Sollecito automatico dei preventivi non firmati
La maggior parte dei preventivi non firmati non lo sono mai per mancanza di sollecito, non per mancanza di interesse. Certyneo sollecita automaticamente ogni prospect secondo una cadenza G+2 / G+5 / G+7 via email, SMS e notifica Slack, con monitoraggio dell'apertura e della consultazione. Risultato: più preventivi trasformati in contratti, senza un solo sollecito manuale da scrivere.
- Cadenza
- G+2 / G+5 / G+7
- Canali
- Email · SMS · Slack
- Monitoraggio
- Aperture tracciate
Il vero problema: il preventivo inviato e poi dimenticato
Un preventivo commerciale viene inviato per email, il prospect è interessato, poi la vita riprende: riunioni, arbitrati, casella di posta satura. Senza follow-up, l'affare si spegne lentamente — non perché il prezzo o l'ambito fossero problematici, ma perché nessuno ha riattivato la decisione al momento giusto. Per un direttore commerciale o un responsabile sales ops, questi preventivi "tiepidi" rappresentano un fatturato latente considerevole, disperso in fogli di calcolo che nessuno ha il tempo di aggiornare. La chiusura manuale richiede in media 11 giorni tra l'invio e la firma, e una parte importante dei preventivi va persa per mancanza di un follow-up inviato quando il prospect era ancora coinvolto. Il follow-up automatico elimina questa perdita: riattiva ogni preventivo non firmato secondo una cadenza pensata per il ciclo decisionale B2B, senza mobilitare i tuoi commerciali né il tuo team di produzione.
Perché automatizzare il follow-up dei preventivi?
Follow-up multi-canale automatici
Certyneo richiama ogni preventivo non firmato secondo la cadenza G+2 / G+5 / G+7, su tre canali complementari: email al firmatario, SMS sul suo cellulare e notifica Slack al tuo team commerciale. Il prospect viene contattato dove legge davvero i suoi messaggi, e i tuoi commerciali sanno in tempo reale chi rimane da richiamare — senza mantenere alcun foglio di calcolo.
Tracciamento aperture e consultazioni
Vedi esattamente chi ha aperto l'email, cliccato sul link e consultato il preventivo, e a che data. Una dashboard centralizza gli stati inviati / visti / firmati / rifiutati. I tuoi commerciali danno priorità ai prospect che hanno aperto più volte senza firmare — i più promettenti — invece di richiamare a caso.
Cadenza e contenuto personalizzabili
La cadenza G+2 / G+5 / G+7 è un punto di partenza: adatti il ritmo, il numero di follow-up e il testo di ogni messaggio per tipo di preventivo. Per un account sensibile o un grande contratto negoziato direttamente, il follow-up automatico si disattiva con un clic, prospect per prospect — mantieni il controllo sui tuoi account strategici.
Aumento del tasso di conversione
Passando da una chiusura manuale di 11 giorni in media a una firma in meno di 24 ore, e richiamando sistematicamente i preventivi rimasti senza risposta, recuperi un fatturato che andava perso silenziosamente. Il follow-up automatico agisce sull'unica leva che la maggior parte dei team non attiva per mancanza di tempo: la regolarità.
Configura una sequenza di follow-up in meno di 5 minuti
Dall'invio del preventivo al follow-up multi-canale automatico, senza intervento manuale.
1. Inviare il preventivo
Carica il tuo PDF (preventivo Sage, EBP, Tiime o template Certyneo) oppure parti da un modello, aggiungi i firmatari, quindi invia la busta. In periodi di picco, importa 50 o 200 preventivi alla volta da un CSV.
2. Scegliere la cadenza
Attiva la sequenza di follow-up: cadenza predefinita G+2 / G+5 / G+7, o ritmo personalizzato secondo il tuo ciclo di vendita. Seleziona i canali (email, SMS, notifica Slack) e personalizza il testo di ogni follow-up.
3. Lasciare che Certyneo faccia il follow-up
Finché il preventivo non è firmato, Certyneo invia automaticamente ogni follow-up alla data prevista, sui canali scelti. Ogni apertura, clic e consultazione è tracciato e visualizzato nel tuo dashboard in tempo reale.
4. Firmare e tracciare
Il prospect firma dal suo telefono in meno di 2 minuti, senza account né applicazione. Il follow-up si ferma automaticamente non appena firmato, il preventivo firmato e la sua traccia di audit eIDAS vengono archiviati per 10 anni, e lo stato passa a "firmato" sul tuo dashboard.
Domande frequenti
- Qual è la cadenza di follow-up predefinita e può essere personalizzata?
