Sollecito automatico dei preventivi non firmati
La maggior parte dei preventivi non firmati non lo sono mai per mancanza di sollecito, non per mancanza di interesse. Certyneo sollecita automaticamente ogni prospect per e-mail, all'intervallo della tua scelta, e ti mostra chi ha consultato il suo preventivo. Risultato: ogni preventivo è sollecitato al momento giusto, senza un singolo sollecito manuale da scrivere.
- Cadenza
- Ogni 3 giorni, regolabile
- Canale
- Monitoraggio
- Consultazioni tracciate
Il vero problema: il preventivo inviato e poi dimenticato
Un preventivo commerciale parte per e-mail, il prospect è interessato, poi la vita riprende: riunioni, arbitrati, casella di posta satura. Senza sollecito, l'affare si estingue lentamente — non perché il prezzo o il perimetro fossero problematici, ma perché nessuno ha riattivato la decisione al momento giusto. Per un direttore commerciale o un responsabile sales ops, questi preventivi «tiepidi» rappresentano un fatturato latente considerevole, disperso in fogli di calcolo di monitoraggio che nessuno ha il tempo di mantenere aggiornati. Monitoraggio manuale, un preventivo può restare giorni senza risposta, e una parte significativa dei preventivi va persa per mancanza di un sollecito inviato al momento in cui il prospect era ancora impegnato. Il sollecito automatico elimina questa perdita: riattiva ogni preventivo non firmato secondo una cadenza pensata per il ciclo decisionale B2B, senza mobilitare i tuoi commerciali né il tuo team di produzione.
Perché automatizzare il follow-up dei preventivi?
Solleciti automatici per e-mail
Certyneo sollecita per e-mail ogni preventivo non firmato, all'intervallo della tua scelta, fino a 5 volte. Se Slack è collegato, il tuo team commerciale è notificato quando un prospect apre o firma il suo preventivo: i tuoi commerciali sanno in tempo reale dove sta ogni affare — senza tenere alcun foglio di calcolo.
Monitoraggio delle consultazioni
Vedete chi ha aperto il preventivo e a quale data. Un dashboard centralizza gli stati inviati / visualizzati / firmati / rifiutati. I vostri commerciali danno priorità ai prospect che hanno consultato il preventivo senza firmarlo — i più interessati — invece di fare follow-up a caso.
Cadenza regolabile, disattivabile per preventivo
Per impostazione predefinita, il follow-up parte ogni 3 giorni; regolate l'intervallo da 1 a 30 giorni per ogni invio, e Certyneo si ferma dopo 5 follow-up. Per un account sensibile o un contratto importante negoziato direttamente, il follow-up automatico si disattiva preventivo per preventivo — mantenete il controllo sugli account strategici.
Aumento del tasso di conversione
Facendo firmare dal mobile — su Certyneo, 8 documenti su 10 vengono firmati entro 24 ore — e facendo follow-up sistematico sui preventivi rimasti senza risposta, recuperate un fatturato che andava perdendosi silenziosamente. Il follow-up automatico agisce sul solo leva che la maggior parte dei team non attiva per mancanza di tempo: la regolarità.
Configura una sequenza di follow-up in meno di 5 minuti
Dall'invio del preventivo al follow-up automatico, senza intervento manuale.
1. Inviare il preventivo
Carica il tuo PDF (preventivo Sage, EBP, Tiime o template Certyneo) oppure parti da un modello, aggiungi i firmatari, quindi invia la busta. In periodi di picco, importa 50 o 200 preventivi alla volta da un CSV.
2. Scegliere la cadenza
Attivate il follow-up automatico: ogni 3 giorni per impostazione predefinita, o l'intervallo di vostra scelta tra 1 e 30 giorni, secondo il vostro ciclo di vendita. I follow-up partono per e-mail, al massimo 5.
3. Lasciare che Certyneo faccia il follow-up
Finché il preventivo non è firmato, Certyneo invia ogni follow-up alla data prevista. Ogni consultazione del preventivo è tracciata e riportata nel vostro dashboard.
4. Firmare e tracciare
Il prospect firma dal suo telefono, senza account né applicazione — metà dei firmatari convalida in meno di 2 minuti dopo aver aperto il link. Il follow-up si ferma automaticamente alla firma, il preventivo firmato e il suo audit trail eIDAS vengono archiviati 10 anni, e lo stato passa a « firmato » sul vostro dashboard.
Domande frequenti
- Qual è la cadenza di follow-up predefinita e può essere personalizzata?
