Nu este obligatoriu, dar este recomandat pentru semnatarii mai puțin obișnuiți cu procesul.

Se poate anula o trimitere?

Da, înainte de semnare. După, nu.

Poate semnatarul să transfere documentul altcuiva?

În funcție de configurare. Implicit, nu.

Concluzie

Trimiterea unui document spre semnare este un gest simplu devenit cotidian. Odată ce rutina este stabilită, ciclurile dvs. contractuale se transformă.

Încercați Certyneo pentru a trimite, semna și urmări documentele dvs. online simplu, rapid și în deplină siguranță.