Semnătura electronică pentru promisiunea de angajare: ghid 2026
Semnătura electronică transformă promisiunea de angajare într-un act juridic fiabil din 2026. Descoperiți cum să securizați acest document cheie al procesului de recrutare.
8 min
Cabinete de recrutare și vânători de talente
Semnătură electronică pentru cabinete de recrutare
Promisiune de angajare, mandat de căutare, contract de plasare, acord de confidențialitate candidat, contract de punere la dispoziție: coordonați semnarea tripartită cabinet ↔ întreprindere client ↔ candidat fără poștă sau întâlnire fizică. Conform Codului muncii, deliberărilor CNIL recrutare, regulamentului eIDAS și articolului 1366 din Codul civil.
Cazuri de utilizare într-un cabinet de recrutare
De la mandatul de căutare la plasarea finală, fiecare etapă implică cel puțin două părți de coordonat: cabinetul aproape niciodată nu semnează singur.
Mandat de căutare (exclusiv sau neexclusiv)
Mandat semnat cu întreprinderea client înainte de deschiderea misiunii: perimetru, onorarii, exclusivitate, garanție de înlocuire. Semnătură în mai puțin de 24 ore pentru a începe căutarea fără a aștepta o răspundere prin poștă.
Promisiune de angajare tripartită
Promisiune sinalagmatică semnată de întreprinderea client, contrasemnată de cabinet (în calitate de mandatar), apoi acceptată de candidat. OTP dual-channel identifică formal fiecare parte și trasează data acceptării — opozabilă în sensul articolului L1221-1 din Codul muncii.
Acord de confidențialitate candidat (NDA shortlist)
Înainte de a partaja brieful client confidențial cu candidații din shortlist, un NDA protejează identitatea anunțătorului și condițiile postului. Semnătură mobilă în mai puțin de 2 minute din partea candidatului.
Contract de plasare și onorarii
Contract de plasare semnat între cabinet și întreprinderea client: modalități de plată, condiții de garanție de înlocuire (în general 3-6 luni), modalități de reziliere. Arhivare 10 ani cu valoare probantă pentru controalele Urssaf și litigiile de onorarii.
Contract de punere la dispoziție (interimari, portaj, CDD-trambulină)
Punere la dispoziție de personal: contract tripartit cabinet ↔ întreprindere utilizatoare ↔ salariat, semnări coordonate într-un singur plic cu timestamp comun. Conform cerințelor L1251-42 și următoarelor din Codul muncii.
Scrisoare de misiune RPO & sourcing
Pentru misiuni Recruitment Process Outsourcing sau sourcing la forfait: scrisoare de misiune precizând livrabilele, KPI-uri și raportare. Semnătură electronică avansată pentru angajamentul formal al comanditarului.
De ce Certyneo pentru cabinetele de recrutare
Șase garantii gândite pentru specificitatea recrutării: semnare tripartită, mobilitate candidat, GDPR strict și termene ultra-scurte.
Semnare tripartită nativă
Un singur plic coordonează clientul, cabinetul și candidatul. Ordine de semnare configurabilă (secvențială sau paralelă), notificări automate de reluare, jurnal de audit unic pentru cele trei părți.
Semnătură mobilă candidat fără creare de cont
Candidații — adesea în mobilitate internațională sau în post — semnează de pe telefonul lor în mai puțin de 2 minute, fără a descărca o aplicație sau a crea un cont. Esențial pentru a respecta termenul de 10 zile de acceptare a unei promisiuni.
Jurnal de audit acceptabil la Consilul de Prud'hommes
Fiecare promisiune semnată produce un certificat cu marcă temporală: identitatea candidatului (OTP email + SMS), data acceptării, amprenta SHA-256 a documentului. Acceptabil în fața jurisdicțiilor prud'homale în caz de contestare a promisiunii sau a acceptării acesteia.
Conform deliberării CNIL recrutare
Date candidați criptate (TLS 1.3 + AES-256), găzduire 100% UE, ștergere la cerere, trasabilitate acces. Conform deliberării CNIL nr.2002-017 și GDPR pentru prelucrarea datelor personale în recrutare.
