Cum să arhivezi un document semnat electronic

De ce arhivați corect

De ce arhivați corect

Un document semnat electronic are valoare doar dacă dovada rămâne consultabilă și verificabilă pe toată perioada legală — uneori 10, 20, chiar 30 de ani. Arhivare neglijentă = dovezi slăbite în cazul unei dispute.

• Durata de respectatDurata de respectat
• Contracte comerciale ⬥⬥⬥: 10 ani (Codul Comercial)Contracte de munca ⬥⬥⬥: 5 ani de la incheiere ⬥⬥⬥: 10 ani (⬥⬥⬥) 10 ani (⬥) ani (taxă)
• Contracte de închiriere ⬥⬥⬥: durata + 5 aniContracte de închiriere ⬥⬥⬥: durata + 5 ani
• Acte notariale ⬥⬥⬥: 30 aniAsigurare ⬥⬥⬥: 2 până la 10 ani în funcție de tip⥥⬥⬥
• PDF semnatPDF semnat
• șipista de audit

pentru cea mai lungă perioadă aplicabilă.pentru cea mai lungă perioadă aplicabilă.Formate de arhivăPAdES-B-B ⬥⬥⬥: semnătură de bază, simplăPAdES-B-T ⬥⬥⬥: + marcaj temporal calificat

PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + marcaj temporal calificat

• PAdES-B-LT ⬥⬥:⬥ certificat ⬥:⬥PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + marcaje temporale periodice (multi-decadale)
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + marcaje temporale periodice (multi-decadale)Pentru arhivare lungă, preferați
• PAdES-B-LTA.
• .Cele 3 opțiuni de arhivare

1. Arhivare externalizată (platformă)Platforma de semnătură vă păstrează documentele timp de X ani. Inclus în majoritatea planurilor.Platforma de semnătură vă păstrează documentele timp de X ani. Inclus în majoritatea planurilor.

Avantaje ⬥⬥⬥: fără efort, compatibil eIDAS

Dezavantaje ⬥⬥⬥: dependență de furnizorul de servicii, reversibilitatea de verificat

2. Arhivare internă

2. Arhivare internăDocumentele dumneavoastră sunt păstrate pe serverele dumneavoastră sau un SAE dedicat.Avantaje ⬥⬥⬥: control totalDezavantaje ⬥⬥⬥: cost, abilități interne necesare

Dezavantaje ⬥⬥⬥: cost, abilități interne necesare

3. SAE cu valoare probantă

Sistem electronic de arhivare certificatSistem electronic de arhivare certificatNF Z42-013. Cel mai înalt nivel de conformitate.

Avantaje ⬥⬥⬥: prezumția de fiabilitate juridică

Avantaje ⬥⬥⬥: prezumția de fiabilitate juridicăDezavantaje ⬥⬥⬥: cost ridicat, supradimensionat pentru IMM-uriCele mai bune practici

PăstrațiPăstrațiPDF + pista de audit ⬥⬥⬥, niciodată unul fără celălalt ⬥⬥⬥⬥⬥⬥ multi-site, multi-supportVerificare periodică ⬥⬥⬥: la fiecare 6-12 luni, confirmați că documentele sunt lizibile

Documentație ⬥⬥⬥: proceduri scrise

• Documentație ⬥⬥⬥: proceduri scriseTeste anuale de restaurare ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥Păstrați doar PDF-ul, nu pista de audit
• Stocați pe un singur mediu (hard disk intern)Stocați pe un singur mediu (hard disk intern)
• Folosiți un cloud fără clauză de reținereUitați de duratele specifice anumitor sectoare
• Nu testați restaurarea ⬥⬥⬥⬥⬥⬥ Dacă schimbați furnizorul de semnături:Nu testați restaurarea ⬥⬥⬥⬥⬥⬥ Dacă schimbați furnizorul de semnături:
• Exportați toate documentele semnate + traseele de auditImportați în noul sistem sau într-un SAE dedicat

Importați în noul sistem sau într-un SAE dedicat

• Verificați integritatea (amprenta digitală SHA-256)
• Păstrați acces temporar la sistemul vechi
• Serviciu de modificare a cazului:
• Serviciu de modificare a cazului:
• IMM cu 50 de angajați, 3000 de documente semnate acumulate în 5 ani. Migrare:

export automat prin API

import în noul furnizor de servicii + SAE extern ca rezervă

1. import în noul furnizor de servicii + SAE extern ca rezervă
2. verificare prin eșantion (50 de documente verificate)
3. vechiul furnizor de servicii încetat după 3 luni
4. Durata totală: 4 săptămâni. Pierdere zero.

Durata totală: 4 săptămâni. Pierdere zero.

Cum vă ajută Certyneo

• Certyneo include
• 10 ani de arhivare
• 10 ani de arhivare
• în toate planurile, cu redundanță geografică în UE, versiuni și export complet în orice moment (reversibilitate totală). Formatul PAdES-B-T în mod implicit, PAdES-B-LTA opțional pentru documentele critice.

Descoperiți soluția de semnătură electronică Certyneo

Descoperiți soluția de semnătură electronică Certyneo

Întrebări frecventeAr trebui să imprim documentele mele semnate?Nu, inutil și contraproductiv (pierderea valorii probante).

Nu, inutil și contraproductiv (pierderea valorii probante).

Este suficient un nor standard (Google Drive, Dropbox)?

Pentru PDF da, dar nu pentru valoarea probantă. Favorizați arhivarea dedicată.

Ce ar trebui să fac dacă platforma mea de semnătură se închide?

Ce ar trebui să fac dacă platforma mea de semnătură se închide?

PAdES PDF-urile rămân verificabile offline. Exportați în mod regulat pistele de audit.

Arhivele ar trebui să fie criptate?

Recomandat pentru documente sensibile. Aveți grijă să păstrați cheile mult timp.

Recomandat pentru documente sensibile. Aveți grijă să păstrați cheile mult timp.

Când începe perioada de 10 ani?

Pentru un contract comercial: sfârșit de execuție. Pentru un contract de muncă: încheierea contractului.

Concluzie

Concluzie

Arhivarea bună este asigurarea de viață a semnăturilor dumneavoastră electronice. Alegeți formula adaptată provocărilor dumneavoastră (externalizată pentru majoritatea IMM-urilor, SAE NF Z42-013 pentru cazurile critice), testați regulat.

Încercați Certyneo pentru a trimite, semna și urmări documentele online simplu, rapid și sigur.