Registro della prova della firma: a cosa serve?

Cos'è un proof log

Cos'è un proof logIlproof log(oaudit trail ⬥⬥⬥) è il log con marcatura temporale di tutte le azioni eseguite su un documento di firma elettronica: invio, apertura, inserimento OTP, firma, rifiuto, scadenza.

È l'equivalente di un “giornale di bordo” digitale, che costituisce la principale prova opponibile in caso di controversia.

Contenuto tipico

Ogni evento registrato include:

• data e ora precise(timestamp solitamente qualificato)
• azione(invio, apertura, OTP inviata, OTP inserita, firma, rifiuto)
• attore(firmatario, sistema)
• Indirizzo IPdel firmatario
• user-agent(browser e sistema operativo utilizzati)
• metadati(dimensione del documento, impronta digitale, ecc.)

Il registro di prova davanti al giudice

I tribunali francesi riconoscono il registro delle prove come elemento determinante in caso di controversia, purché sia:

• prodotto da una piattaforma conforme eIDAS
• completo e coerente
• timestamp da un terzo di fiducia
• conservato per i periodi legali

La combinazione di prova del registro + PDF firmato con impronta digitale crittografica rende estremamente difficile la sfida in buona fede.

Dove trovare il diario

Due posizioni tipiche:

1. Due posizioni tipiche:Integrato nel PDF ⬥⬥⬥: spesso nell'ultima pagina, riepilogo visibile
2. Accessibile tramite la piattaforma ⬥⬥⬥: audit trail dettagliato esportabileAlcune piattaforme forniscono un

pubblico link di verificache permette a chiunque di visionare il giornale senza un account.Utilizzo concreto

Nell'audit interno

verifica la conformità delle firme

• verifica la coerenza delle date
• identifica anomalie (IP insolito, orari sospetti)
• Nel contenzioso

produce il registro come prova in tribunale

• confutare un'opposizione alla firma
• stabilire una cronologia precisa
• Sotto controllo regolamentare

URSSAF, ispezione del lavoro, CNIL

• esportazione del registro dei contratti interessati
• Buone pratiche

Conservare il registro

• per tutta la durata legale del documentoEsporta periodicamente
• per evitare dipendenze dalla piattaformaNon modificare mai
• il registro manualmente (invalida la prova)Forma i tuoi team legali
• sull'utilizzo del registroErrori comuni

Conservare solo il PDF, non il log

• Conservare solo il PDF, non il log
• Conservare il log in un formato proprietario e non esportabile
• Dimenticare di includere la marca temporale qualificata
• Non anonimizzare i log quando li si trasmette a terzi

Caso concreto: controversia sulla firma

Un dipendente licenziato contesta di aver firmato il proprio emendamento di non concorrenza. Il datore di lavoro produce il registro delle prove:

• data precisa: 15 marzo 2024, 14:32
• IP: corrispondente al domicilio
• SMS OTP inserito sul telefono del dipendente (numero nella sua cartella)
• impronta del PDF invariata dal

Il tribunale del lavoro respinge l'impugnazione – registro delle prove decisive.

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Certyneo genera automaticamente un registro di prova completo per ogni busta firmata. Esportabile in PDF o JSON, integrato nel PDF finale, conservato per 10 anni e disponibile tramite link di verifica pubblica per terze parti.

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FAQ

Il giornale è ammissibile in tribunale?

Sì, purché prodotto da una piattaforma conforme eIDAS.

Posso modificare il registro?

No, qualsiasi modifica lo rende non valido.

Quanto tempo conservare?

Almeno quanto il documento firmato (10 anni per i contratti commerciali).

Il giornale rivela dati personali?

Sì (IP, user-agent, orari). Proteggi il tuo accesso secondo il GDPR.

Possiamo condividerlo con terzi?

Sì, tramite link di verifica o esportazione in PDF.

Conclusione

Il registro di prova è la chiave legale per la firma elettronica. Conservalo attentamente e avrai una posizione forte contro qualsiasi sfida.

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