Arhivare 10 ani pentru controale Urssaf
Contractele de plasament și mandatele sunt păstrate 10 ani cu valoare probantă, durată recomandată pentru controale Urssaf și litigii privind onorarii. Descărcare oricând a dosarului complet.
API și integrări ATS
Webhooks, Zapier și Make pentru conectarea Certyneo la ATS-ul dvs. (LinkedIn Talent Hub, Greenhouse, Lever, Teamtailor, Beetween, Flatchr). Creare automată plicului la validarea unei oferte în ATS, actualizare status candidat la semnare.
Valoare probantă a promisiunii de angajare semnate
Din sentința Curții de Casație din 21 septembrie 2017 (Cass. soc., nr.16-20.103), promisiunea de angajare unilaterală nu mai are valoare de contract de muncă până când candidatul nu o acceptă — dar acceptarea obliga imediat angajatorul. Data acceptării devine deci evenimentul declanșator al tuturor drepturilor: perioada de probă, vechime, retractare.
Certyneo emite pentru fiecare promisiune semnată un certificat de audit integrat în PDF, care reunește toate probele tehnice:
- Identitatea candidatului (email verificat, telefon confirmat prin OTP)
- Data și ora exacte a acceptării — marcare temporală calificată opozabilă
- Amprenta SHA-256 a promisiunii așa cum a fost acceptată, care demonstrează absența modificării ulterioare
- Jurnal de consultări (de câte ori candidatul a deschis promisiunea înainte de a accepta)
- Identificarea autorului promisiunii la nivel de client (semnătură contrasemnată)
Acest set de probe protejează cabinetul și întreprinderea client împotriva contestațiilor obișnuite ("nu am acceptat niciodată", "promisiunea a fost modificată", "data acceptării este ulterioară") și securizează apărarea în fața Consilului de Prud'hommes.
Codul muncii, CNIL recrutare și GDPR
Recrutarea prelucrează date deosebit de sensibile (CV, situație familială, mobilitate, prețuri salariale) care impun un cadru de conformitate strict.
Codul muncii — plasament și punere la dispoziție
Articolul L5321-1 reglementează activitățile de plasament plătit, articolele L1251-42 și următoarele reglementează munca temporară și punerea la dispoziție de personal. Certyneo permite coordonarea semnăturilor tripartite necesare aceste regimuri și conservarea actelor cu valoare probantă.
Deliberare CNIL recrutare (nr.2002-017)
CNIL cere o informare transparentă a candidatului, o finalitate limitată la evaluarea profesională, o durată de păstrare proporționată. Certyneo găzduiește datele candidaților 100% UE (Germania), criptate în tranzit și în repaus, cu ștergere la cerere.
GDPR — bază legală și drepturi ale candidatului
Bază legală = executarea măsurilor precontractuale la cererea candidatului (articolul 6.1.b GDPR). Drepturile candidatului (acces, rectificare, ștergere, portabilitate) implementate nativ. DPA standard disponibil la signup pentru a formaliza rolul de subcontractant.
Garanție de înlocuire și onorarii
Semnătura electronică avansată trasează formal data angajării candidatului plasat — punctul de plecare al perioadei de garanție (în general 3-6 luni). În caz de plecări în perioada de garanție, contractul semnat dovedește acoperirea și fundamentează prestația de înlocuire.
Întrebări frecvente ale cabinetelor
O promisiune de angajare semnată electronic este opozabilă?
Da. Promisiunea de angajare poate fi semnată pe orice suport (articolul 1366 din Codul civil: actul electronic are aceeași forță probantă ca actul pe hârtie). Din sentința Cass. soc. din 21 septembrie 2017 (nr.16-20.103), acceptarea candidatului formează contractul — Certyneo trasează această acceptare cu o marcare temporală calificată opozabilă la Consilul de Prud'hommes.
Cum să gestionezi semnătura tripartită cabinet ↔ client ↔ candidat?
