Online notariële dossierbeheer: elektronische handtekening en opvolging

Juridisch kader

Notarisstatus · dossierbewaking

Handtekeningsniveau

AES eIDAS aanbevolen

Wettelijke archivering

10 jaar inbegrepen

Waarom uw dossiers van cliënten centraliseren?

Een notariskantoor behandelt voortdurend tientallen dossiers parallel — erfenissen, verkopen, ondeelbaarheden, beheermandaten — elk met meerdere onderhandse akten en meerdere ondertekenaars (erfgenamen, medeeigenaars, lastgevers). Zonder speciaal gereedschap rust de opvolging op verspreide e-mailuitwisselingen en papieren mappen, met een reëel risico een hangende akte of komende vervaldatum uit het oog te verliezen. Het centraliseren van elektronische handtekeningen per dossier stelt u in staat met één klik alle ondertekende akten, het audit trail en de identiteit van elke ondertekenaar terug te vinden, en de voortgang van elke zaak zonder handmatige reconstructie van de geschiedenis te volgen.

Waarom elektronisch ondertekenen?

Procedure in 4 stappen

Van voorbereiding tot wettelijke archivering, in minder dan 5 minuten.

1. 1. Het cliëntdossier aanmaken

   Geef de map een naam (naam van de klant, type zaak) en bereid de eerste onderhandse akte voor om te ondertekenen (honorariumovereenkomst, mandaat, overeenkomst tussen cliënten).

2. 2. De ondertekenaars van het dossier toevoegen

   Notaris + betrokken cliënt(en) bij de zaak. Voor een erfenis of ondeelbaarheid voegt u alle medecliënten toe; elk ontvangt zijn persoonlijke beveiligde link.

3. 3. De voortgang van de akten volgen

   Elke akte van het dossier toont zijn status (in afwachting, ondertekend, opnieuw aangespoord). Vind in één klik de volledige geschiedenis van de zaak, zonder e-mailuitwisselingen te moeten reconstrueren.

4. 4. Het dossier archiveren en exporteren

   De ondertekende akten en hun audit trail blijven gedurende de hele wettelijke archiveringsduur aan het dossier gekoppeld. Export mogelijk voor overdracht aan een vervolgend confrère.

Veelgestelde vragen

Kunt u meerdere akten onder één cliëntdossier groeperen?

Ja. Elk dossier (erfenis, verkoop, ondeelbaarheid, beheermandate) centraliseert al zijn onderhandse akten, ondertekenaars en hun audit trail op één plaats, in plaats van elke akte afzonderlijk te behandelen.

Hoe volgt u de voortgang van een dossier met meerdere erfgenamen?

De handtekeningsstatus van elke erfgenaam of mede-eigenaar is in één oogopslag zichtbaar (in afwachting, ondertekend, opnieuw aangestuurd). Iedereen ontvangt een persoonlijke beveiligde link met OTP-SMS op zijn eigen nummer.

Vervangt dossiervolging een notarieel beroepssoftware?

Nee — Certyneo centraliseert de elektronische handtekening en het volgen van privaatrechtelijke stukken van het kantoor; het vervangt niet volledige notariële beheersoftware en evenmin de opstelling van openbare stukken, die buiten het bereik blijven.

Kunt u een ondertekenaar aansporen die zijn stuk nog niet heeft ondertekend?

Ja, een herinneringsverzoek kan rechtstreeks vanuit het dossier worden verzonden, zonder het e-mailuitwisselingsverloop opnieuw op te nemen.

Wordt de geschiedenis van een dossier bewaard nadat alle stukken zijn ondertekend?

Ja, elk stuk blijft aan zijn dossier gekoppeld met zijn audit trail (identiteit geverifieerd via OTP-SMS, tijdstempel, SHA-256-hash) gedurende de gehele wettelijke archiveringsduur en is op elk moment raadpleegbaar.

Hoe draagt u een dossier over aan een collega-opvolger?

De ondertekende stukken en hun audit trail kunnen uit het dossier worden geëxporteerd voor overdracht aan een collega in geval van overname van het kantoor of afstand van cliënteel.

Welk handtekeningniveau voor stukken in een notarieel dossier?

Geavanceerde handtekening (AES) aanbevolen voor privaatrechtelijke stukken van het kantoor — aanvaardbaar in rechte (art. 1367 Burgerlijk Wetboek), met een bewijsdossier bij elk stuk.

Hoeveel kost dossiervolging voor een notariskantoor?

Een permanent gratis plan stelt u in staat om op meerdere dossiers te testen met een maandelijks envelopkwotum. Betaalde abonnementen passen zich aan het dossiervolume van het kantoor aan.

Ook te lezen

• Elektronische handtekening voor notarissen en notariskantoren
• Woordenlijst — geavanceerde handtekening (AES)
• Woordenlijst — eIDAS-verordening
• Certyneo-tarieven
• eIDAS elektronische handtekeningoplossing
• Elektronische handtekening voor notarissen en notariskantoren
• Authentieke akte versus onderhandse akte voor notarissen
• Uw notariële akten archiveren en hun vervaldatums opvolgen
• Le Plan Métier Notariat : gestion de dossiers pour étude notariale