Elektronische handtekening: authentieke akte of onderhandse akte, wat is het verschil voor een notaris?

Juridisch kader

Art. 1369 C. civ. · decreet 2005-973

Handtekeningsniveau

AES eIDAS aanbevolen

Wettelijke archivering

10 jaar inbegrepen

Elektronische authentieke akte en geavanceerde handtekening: twee afzonderlijke regelingen

De ELEKTRONISCHE AUTHENTIEKE AKTE (AAE) wordt gedefinieerd door artikel 1369 van het Burgerlijk Wetboek en decreet nr. 2005-973 van 10 augustus 2005: het betreft akten die onder het notariële monopolie vallen (onroerende zaak, schenking, authentiek testament, huwelijkscontract) en vereist een gekwalificeerde elektronische handtekening van de notaris via een beveiligd apparaat dat specifiek voor het beroep is bedoeld (REAL-kaart, Telact-platform of gelijkwaardig), buiten het bereik van Certyneo. De GEAVANCEERDE ELEKTRONISCHE HANDTEKENING (AES), gedefinieerd door de eIDAS-verordening, is van toepassing op ONDERHANDSE AKTEN die het notariskantoor in het kader van zijn missie ondertekent — honorariumovereenkomst, lastgeving, erfgoedbeheersvolmacht, transactiovereenkomst tussen erfgenamen, vertrouwelijkheidsakkoord. Deze akten vallen niet onder artikel 1369 en worden geldig ondertekend in AES, met een bewijsniveau dat wordt erkend door artikel 1367 van het Burgerlijk Wetboek. De twee regelingen door elkaar halen is een veel voorkomende fout: de aard van de akte (authentiek of onderhandse), en niet de kwaliteit van de ondertekenaar, bepaalt het vereiste ondertekeningsniveau.

Waarom elektronisch ondertekenen?

Procedure in 4 stappen

Van voorbereiding tot wettelijke archivering, in minder dan 5 minuten.

1. 1. De aard van de akte bepalen

   Controleer of de akte onder het notariële monopolie (authentiek) of onder de adviestaak van het kantoor (onderhandse) valt. Alleen de laatste wordt door Certyneo gedekt.

2. 2. De onderhandse akte voorbereiden

   Upload het concept (honorariumovereenkomst, volmacht, lastgeving, transactiovereenkomst) en controleer de verplichte vermeldingen van de notariële status.

3. 3. In AES ondertekenen

   Voeg de notaris en de klant(en) toe; ieder ondertekent met identiteitsverificatie via OTP SMS, conform artikel 26 van de eIDAS-verordening.

4. 4. Archiveren met de juiste kwalificatie

   De akte wordt gearchiveerd als akte onder handtekening, met het bijbehorende audit trail — onderscheiden van het register van authentieke akten dat door het kantoor wordt bijgehouden.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen elektronische authentieke akte en geavanceerde handtekening?

De elektronische authentieke akte (AAE, art. 1369 Burgerlijk Wetboek) betreft de akten van het notarieel monopolie en vereist een gekwalificeerde handtekening via een apparaat dat speciaal voor het beroep is bestemd. De geavanceerde handtekening (AES) is van toepassing op akten onder handtekening van het kantoor en is voldoende voor hun geldigheid en bewijskracht (art. 1367 Burgerlijk Wetboek).

Stelt Certyneo in staat een authentieke akte (verkoop, schenking, testament) te ondertekenen?

Nee. Deze akten vallen onder artikel 1369 van het Burgerlijk Wetboek en decreet nr. 2005-973, dat een gekwalificeerd apparaat voorschrijft dat specifiek voor het notariële beroep is bestemd (REAL-kaart, Telact-platform). Certyneo dekt alleen akten onder handtekening van het kantoor.

Kan een notaris Certyneo voor een deel van zijn activiteiten gebruiken?

Ja — voor alle akten onder handtekening met betrekking tot zijn taak: honorariumafspraken, lastbrieven, erfgoedbeheermandaten, overeenkomsten tussen cliënten. De authentieke akte blijft verwerkt via het speciale apparaat van het kantoor.

Hoe weet je of een akte authentiek moet zijn of onder handtekening kan blijven?

De wet en de notariële praktijk bepalen de aard van elke akte: onroerend goed verkoop, schenking en testament zijn van nature authentiek; een honorariumafspraak of overeenkomst tussen cliënten blijft, behoudens uitzondering, een akte onder handtekening.

Heeft de geavanceerde handtekening (AES) dezelfde waarde als een gekwalificeerde handtekening?

Nee — de gekwalificeerde handtekening geniet een vermoeden van betrouwbaarheid (art. 1367 Burgerlijk Wetboek), voorbehouden aan apparaten die als gekwalificeerd zijn gecertificeerd, zoals die gebruikt voor de authentieke akte. De geavanceerde handtekening is in rechte ontvankelijk maar de betrouwbaarheid ervan moet worden aangetoond via het audit trail, zonder automatisch vermoeden.

Wat dekt decreet nr. 2005-973 over de elektronische authentieke akte?

Het stelt de voorwaarden vast waaronder een notariële akte op elektronische drager kan worden opgesteld: gekwalificeerde elektronische handtekening van de notaris, bewaring door een ambtenaar of functionaris, en verzending naar het centraal register van bepalingen van laatste wilsbeschikkingen voor testamenten.

Kan men authentieke akten en akten onder handtekening in dezelfde cliëntdossier mengen?

Ja, in de praktijk kan één dossier (bijvoorbeeld een erfenis) een authentieke akte bevatten die via het speciale apparaat van het kantoor wordt verwerkt en meerdere akten onder handtekening (honorariumafspraak, vaststellingsovereenkomst tussen erfgenamen) ondertekend via Certyneo.

Waar vindt men het wettelijk kader dat van toepassing is op notariële akten onder handtekening?

Ordonnantie nr. 45-2590 van 2 november 1945 bepaalt de status van notarissen, artikel 1367 van het Burgerlijk Wetboek erkent de bewijskracht van elektronische handtekeningen, en verordening eIDAS (EU) nr. 910/2014 bepaalt de niveaus van elektronische handtekeningen die in de Europese Unie van toepassing zijn.

Ook te lezen

• Elektronische handtekening voor notarissen en notariskantoren
• Woordenlijst — geavanceerde handtekening (AES)
• Woordenlijst — eIDAS-verordening
• Certyneo-tarieven
• eIDAS elektronische handtekeningoplossing
• Elektronische handtekening voor notarissen en notariskantoren
• Uw notariële dossiers online beheren
• Uw notariële akten archiveren en hun vervaldatums opvolgen
• Le Plan Métier Notariat : gestion de dossiers pour étude notariale