Cum se trimite un document pentru semnare

Procedura în 5 pași

Procedura în 5 pași

Trimiterea unui document pentru a fi semnat electronic durează mai puțin de 5 minute. Iată procesul pas cu pas.

• 1. Pregătiți documentul
• Export în PDF (recomandat)
• Verificați lizibilitatea pe mobil (80% dintre semnatari se conectează pe mobil)
• Verificați pentru a elimina greșelile de scriere și erorile ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥ 2. Creați un plic

Pe platforma dvs. de semnături:

document nou → încărcați PDF-ul

• denumiți plicul (subiectul documentului + semnatar)
• 3. Adăugați semnatarii

Pentru fiecare semnatar:⬥⬥⬥

Pentru fiecare semnatar:⬥⬥⬥

• e-mail
• telefon (pentru SMS-uri OTP dacă AES)
• rol (semnatar, aprobator, CC)
• Definiți ordinea: paralelă (toate în același timp) sau secvenţial.

4. Așezați câmpurile

Trageți pe PDF:

câmp de semnătură (obligatoriu)

• câmpuri opționale: dată, nume, text liber, casetă de validare, inițiale pe pagină
• Asociați fiecare câmp semnatar cu diferitele culori.

5. Configurați și trimiteți

Opțiuni de configurare:

Opțiuni de configurare:

• nivelul semnăturii: SES sau AES
• data de expirare (de obicei 15-30 de zile)
• memento-uri automate (D+3, D+7) mesaje personalizate⬥⬥⬥
• Faceți clic pe „Trimite”. Semnatarii își primesc imediat e-mailul.

Urmăriți documentul

Din tabloul de bord, urmăriți în timp real:

trimis → deschis → semnat

• notificări (e-mail, Slack, echipe)
• posibil repornire manuală ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥ înainte de o trimitere importantă
• Furnizați un canal de contact pentru semnatarii începători

Arhivați sistematic documentul semnat

• Arhivați sistematic documentul semnat
• Evitați trimiterea vineri seara sau la sfârșit de săptămână
• Erori frecvente
• Adăugați o adresă de e-mail greșită

un semnatar

• Nu plasați un câmp de semnătură
• Fișier prea mare (> 10 MB → lent pe mobil)
• Trimiteți fără corecturi
• Caz concret: agent de vânzări
• Un agent de vânzări trimite 20 de oferte pe săptămână. Rutină:

Generare de la HubSpot (cota + CGV)

Trimitere automată în SES prin integrare

1. Trimitere automată în SES prin integrare
2. Memento-uri D+2 și D+5
3. Notificări slack în timp real
4. Timp de actualizare umană:
5. ⬥⬥⬥ expediere.

Cum vă ajută Certyneo

Certyneo face trimiterea unui document pentru semnare rapidă și fiabilă: interfață intuitivă prin glisare și plasare, șabloane pentru documente recurente, integrări CRM, monitorizare în timp real, memento-uri automate. Totul în mai puțin de 3 minute.

Descoperiți soluția de semnătură electronică Certyneo

Întrebări frecvente

Cât durează expedierea?

2-5 minute pentru un document simplu.

Putem trimite același document mai multor semnatari?

Putem trimite același document mai multor semnatari?

Da, toate în același plic, în ordine paralelă sau secvențială.

Ar trebui să informăm în prealabil semnatarul?

Nu este obligatoriu, dar recomandat semnatarilor începători.

Putem anula o expediere?

Da, înainte de a semna. Pe urmă, nu.

Semnatul poate transfera altcuiva?

În funcție de configurație. Implicit, nu.

Concluzie

Trimiterea unui document pentru a semna este un gest simplu care a devenit cotidian. Odată stabilită rutina, ciclurile tale contractuale sunt transformate.

Încercați Certyneo pentru a trimite, semna și urmări documentele online simplu, rapid și sigur.