Archivering en volging van elektronische notariële termijnen

Juridisch kader

Wettelijke archivering · bewijskracht

Handtekeningsniveau

AES eIDAS aanbevolen

Wettelijke archivering

10 jaar inbegrepen

Waarom is archivering met bewijskracht belangrijk voor een notariskantoor?

De akten onder private zegels van een notariskantoor — honorariumovereenkomsten, erfgoedbeheermandaten, overeenkomsten tussen cliënten — moeten worden bewaard gedurende de toepasselijke vervaltermijn (10 jaar in principe voor burgerlijke en commerciële akten), en moeten kunnen worden ingeroepen in geval van controle door de Hoge Raad van Notarissen of geschil met een cliënt. Archivering met bewijskracht beperkt zich niet tot het opslaan van de ondertekende PDF: het bewaart ook het volledige auditspoor — geverifieerde identiteit van de ondertekenaar, tijdstempel, documentafdruk — dat de betrouwbaarheid van de akte aantoont op het moment dat deze wordt betwist. Sommige akten hebben bovendien een eigen termijn (intrekkingstermijn van een mandaat, duur van een vertrouwelijkheidsovereenkomst, vernieuwing van een conventie) die moet kunnen worden gevolgd zonder elk dossier handmatig na te lopen.

Waarom elektronisch ondertekenen?

Procedure in 4 stappen

Van voorbereiding tot wettelijke archivering, in minder dan 5 minuten.

1. 1. De onderhandse akte ondertekenen

   De akte wordt ondertekend in geavanceerde handtekening (AES) met identiteitsverificatie via OTP-sms van elke cliënt.

2. 2. Automatische archivering met bewijswaarde

   De afgeronde akte en het volledige audittrail worden automatisch gearchiveerd, zonder verdere behandeling door het kantoor.

3. 3. De bijbehorende termijnen volgen

   Bekijk op elk moment de termijnen die aan de akte zijn gekoppeld (intrekkingstermijn, vernieuwing, duur van de verplichting) rechtstreeks vanuit de dossier.

4. 4. Exporteren in geval van controle of geschil

   De bewijsPDF en het volledige audittrail worden met één klik geëxporteerd, voor een opvolgende collega, de Hoge Raad van Notarissen of elke rechtbank.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet een notaris zijn onderhandse akten bewaren?

Minimaal 10 jaar, de verjaaringstermijn volgens gemeenrecht die van toepassing is op civiele en commerciële akten. Voor akten met betrekking tot een erfenis- of vermogensdossier wordt langere bewaring aanbevolen. Certyneo archiveert 10 jaar inclusief, met uitbreiding beschikbaar.

Wat is archivering met bewijswaarde?

Dit is de bewaring van het ondertekende document samen met het volledige audittrail — geverifieerde identiteit van de ondertekenaar, tijdstempel, documentafhankelijk — wat het mogelijk maakt de betrouwbaarheid van de akte aan te tonen in geval van betwisting, en niet alleen deze op te slaan.

Hoe volg ik de intrekkingstermijn van een notarieel mandaat?

De intrekkingstermijn die van toepassing is op bepaalde mandaten blijft aan de gearchiveerde akte gekoppeld, raadpleegbaar vanuit de dossier zonder de uitwisselingen met de cliënt opnieuw te moeten nalopen.

Wat gebeurt er als een gearchiveerde akte door een cliënt wordt betwist?

De bewijsPDF en het volledige audittrail (geverifieerde identiteit via OTP-sms, RFC 3161-tijdstempel, SHA-256-hash) worden met één klik geëxporteerd, toepasbaar voor alle civiele en commerciële rechtbanken en voor de Hoge Raad van Notarissen in geval van tuchtgeschil.

Respecteert elektronische archivering het beroepsgeheim van notarissen?

Ja — TLS 1.3-versleuteling in transit, AES-256 in rust, strikte gegevensisolatie per kantoor, 100% EU-hosting (IONOS) zonder uitbesteding buiten de EU, DPA conform GDPR met clausules specifiek voor het beroepsgeheim van notarissen.

Kan een gearchiveerde akte voor een opvolgende collega worden geëxporteerd?

Ja, elk document en zijn audittrail blijven te allen tijde exporteerbaar vanuit zijn dossier voor overdracht aan een collega in geval van casusovername of cliëntèleoverdracht.

Werkt de vervolgingsdatumtracking ook voor documenten met meerdere ondertekenaar?

Ja — voor een document waarbij meerdere erfgenamen of mede-eigenaars betrokken zijn, blijft de vervaldatum aan het document zelf gekoppeld, onafhankelijk van het aantal ondertekenaars.

Betreft het archiveren met bewijskracht ook het elektronische authentieke document?

Nee — het elektronische authentieke document (art. 1369 Burgerlijk Wetboek, decreet 2005-973) wordt bewaard volgens een regeling die specifiek voor het notariële beroep geldt, buiten het bereik van Certyneo. Deze archivering betreft de onderhandse acten van het kantoor.

Ook te lezen

• Elektronische handtekening voor notarissen en notariskantoren
• Woordenlijst — geavanceerde handtekening (AES)
• Woordenlijst — eIDAS-verordening
• Certyneo-tarieven
• eIDAS elektronische handtekeningoplossing
• Elektronische handtekening voor notarissen en notariskantoren
• Uw notariële dossiers online beheren
• Authentieke akte versus onderhandse akte voor notarissen
• Le Plan Métier Notariat : gestion de dossiers pour étude notariale