- Per impostazione predefinita, Certyneo fa follow-up ogni 3 giorni finché il preventivo non è firmato, nel limite di 5 follow-up. Regolate l'intervallo da 1 a 30 giorni per ogni invio: breve per i preventivi piccoli a decisione rapida, più distanziato per i grandi contratti a ciclo lungo. Ogni follow-up è un'e-mail di promemoria che riprende il link di firma.
- Su quali canali partono i follow-up?
- I follow-up automatici partono per e-mail, con il link di firma. Se collegate Slack, il vostro team commerciale riceve inoltre una notifica quando un prospect apre o firma il suo preventivo, per sapere chi contattare direttamente. Non c'è follow-up via SMS: l'SMS serve a verificare l'identità del firmatario (codice monouso).
- Si può disattivare il follow-up automatico per alcuni prospect?
- Sì, preventivo per preventivo. Per un account sensibile, un grande contratto negoziato direttamente o una relazione dove il follow-up automatizzato sarebbe mal percepito, disattivate il follow-up su questo preventivo specifico senza toccare gli altri. Mantenete così il controllo sui vostri account strategici mentre automatizzate il volume.
- Cosa viene tracciato esattamente (traccia di audit)?
- Ogni sollecitazione inviata è registrata con data e ora, e ogni consultazione del preventivo da parte del prospect è marcata temporalmente. Al momento della firma, viene generato un PDF di prova: identità del firmatario (email + telefono verificato mediante OTP SMS), marca temporale RFC 3161, impronta SHA-256 del documento e registro delle consultazioni. Questo audit trail eIDAS è opponibile in caso di contestazione sull'accettazione del preventivo.
- Il follow-up si integra con il mio CRM?
- Sì. Certyneo si collega a HubSpot e a Zapier, ed espone webhook e un'API REST per sincronizzare stati ed eventi (inviato, visualizzato, firmato, rifiutato) con il vostro sistema. L'integrazione Salesforce è in beta, quella di Pipedrive in preparazione. Potete così attivare le vostre automazioni lato CRM — aggiornamento di un'opportunità, creazione di un compito commerciale — ad ogni cambio di stato del preventivo.
- Qual è l'impatto reale sul tasso di conversione?
- L'impatto viene da due effetti combinati: la regolarità del follow-up (ogni preventivo non firmato viene sistematicamente riattivato, cosa che un team sovraccarico non fa manualmente) e la rapidità di firma (il prospect firma dal suo mobile, e metà dei firmatari convalida in meno di 2 minuti dopo aver aperto il link). Riattivando i preventivi rimasti senza risposta e eliminando gli attriti di firma, recuperate un fatturato che si perdeva per mancanza di follow-up. Il guadagno dipende dal vostro volume e dal vostro tasso di mancata risposta attuale — è precisamente la perdita che il follow-up automatico viene a colmare.
- Le sollecitazioni automatiche sono conformi al GDPR?
- Sì. I follow-up riguardano una relazione commerciale esistente: fate follow-up a un prospect a cui avete inviato un preventivo, nel contesto dell'interesse legittimo di tracciamento di un'offerta in corso. Ogni messaggio contiene le menzioni e i mezzi di contatto che permettono al destinatario di opporsi, e la disattivazione preventivo per preventivo vi consente di onorare immediatamente qualsiasi richiesta di arresto. Certyneo mantiene la tracciabilità degli invii e l'archiviazione dei documenti per 10 anni, conformemente agli obblighi di conservazione applicabili.
- Una volta firmato il preventivo, qual è il suo valore legale?
- Non appena il prospect accetta il preventivo firmandolo, vale come formazione del contratto: è l'articolo 1101 del Codice civile, che definisce il contratto come l'accordo di volontà destinato a creare obbligazioni. La firma elettronica avanzata (AES) data e ora questa accettazione. L'articolo 1366 del Codice civile conferisce allo scritto elettronico la medesima forza probante dello scritto cartaceo quando il sottoscrittore è identificato e l'integrità del documento è garantita; l'articolo 1367 riserva la presunzione di affidabilità alla firma qualificata. Il preventivo firmato tramite Certyneo è quindi opponibile, con l'audit trail come elemento di prova della sua affidabilità.
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Piano gratuito permanente (5 buste per 14 giorni, poi 2/mese), senza carta di credito. Follow-up automatici per e-mail e firma avanzata AES dal piano Personale, tracciamento delle consultazioni e archiviazione 10 anni.