Un singur plic Certyneo coordonează cele trei părți. Configurezi ordinea de semnare (de exemplu: client în primul rând, apoi cabinet ca semnatar contrar, apoi candidat), fiecare parte primește linkul său la momentul potrivit, și un jurnal de audit unic trasează cele trei semnături cu marcajele temporale respective.
Cât timp avem pentru a face semnată o promisiune de angajare?
Nu există termen legal pentru semnare din partea întreprinderii cliente, dar odată ce promisiunea este trimisă candidatului, acesta trebuie să o accepte într-un termen rezonabil (în practică 7-10 zile conform jurisprudenței). Certyneo accelerează semnarea din partea client (adesea 2-4 h) și din partea candidat (mobil, fără creare de cont) pentru a respecta acest termen fără presiune.
Datele candidaților sunt conforme cu GDPR?
Da. Găzduire 100% UE (IONOS Germania), criptare TLS 1.3 în tranzit și AES-256 în repaus, izolare strictă a datelor pe cabinet. Baza legală a prelucrării este executarea măsurilor precontractuale la cererea candidatului (articolul 6.1.b GDPR). Un DPA standard este disponibil și conform deliberării CNIL nr.2002-017 privind recrutarea.
Se poate semna un contract de punere la dispoziție (intérim, portaj)?
Da. Contractele de punere la dispoziție (articolele L1251-42 și următoarele din Codul muncii) necesită semnătură tripartită: cabinet/agenție ↔ întreprindere utilizatoare ↔ salariat. Certyneo coordonează această semnare într-un singur plic cu jurnal de audit comun, conform mențiunilor obligatorii din articolul L1251-43.
Ce integrări ATS propune Certyneo?
Conectori nativi prin Zapier și Make pentru LinkedIn Talent Hub, Greenhouse, Lever, Teamtailor, Beetween, Flatchr. API-ul nostru REST permite crearea automată a plicului la validarea unei oferte în ATS-ul dvs., și actualizarea statusului candidatului la semnarea promisiunii. Documentație completă pe certyneo.com/developers.
Cât timp sunt arhivate promisiunile și contractele?
Planurile noastre includ arhivare 10 ani cu valoare probantă, durată recomandată pentru controale Urssaf, litigii privind onorarii și acțiuni prud'homale. Documentele și jurnalul de audit rămân descărcabile oricând din contul cabinetului, inclusiv după reziliere la cerere.
Trebuie candidatul să creeze un cont Certyneo pentru a accepta o promisiune?
Nu. Candidatul primește un link direct prin email, deschide promisiunea pe telefonul lui, verifică numărul prin cod SMS (OTP), semnează cu numele și degetul — fără descărcare aplicație, fără creare cont, fără card bancar. Din punct de vedere UX, experiența este concepută pentru a nu crea fricțiune în cei 7-10 zile de acceptare.
Articole recomandate
Signature électronique pour les RH : contrats et avenants
Contracte de muncă, avenani, rupturi convenționale : semnătura electronică transformă managementul resurselor umane în 2026. Descoperiți bunele practici și cadrul legal.
9 min
Cea mai bună procedură de recrutare: De la căutare la angajare
Structurarea procedurii de recrutare este esențială pentru a atrage profilele potrivite și a asigura fiecare etapă până la semnarea contractului. Descoperiți cele mai bune practici 2026.
8 min
Procesul de recrutare optim: de la candidatură la salariu
De la difuzarea ofertei la semnarea contractului de muncă, fiecare etapă a recrutării poate fi digitalizată și securizată. Descoperiți cele mai bune practici pentru a recruta rapid, bine și în conformitate.
8 min
Procesul de recrutare optim: de la căutare la angajare
O recrutare structurată reduce time-to-hire și îmbunătățește calitatea angajărilor. Descoperiți etapele esențiale și instrumentele digitale care transformă procesul dvs. de HR.
8 min
Proces de recrutare optim: de la căutare la angajare
De la sourcing la semnarea contractului, un proces de recrutare bine structurat economisește timp și reduce erorile. Descoperiți cele mai bune practici din 2026.
8 min