- La cadenza predefinita è G+2 / G+5 / G+7: un primo follow-up due giorni dopo l'invio, un secondo a cinque giorni, un terzo a sette giorni se il preventivo non è ancora firmato. È completamente personalizzabile — puoi regolare il numero di follow-up, l'intervallo tra uno e l'altro e il testo di ogni messaggio, per tipo di preventivo o per sequenza. Puoi creare una cadenza breve per piccoli preventivi con decisione rapida e una cadenza più dilatata per i grossi contratti con ciclo lungo.
- I follow-up sono davvero multi-canale?
- Sì. Ogni follow-up può essere inviato via email al firmatario, via SMS sul suo telefono, e attivare una notifica Slack verso il tuo team commerciale. Scegli i canali attivi per ogni sequenza. Il multi-canale aumenta significativamente il tasso di risposta: un prospect che non riceve l'email spesso legge l'SMS, e i tuoi commerciali mantengono la visibilità sui preventivi da seguire direttamente in Slack.
- Si può disattivare il follow-up automatico per alcuni prospect?
- Sì, con un clic, prospect per prospect. Per un account sensibile, un grosso contratto negoziato direttamente o una relazione dove il follow-up automatizzato sarebbe mal percepito, disattivi la sequenza su questo preventivo specifico senza toccare gli altri. Mantieni così il controllo totale sui tuoi account strategici mentre automatizzi il volume.
- Cosa viene tracciato esattamente (traccia di audit)?
- Ogni follow-up inviato viene registrato (canale, data, ora), e ogni interazione del prospect è tracciata: apertura dell'email, clic sul link, consultazione del preventivo, con timestamp. Al momento della firma, viene generato un PDF di prova: identità del firmatario (email + telefono verificato via OTP SMS), timestamp qualificato, impronta SHA-256 del documento e registro delle consultazioni. Questa traccia di audit eIDAS è opponibile in caso di contestazione sull'accettazione del preventivo.
- Il follow-up si integra con il mio CRM?
- Sì. Certyneo si connette a HubSpot e Zapier, ed espone webhook e un'API REST per sincronizzare stati e eventi (inviato, visto, seguito, firmato, rifiutato) con il tuo sistema. I connettori Salesforce e Pipedrive sono in preparazione. Puoi così attivare le tue automazioni sul lato CRM — aggiornamento di un'opportunità, creazione di un'attività commerciale — ad ogni cambio di stato del preventivo.
- Qual è l'impatto reale sul tasso di conversione?
- L'impatto proviene da due effetti combinati: la regolarità della sollecitazione (ogni preventivo non firmato viene sistematicamente riattivato, cosa che un team sovraccarico non fa manualmente) e la velocità di firma (il prospect firma in meno di 2 minuti dal suo cellulare, contro una chiusura manuale di 11 giorni in media). Riattivando i preventivi che rimanevano senza risposta ed eliminando gli attriti della firma, recuperate un fatturato che andava perso per mancanza di follow-up. Il guadagno dipende dal vostro volume e dal vostro attuale tasso di mancata risposta — è precisamente la perdita che la sollecitazione automatica viene a colmare.
- Le sollecitazioni automatiche sono conformi al GDPR?
- Sì. Le sollecitazioni riguardano una relazione commerciale esistente: contattate un prospect a cui avete inviato un preventivo, nell'ambito dell'interesse legittimo del follow-up di un'offerta in corso. Ogni messaggio contiene le informazioni e i mezzi di contatto che permettono al destinatario di opporsi, e la disattivazione per prospect vi consente di onorare immediatamente qualsiasi richiesta di interruzione. Certyneo conserva la tracciabilità degli invii e l'archiviazione dei documenti per 10 anni, in conformità agli obblighi di conservazione applicabili.
- Una volta firmato il preventivo, qual è il suo valore legale?
- Non appena il prospect accetta il preventivo firmandolo, vale come formazione del contratto: è l'articolo 1101 del Codice civile, che definisce il contratto come l'accordo di volontà destinato a creare obbligazioni. La firma elettronica avanzata (AES) data e ora questa accettazione. L'articolo 1366 del Codice civile conferisce allo scritto elettronico la medesima forza probante dello scritto cartaceo quando il sottoscrittore è identificato e l'integrità del documento è garantita, e l'articolo 1367 stabilisce una presunzione di affidabilità per la firma elettronica conforme al regolamento eIDAS. Il preventivo firmato tramite Certyneo è quindi opponibile, con l'audit trail come elemento di prova.
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Non perdete più un solo preventivo per mancanza di sollecitazione
Piano gratuito permanente (5 buste / mese), senza carta bancaria. Cadenza G+2 / G+5 / G+7 multi-canale, tracciamento dell'apertura, firma AES eIDAS e archiviazione 10 anni inclusi.